Excel在航标一标一卡档案中的小应用

郭宇 姜月

【摘要】传统的航标一标一卡档案由Word文档或Excel工作表进行记录，上千个航标需要建立上千个这样的文档或工作表，管理工作量巨大、数据统计和利用困难。而通过挖掘Excel中的功能，大量的减少工作表数量，降低了航标一标一卡的管理难度，方便了航标数据的统计和利用。

【关键词】航标一标一卡档案  Excel  工作表

【中图分类号】U644.1 【文献标识码】A 【文章编号】2095-3089（2019）19-0132-02

一、引言

航标一标一卡档案（简称“一标一卡”），记录了航标的基础参数资料，是航标管理中重要的档案记录。利用Excel的简单功能和技巧，可以将航标资料表同一标一卡相链接，使上千个工作表缩减成几个，既避免了航标资料的重复记录，还能进行批量操作。而且，Excel的数据处理功能还能对所有航标數据进行分类统计，使复杂众多的航标数据得到充分利用。下图为整体效果图。

二、Excel版一标一卡整体结构

Excel版一标一卡主要由两大部分共四个工作表组成，第一部分是主体部分，由一标一卡档案工作表组成，搭建了航标一标一卡档案表格的框架;第二部分是引用（源数据）部分，分别由参数工作表、照片工作表和二级链接工作表组成。

三、Excel版一标一卡设计（使用WPS软件）

1.主体部分的设计

主体部分根据实际需要设计表格，单独新建工作表。浮标一标一卡表格内容包括基本情况、灯器及供电系统、附属设备、浮体、系碇设备、大事记、照片等等部分，设计要尽量简洁、美观、直观、有顺序。航标名称和属性尽量设计在最上方，便于设计和使用下拉框。

2.数据有效性和二级下拉框的设计

Excel中的数据有效性可以实现在一个单元格设计出下拉框，从而可以选择你所需要查看的航标属性或者航标名称。二级下拉框可以实现公用标和专用标的分别选择。

步骤一：新建工作表（二级下拉框），并填充数据;步骤二：选中主体部分中航标属性所需建立下拉框的单元格→数据→数据有效性→“允许”中选择“序列”→“来源”中填入“公用，专用代维”，便能生成可以选择公用和专用代维的下拉框;步骤三：公式→名称管理器→新建（名称分别填写公用和专用代维，引用位置分别选择二级链接名称下方所有数据）→选中主体部分中航标名称所需建立下拉框的单元格→数据→数据有效性→序列→“来源”填写公式“=INDIRECT（SHS4）”（SHS4为航标属性单元格的位置）。

3.参数工作表及其函数引用的设计

参数工作表是所引用数据的主要部分。步骤一：新建工作表;步骤二：填充数据。为方便VLOOKUP函数的使用，将航标名称放于其他要引用数据的最左侧，其他数据按一定次序进行填充;步骤三：函数引用。在主体部分设计的表格中通过VL

OOKUP函数进行链接，可以根据所选择的航标名称实现其相对应的相关参数的链接显示。

4.照片工作表及其函数引用的设计

照片工作表是所引用数据的照片部分。步骤一：新建工作表;步骤二：填充航标名称和照片，注意航标名称一定要与参数工作表中的航标名称相同;步骤三：（注意：必须使用Office版Excel操作）公式→名称管理器→新建→名称中输入图片→引用位置输入公式=INDIRECT（“浮标照片！C”&MATCH（浮标一标一卡！SHS5，浮标照片！SBS1：SB304，0））→开发工具→插入→图像控件（在主体部分照片留白处插入）→选中照片区域中的图片控件→编辑栏中输入“=图片”。照片便可被引用到主体部分显示。

四、Excel版一标一卡数据分类统计和保护

Excel中的数据透视表功能为航标管理工作中的日常航标数据的分类统计提供了简便高效的方法。以统计航标类别为例：新建工作表→数据→数据透视表→选择单元格区域（选择所要统计数据所有区域）

字段列表中要统计的字段拖动到数据透视表区域。同理还可以，根据需要拖动不同的字段进行其他数据的分类统计。

数据保护可以避免航标数据被不经意的改动和破坏。具体步骤如下：选中所有单元格→右键→设置单元格格式→保护→勾中“锁定”→确定→选中下拉框所在单元格→设置单元格格式→保护→取消勾中“锁定”→确定→右键工作表标签→保护工作表→设置密码→确定。这样操作可以实现除下拉框单元格外，其他单元格内的数据无法被改动和破坏，而且不影响下拉框功能。

五、小结

Excel版一标一卡简单实用，开发潜力大，支持数据批量操作和统计。既可以减轻基层航标管理人员的工作量，也为其他档案的建立提供了宝贵的经验。希望Excel版一标一卡的制作经验，能在日后的工作中，为航标管理人员进行航标管理提供一些帮助。

作者简介：

郭宇（1986.2-），男，汉族，河北泊头人，本科，助理工程师，研究方向为航标管理。

姜月（1991.4-），男，汉族，天津人，本科，助理工程师，研究方向为航标管理。