浅谈后勤办公室如何推进内控制度建设

席志波

近年来高校事业迅猛发展，高校后勤服务规模也随之不断扩大，作为一项服务性质的工作，高校后勤为全校师生的科研教学、学习生活等方面提供切实可靠的保障。高校教育体系中，后勤工作逐渐成为一个辅助教学形式的新个体，对于高校管理者而言，后勤工作的组织运行承担了服务教育工作的任务。为了提高高校后勤为学校科研教学服务的能力，需要建设高校后勤内部控制制度，有利于高校对校属活动进行有效有节的监督和制约，对高校活动的正常、规范进行具有重要意义。

高校后勤办公室作为高校后勤部门的综合办事机构，在后勤管理中发挥着组织、协调、督办、信息传递等基本功能，对上要传达贯彻学校精神;对下要督促落实学校要求;左右要密切联系学院及相关职能部门;全盘要统筹事务、协调各方;对内是信息汇总、综合协调的分理中心;对外是交流服务、树立形象的窗口;推进后勤办公室内控制度建设通过完善控制环境、建立风险预防预案、改进控制活动、加大监察监督力度、拓宽信息沟通渠道对规范后勤内控制度建设加以支持，从而全面提升后勤服务管理水平。

一、高校后勤内部控制制度概述

随着内部控制理论的发展，其相关的概念也逐步丰富完善。2012年我国财政部颁布的《单位内控规范》中对内部控制的定义涵盖了静态和动态两方面。静态意义上来说，内部控制是行政事业单位为了防范经济活动可能产生的风险而建立的内部管理系统，包括内控环境、风险评估、控制活动、信息与沟通及监督五方面。具体表现为各内部管理制度以及为了落实该制度所要执行的措施与程序。动态意义上，内部控制是为了实现既定目标而进行自我约束和规范的一个过程。在进行自我约束和规范的过程中，制度制定、措施实施和程序执行是其主要方法。并且内部控制也是一个不断发展完善的过程。

高校后勤的内部控制制度则是一个旨在保证高校后勤工作有序进行、国有资产完整保护与有效使用的相互监督、相互制约的监督管理体系。该体系由高校后勤内部各级管理层共同实施、共同协作，各职务之间相互制约、相互监督，以保障其有效、全面、自律的运行。

二、后勤办公室如何推进内控制度建设

（一）内控环境

内部控制环境是内部控制制度得以实施的基本前提，若要在高校后勤有效的执行内部控制制度，构建良好的内部控制环境必不可少。后勤办公室则应准确定位，做好高效服务，正确树立办公室的服务理念，不失职、不越权，提高内控意识协助推进后勤内控制度建设。积极主动发挥办公室的主动性。

首先建章立制，完善管理规章制度。规范工作流程，制订办公室日常工作规范，做到有章可循。同时，落实各环节责任人，建立可追溯制度，做到有据可查。

其次， 立场端正，政策把握准确。准确把握学校相关政策，做到“上情下达明政策，下情上传解民优”。

再次，提高服务意识，做好交流服务工作。熟悉后勤事务，提高工作技能，提升服务意识，日常工作中做好对内对外接待工作。规范礼仪，改善服务态度，树立后勤形象，做好会议及来访接待工作。

（二）风险评估

后勤办公室统筹建立应急事件处理机制，针对后勤各项工作安全隐患进行评估，对高校师生消防、食品卫生、运输、水电、学生住宿、暑期实习及后勤员工高温中暑、低温防寒、高空、高危作业等安全隐患，建立职能明确、责权分明、组织健全、运行灵活、统一高效的应急处理机制，制订配套应急处理预案，从而协助后勤领导、部门、中心实现应急事件处理的迅速反应、高效执行及正确的善后处理。

（三）控制活动

后勤办公室在内控控制活动中，首先准确把握每个时间段的工作重点及每项工作的目标及意义，提前做好工作计划及安排，并实时监督落实，做到目标明确，有的放矢;

其次，熟悉后勤各事项办事流程，熟悉后勤总体系，各科室、中心职能范围，在工作安排和落实环节高效运转，提高工作效率，提高执行力。

再次，把握事物规律，提高执行力，从点滴、繁琐的事务中总结规律，有预见性的制定工作计划，做好领导协助工作，做好日常事务的上传下达，对后勤日常事务检查监督与落实，保证“事事有回应、处处有落实”。

（四）信息沟通

评价内部控制制度执行的优劣的标准之一是看其是否具有广泛、畅通的信息传达、沟通渠道。后勤办公室要充分发挥信息主渠道作用，构建“大信息”工作格局。

首先，做好信息传达工作，纵向加强部门内部的信息管理，部门内部设置部门台账，及时更新信息。横向做好部门间信息沟通及后勤与学校其他部门沟通，完善“沟通面对面、服务零距离”工作机制，推进信息传递与管理一体化，充分利用互联网资源實现资源共享，提高沟通的及时性，提升执行效率。

其次，严格把握国家政治方针准确，熟悉学校相关政策，管理好学校信息发布系统，发挥舆论导向积极作用，塑造后勤文化，引导师生了解后勤工作，倾听后勤声音。

另外，信息员加强自我学习，提升专业素质，落实后勤信息化建设工作，协助做好网上后勤服务大厅建设，做好财务进销存、接待服务、网络报修、人力资源、服务监督、房产管理、资产管理、公寓电控、水电节能、学生公寓十大板块建设工作，推进数据信息共享化。

（五）监督

办公室应时刻牢记安全重于泰山，紧抓安全生产管理不放松，加大对隐患的排查与监督检查力度，对安全责任落实情况进行有效监督，并统筹制订各安全应急方案。同时，做好后勤工作事项的监督工作，对各项已布置工作的落实情况，问题事项整改情况进行监督。对重大事项执行情况、重点区域重要工作进行监督落实，对学校及后勤重要事项形成重要事项通知单，明确各部门、中心职责做好任务分流，推进会议制度化、规范化，对后勤会议进行记录，形成会议纪要。

三、结语

高校后勤的工作除了繁杂的特点外，还有这“高校”属性及“育人”作用，因此，高校后勤办公室不仅要做好一般办公室的工作，还要以正确的方向、积极的态度、科学的方法、规范的程序，提高内控意识、服务意识，塑造高校后勤良好的内控环境。同时，协助学校及后勤领导做好风险评估工作，做好应急预案。提高后勤办公室执行力。做好信息沟通工作，发挥监督作用。后勤办公室是高校后勤的窗口和运行枢纽，后勤办公室完善内控制度，推进内控制度建设有利于后勤办公室能够真正成为各单位沟通上下、协调左右、联系各方的中枢核心，责无旁贷的成为后勤社会化改革和学校综合改革的实施者。