基层机关单位档案管理现状及整改方案分析

高艳琴

摘要：有效的档案管理有利于一个单位整体工作效率的提高和内部组织上的和谐。笔者根据自身的工作经验以及调查结果， 分析了目前单县机关档案管理工作中出现的问题，并提出了解决措施。

关键词：基层机关单位；档案管理；现状；整改方案

档案对于一个单位来说是十分重要的，档案中包含了人员信息、工作记录，是十分重要的一个工作参考。档案室是机关单位设置的集中管理本单位档案的工作机构，是国家档案组织体系中最广泛的基层档案业务部门，有效的档案管理有利于一个单位整体工作效率的提高和内部组织上的和谐。然而目前，机关单位档案的管理工作中仍然存在着一些问题，这些问题导致了机关档案管理的效率一直无法提高。

笔者在单县物价局从事了多年的档案管理工作，根据自身的工作经验以及调查结果，浅析了目前机关档案管理工作中出现的问题，并提出了整改方案。

1 单县基层机关单位档案管理现状

2018年对全县各机关单位和所辖乡、镇、办进行档案管理调查，在调查中发现，目前基层机关单位高度重视档案管理工作，各类档案实行集中统一管理，归档文件均按照立卷（整理）归档制度要求及时进行归档。近年来各单位不断加大了档案硬件设施的投入，先后采购了复印机、扫描仪、彩色打印机等设备，更换了整齐划一的档案柜，基本满足了现代档案室各项功能要求，推进了档案室管理的标准化、制度化、规范化建设，档案管理水平稳步提升。但在实际工作中也发现，有的单位不重视档案工作，未能建立档案管理工作制度；有的单位档案室很小，很简陋，无法满足档案管理的要求；有的单位没有建立文书立卷归档制度，没有设置分类方案，对本身的档案未能有效的安全管理。

2 基层档案管理存在问题

2.1 对档案管理工作认识不足

调查发现，有些机关基层管理者认为档案管理仅仅是一项辅助性工作，没有必要投入太多人力物力，造成一些不必要的浪费，单位管理者对档案管理工作缺乏应用的重视，从而导致相关管理规划制度欠缺实施力度，造成基层机关单位档案管理工作实施的有效性相对缺乏。

2.2 档案管理工作缺乏信息化建设

随着我国信息技术的发展，信息技术在我国各领域都被广泛应用，信息时代下的档案管理在一定程度上是与传统档案管理过程中的工作是不同的，它进一步地要求把现代信息技术在档案管理工作中进行充分的应用，这就需要相关的档案管理部门，不仅要在规划下进行，同时也要在组织下进行，在一定程度上对档案信息资源进行相应的采集，对其进行有效的整理以及保存。信息化档案管理在一定程度上能够对实体的保管进行脱离，不仅走向了数字化档案管理，同时也走向了现代化档案管理。

然而，针对单县基层机关单位的调查发现，该县部分机关单位依然采用传统管理方式，没有将信息技术充分融入到管理工作中去，导致工作进度与低成本方式难以保持同步，大大削弱了机关单位管理工作的反馈机制，并且还造成了档案管理的同步要以更高成本作代价现象的出现，非常不利于当前机关档案管理工作的顺利开展。

2.3 管理人员专业水平相对低下

调查发现，单县基层机关单位大部分管理人员在管理方面还是比较有经验的，使事业单位服务管理工作能得到顺利开展，对事业单位的发展起到一定促进作用，但有小部分管理人员的文化水平相对比较低，管理经验比较缺乏，管理人员水平参差不齐。介于这一点，相关单位面应该加强对管理人员进行专业培训，提升事业单位整体素质水平。

3 整改方案

档案工作的职能就是“记录历史、传承文明、服务社会、造福人民”，档案工作是维护历史真实面貌、功在当代、利在千秋的重要事业。针对单县基层机关单位的档案工作，笔者认为应从以下几个方面入手。

3.1 领导重视，成立专门的档案管理领导小组

为了加强对单县各机关单位档案工作的领导，应成立由单位主要负责人为组长，分管领导任副组长，各相关科室负责人为成员的档案整理工作领导小组，配备了专职档案管理人员，落实档案管理经费，定期召开有关会议，专门听取汇报，及时认真解决工作中存在的问题，做到人员、经费、设备三到位。

3.2 健全制度，不断强化档案管理措施

进一步建立和完善文件材料归档制度，建立档案收集归档、保管、查阅、保密、电子文件和数字档案安全保管和备份制度等，对立卷归档、查阅利用、安全保密、档案室管理、岗位责任等都做了明确规定，做到有规可循、有章可依。

具体工作中，一是实行办公室各项工作与档案工作同步管理原则，将档案工作与其他工作同布置、同检查、同考核。二是建立和完善文件材料的归档制度，保证档案的完整。三是形成完整的归档制度，确保本年度前完成上年度所有档案资料的立卷归档。

3.3 规范操作，努力确保档案连贯完整

建立专门档案室，保证档案室防火、防潮、防光、防尘、防鼠、防虫和防有害气体以及档案室的干燥通风和档案存放安全。在此条件的基础上进行规范操作，努力确保档案连贯完整。一是对原来的所有档案材料进行了大分类，明确划分档案和资料界限。二是拨出经费聘请档案专业人员对原有的档案进行全面整理并分类。在尊重历史的同时，尽可能地对各类业务进行详细的区分归档和编号。三是对近几年的各专业档案进行了较为全面的搜集和弥补，基本保证各专业档案的完整性和年度的连贯性。

3.4 加强档案信息数据库的建设

我国大体上还处在文件处理向信息化管理进行过渡的阶段，因此，要想向信息化管理的过渡进行得更快，其中比较重要的就是建立档案信息数据库。针对数据库系统建设来说，它不仅是档案信息管理的核心，同时还是其重要的基础。建立数据库在一定程度上是需要长期的过程，我们应该本着从低级到高级的过程进行相应的建设。在对数据库建设的过程中，应该把档案管理的相关工作和计算机技术这两者进行有效的结合，并让其能够在一定程度上协调合作，把综合数据及档案目录库进行相应的集合，只有这样才能进一步地形成网络开发式以及分布式的数据库，使信息化档案管理工作过程中的效率进得到不断地提高。

3.5 加强人才队伍建设

档案管理工作进步和发展需要有与之相适应的的管理队伍，因此，要加强对档案从业人员的教育培养，不断提高管理人员的素质。一是档案管理人员自身要具备较强的业务素质和能力，对其相关知识进行有效的的掌握，并能运用现代化手段对档案进行规范化管理。二是檔案管理人员一定要具备较强的责任心和事业心，对档案管理工作能够全身心地投入。三是相关的工作人员要树立较强的大局意识，使档案管理工作能够满足国家规定的要求，保证工作的过程中不会出现纰漏。

档案管理工作对于机关单位来说至关重要，因此相关单位必须将重点放在档案管理工作上，加强统一认识与宣传意识、建立完善的档案管理制度、将档案案管理纳入合同、注意档案安全管理工作的实施、提高档案管理人员的素质水平、实施档案管理一体化、做好相关的统筹规划和安排，以及加大对档案信息化建设的力度，从而达到提高事业单位档案管理工作的效率。

参考文献：

[1] 杜爱民.基层机关单位档案管理现状及整改方案分析[J].黑龙江档案，2015（03）.

[2] 张长水.试论行政事业单位档案管理的创新思路[J].办公室业务，2012（05）.

（作者单位：山东省菏泽市单县物价局）