高校干部人事档案管理的现状与问题探讨

邵铭宇

摘  要：在高等教育快速发展的今天，随着教师队伍规模逐步增加，人才流动也更加频繁，对现行高校干部人事档案管理模式来说，已经难以跟上当前形势发展要求。高校要充分认识到干部人事档案发挥的作用，在管理上加快创新步伐，这在干部人事档案制度化、规范化和信息化建设中占有重要地位。因此高校要结合干部人事档案管理的现状与问题，积极采取有效的应对措施，确保提升管理工作质量与效率，真正将干部人事档案价值体现出来。该文通过分析高校干部人事档案管理的现状与问题，提出了具体可行的问题解决对策。

关键词：高校  干部人事档案  管理

中图分类号：G275.9                                文献标识码：A                          文章编号：1672-3791（2019）03（c）-0183-02

干部人事档案管理作为高校管理工作中的重要内容，为了保证各项人事管理工作顺利开展，应该提升干部人事档案管理效率，发挥出档案应有的价值与作用。在信息化背景下，高校建设速度也逐步加快，在干部人事档案管理上也有了更高要求，不仅要建立完善的档案制度，还要增加资金投入，配齐设备与基础设施，确保干部人事档案管理工作得以顺利开展。同时也需要培养管理人员素质与能力，这是提升干部人事档案管理规范化、科学化和标准化水平的基础。

1  高校干部人事档案管理的现状与问题

1.1 干部人事档案管理制度落后

在传统档案管理制度下，高校干部人事档案管理效率并不高，信息技术发挥的作用不够明显，只涵盖了干部人事档案信息，人才信息未通过档案信息科学化管理手段进行挖掘，这样不能发挥出数字化、信息化档案的共享功能。一些高校在干部人事档案管理制度上显得不够完善，管理制度不够科学与规范，与之对应的规章制度也不够完善。干部人事档案收集材料渠道不全，档案管理人员也很少对其进行收集与整理，造成很多重要认识材料收集与归档不够及时。由于不重视对归档材料的审查，档案材料出现了失真的现象，也严重影响了档案的真实性，因为档案记录不完善，在面对缺失问题后未及时补全，这让档案完整性面临着巨大破坏。

1.2 管理模式发展滞后

现阶段很多高校干部人事档案管理模式仍较为落后，缺少具有针对性的研究，也很少积极探索新的管理方式，导致服务工作显得非常被动，难以满足高校教育事业快速发展的要求。一些高校在干部人事档案管理中通常采取手工整理、纸面管理等模式，无法让准确性得到可靠保障，工作效率也很低[1]。一些高校即便应用了计算机等设备，但也只是简单地编制姓名索引、个人档案目录等内容，与信息化与数字化管理要求还有很大差距。这样不仅为高校干部人事档案管理带来了不利影响，也导致档案信息利用率降低。

1.3 管理硬件设施建设不到位

当前很多高校在干部人事档案管理上缺乏足够的经费投入，基础设施配套不完善，档案现代化和档案保护设施配备不齐全。对高校干部人事档案保管室来说，无论是档案库房，还是办公与查询的场所，都未做到“三分开”，也缺乏专门的档案保管室。从保管条件上说，主要通过比较原始的卷柜统一存放，在干部人事档案管理过程中，保密、防光、防火等硬件条件上还有很多问题，不仅给查找与阅览带来了不便，也出现了很多安全隐患。

1.4 档案管理人员综合素质不高

对高校干部人事档案管理人员来说，大多数并非专业人员，其政治素养有待提升，档案管理业务水平与工作能力不强。在干部人事档案管理工作中，未把握好归档与不归档的范围，经常发生干部人事档案材料归档与适用出现混乱的情况[2]。此外，高校干部人事档案管理专职人员较少，大多以兼职为主，在干部人事档案管理工作中投入的时间与精力有限，既影响了档案管理工作的效率，也容易发生混乱。不仅如此，高校干部人事档案管理队伍也不够稳定，频繁出现转岗、转行等现象，为档案工作连续性带来不利影响。

2  加强高校干部人事档案管理的策略

2.1 严格高校干部人事档案日常管理制度

高校要从实际发展情况出发，不断完善干部人事档案管理制度，合理确定干部人事档案归档范围、归档要求、借阅程序、转移程序和移交程序等。档案管理人员要将规定落到实处，在接受干部人事档案后要认真开展鉴别与分类工作，发生问题應要求档案形成部门及时修改与完善。高校要在干部人事档案硬件设施设备上增加资金投入，及时排查与更换各项设施出现的安全隐患，结合《干部人事档案工作条件》相关规定，加快档案库房、阅览室与办公室建设速度。要将档案室防火、防潮、防光、防蛀和防盗等措施做到位，保证干部人事档案查询的便捷性，在空间做出合理布局，让干部人事档案管理工作有完善的硬件基础。

2.2 规范和改进高校人事档案管理模式

对高校干部人事档案管理来说，一是提升规范性。在档案材料内容上做到规范，对“三龄二历一身份”做出准确鉴定，包括年龄、工龄、党龄，学历、经历以及身份信息等内容。在档案信息收集、归档及查、借、阅、转等环节也要做到规范，让高校干部人事档案管理工作获得可靠决策依据[3]。二是转变管理方法。高校要在干部人事档案管理方式上加强创新，将现代信息技术的作用充分发挥出来。要加快高校干部人事档案数据库建设步伐，尽快转变原来的纸质档案，通过对信息系统软件程序的应用，利用计算机系统管理文字、图片、声像等档案，提升档案查、借、阅、转等工作的数字化、动态化和现代化水平。高校要在干部人事档案信息数据库中做好备份，定期更新与系统维护，保证其安全性，保证档案使用率得到提升。

2.3 改善档案管理硬件设施条件

通过对档案管理硬件设施条件进行完善，可以让档案管理工作获得可靠保障。为了做好干部人事档案管理工作，高校要建设专门的档案库房，做好防火和防潮措施，并配置铁质档案柜、档案库房中要配置空调、除湿柜和灭火设备，并定期检查防火、防潮、防蛀、防盗、防光和防高温等设施与安全措施。库房要做好清洁工作，加强对温湿度的控制[4]。高校要在硬件设施设备上增加资金投入，定期排查各项设施，及时消除安全隐患，做好设备设施的更换。专用档案室还要具备防火、防潮、防光、防蛀和防盗等作用，确保空间布局合理，能够便于查阅与使用干部人事档案。

2.4 加强干部人事档案管理队伍建设

高校干部人事档案管理人员要具备较强的责任心与使命感，在档案管理工作上把好关。管理人员要掌握丰富的档案管理知识，在档案收集、管理等方面做到准确与规范，让高校干部选拔、任免等获得可靠依据。同时管理人员也要熟练操作现代化设备设施，保证干部人事档案管理效率与质量的提升。这要求高校加大对档案管理人员的培训力度，让他们尽快更新知识结构，提升管理工作水平，增强责任心与事业感。只有每个档案管理人员具备较强政治素养，掌握扎实的科学文化知识，才能保证高校干部人事档案管理工作的顺利开展，保证其现代化和规范化水平的提升。

3  结语

总之，随着高校的建设与发展，干部人事档案不仅数量不断增多，类型也更加多样化，需要高校提高重视程度，转变工作方法，保证干部人事档案管理效率实现提升。这就要求高校在干部人事档案管理中增加投入，配置完善的设备设施，并建立健全的管理制度。同时高校还要培养档案管理人员素质与能力，确保能够顺利开展干部人事档案管理工作。

参考文献

[1] 苏晓丽.高校干部人事档案管理工作中存在问题与改革路径[J].科技资讯，2018，16（31）：235-236.

[2] 吴澌，魏尚.高校干部人事档案管理的现状与问题思考[J].人力资源管理，2018（4）：227.

[3] 刘红.高校干部人事档案管理工作的现状与改进思路[J].黑龙江档案，2017（2）：83.

[4] 刘红.高校干部人事档案管理工作存在的問题及对策[J].边疆经济与文化，2015（11）：119-120.