高校学生档案管理存在的问题及对策探述

叶淑贤

作为高校日常工作事务和国家人事档案的重要组成部分，高校学生档案真实和全面地记录着大学生在校期间的学习实践、日常表现及能力考核等内容，是步入职场后用人单位在选拔和聘用人才方面的重要凭证。因此，重视并加强高校学生档案管理工作十分有必要，然而当前高校学生档案管理仍存在着制度不健全等诸多问题，本文就此展开分析指出当前制约高校学生档案管理水平提高的主要因素，并对此提出了相应的解决路径。

高校学生档案记载的内容不但包括了学生的简历、成绩报告以及鉴定评价，还涵盖了学生的健康体检表、奖惩记载等，作为学生高校生活的记录和教学活动及社会实践的衍生物，高校学生档案管理在现阶段因为基础条件不够完善，管理人员不够充足，管理工作缺乏专业性，使得学生档案的材料过于简单，缺乏全面的材料使得利用率大打折扣。现今，企业用人单位愈发重视学生在高校时期的能力评价，所以本着对学生负责的原则，高校学生档案管理者要针对现存的问题进行思考和分析，寻求最为适当的解决策略。

一、高校学生档案管理存在的问题

首先，我国大部分高校在学生档案管理工作上还没有实现阅档室、干部档案人员办公室以及档案库房的单独设置。诸如库房面积、防火防潮能力等安全设施未能达标。基础条件较差加上管理人员普遍不是档案管理相关专业出身，管理手段滞后，对学生需要归档的材料不具备应有的鉴别能力，使得实际的档案收集与整理工作较为随意。

其次，未能建立健全的高校学生档案管理机制。就当今高校学生管理档案实际而言，主要采取两种方式开展工作，要么将学生的档案置于学生处存放或者在校档案室进行统一的管理，要么以院系为单位，实行档案的分散管理。一旦无法实现“三室分开”的档案管理要求，在学生毕业时再转交档案，就会出现档案材料无法及时归档的问题，给学生毕业就业带来一定的负面影响。

最为重要的一点在于，档案意识的淡薄导致档案内容过于单一，使得当前高校学生档案并不能很好地反映出学生的真实情况。档案信息量少，档案材料过时，档案内容缺乏参考价值等，不少高校档案管理工作对档案知识的普及和宣传力度较弱，这就令高校学生档案的重要性有所削减。学生和档案管理者不能实实在在认识到高校学生档案与人事档案间的重要关系，忽视了学生档案在之后转化成人事档案时对学生个人职业生涯构成的影响力，这就不利于日后人事档案的归档和整理。

二、改善高校学生档案管理水平的对策

提高高校学生档案管理的水平，要立足实际，具体问题具体研究，采取合理的举措，就症结所在进行优化，增强档案内容的全面性和使用价值。建立健全的高校学生档案管理机制，要从主观和客观上改善基础条件。提升档案管理工作人员的专业水平，普及档案管理知识，可以利用现代信息技术的优势，借助高科技的管理设备和软件以有效改善当前高校学生档案管理工作中存在的不足。具体来说，可从以下几点来尝试提升现今管理工作中的不足。

（一）加强档案管理的思想教育工作，强化师生的档案意识

意识对行为往往具有一定的导向作用，档案意识的培养和强化能从思想主观层提升档案管理的水平。高校入学之初，学生作为档案管理的主体，应当对档案的基本内容与相关的管理规范等有一定程度的熟悉和认知，帮助学生养成档案意识，有利于学生对学生档案树立认真和严肃的态度。这样，在日常的学习生活中，不但能对档案管理提供充足的材料，更能有所侧重地改善自己的不足，提高自我约束的能力。同时，老师及管理工作员通过开展与档案管理相关的培训工作，邀请业内专家来校开展交流讲座学习来从思想上强化其档案意识、管理水平和职业道德等，为学生发展等提高更好的服务。并且高校还要注重加强检查和监督学生档案管理工作中的细节，将管理职责与适当的奖惩绩效考核机制结合，一方面是提升管理水平的有力措施，另一方面是满足学生档案全面性和真实性应当具备的基本要求。

（二）利用现代技术，强化档案管理的信息化水平

高科技有效的弥补了学生档案工作中因为较差的基础条件造成的管理工作的缺陷，当前诸如扫描技术、数据库技术、存储技术等计算机技术逐渐被运用到高校学生档案管理工作中。信息化的档案管理让传统的纸质档案资料转化成了数字信息，加之计算机技术的数字化存储和管理，能让档案管理突破過往因为“三室不分”的库房容量限制。显然，数字化信息管理符合学生实际所需与社会发展的趋势，在新形势下，高校首先要做的是落实建立学生电子档案的工作，对学生的基本信息进行数据库采集、录入以及整理归档。再有校内联网，实现班级与班级，课程与课程，院系与院系之间的信息资源共享，充分发挥数字化管理存储量大、查询速度快的优势，提升档案管理的标准化与规范化。

三、结语

高校学生档案作为记录高校人才培养方方面面的详实资料，应当从各个侧面反映出学生的能力与水平，以为学生日后就业提供最为全面的依据和凭证。高校在学生档案的日常管理中，要与时俱进，结合社会发展的实际需要改善工作方法，提升管理质量，更新管理理念，积极为提升高校的服务水平做出贡献。事物的发展永远是动态的过程，所以高校学生档案的管理工作还需要相关工作者在尝试和摸索中，不断发现问题，去思索与创新，以更好地解决管理工作中存在的疏漏。（作者单位：佛山职业技术学院）