浅谈会计档案信息化管理

刘阳 李莎 王瓅

摘  要：会计档案是企业进行会计核算的重要依据。在计算机与互联网大范围普及的当代，会计档案信息化水平显著提升。如今，会计档案信息化管理工作已经成为了企业管理工作的重要组成部分。本文对会计信息化管理工作进行了探究，对工作中所出现的问题以及解决对策进行分析和论述。

关键词：会计档案;档案信息化;会计档案管理

企业的经营管理发展历程都被记录在会计档案之中，对于企业而言，会计档案管理工作极为重要。当前，会计档案实现了信息化发展，由纸质档案向电子档案过渡，为企业开展管理工作带来了新的挑战。企业应该根据选用高素质人才，依据会计档案信息化的特点，開展有针对性地高效管理工作。

一、会计档案信息化管理的问题

（一）会计档案信息化管理制度建立不完善

规章制服不健全是管理工作难以发挥成效的根本原因。当前，许多企业并不足够重视会计档案信息化管理问题，也没有为其设置配套的管理规章制度。如此一来，工作开展无章可依，常常出现失误。也有一些企业建立了与之相关的管理制度，但是各项规定并不明确，可操作性不高。

（二）会计档案信息化管理系统安全性不高

实现会计档案信息化，使得电子档案逐渐成为了会计档案的主要形式。电子档案的确为工作人员带来了极大的便利，但是也存在着安全隐患。会计档案信息化管理工作开展主要依托于财务管理系统，而财务管理可能会受计算机系统软硬件的性能影响，也可能受到病毒或黑客侵袭，可对其中所保存的数据信息造成极大威胁，电子文件的安全性和完整性难以得到保证[1]。

（三）会计档案信息化管理人才素质不高

会计档案形式以及技术水平的发展，对会计档案信息化管理人才提出了新的要求。管理人员不仅需要具备专业素养，还应该要拥有应用计算机的能力，可以及时地发现管理系统的问题，并提出解决办法。不过，当前的大部分管理人员素质并不达标，难以保证管理工作的有效开展。

二、提高会计档案信息化管理质量的方法

（一）建立健全管理规章制度

为了提高会计档案信息化管理质量和效率，应该建立健全管理规章制度，让管理工作变得更加规范、有序。相关工作人员必须提高管理意识，将会计档案信息化管理工作纳入工作范围，并根据其工作内容和特点，制定严格的管理和评价机制，提高管理工作的有效性。比如，相关部门应该严格地规定电子会计档案的整理、审阅以及使用制度。某企业根据会计档案信息的类别划分了档案使用级别，使该公司的会计档案信息化管理工作的开展变得更加具体。在相关制度的指导下，工作人员能按照工作开展要求和标准，圆满地完成管理工作任务，管理工作质量得以提升。相关管理人员在制定管理制度时，一定要考虑全面，将影响会计档案信息化管理质量的因素理顺清楚，并根据这些内容制定工作开展规章制度，为会计档案信息化管理工作提供更为全面的规章制度保障。

（二）提高会计档案信息化管理系统安全性

会计档案信息化管理系统安全是影响管理工作质量的关键性因素。管理人员应该加强对会计档案信息化管理软硬件的投入，确保系统使用的有效性;同时提高系统抵御外界风险的能力，降低网络病毒以及黑客侵袭所带来的危险。开展管理工作必须在计算机以及相关软件的配合之下才可以进行。为了确保会计信息的安全性，存放会计档案的场所必须具备防磁硬件条件;该场所内也应保持温湿度适中，且干净整洁，这样才能有效避免环境对电子档案存储安全性的干扰[2]。存储电子会计档案时，企业可以选择档案管理系统或者使用磁盘存储。但是，无论企业选择哪种存储方式，都必须根据其特性进行妥善保管，以确保会计档案信息的有效性。

以某企业为例。该企业将所有的会计档案信息储存在财务管理系统中。该系统具有自动备份功能，可以为档案信息的安全性和完整性提供保障。为了进一步加强系统运行安全性，企业还搭建了系统防火墙，并在计算机内安装了病毒查杀软件。防火墙和病毒查杀软件可以有效地为会计档案管理系统抵御来自互联网的风险，保护系统不受网络病毒以及黑客的威胁。所以，管理人员应该加强在会计档案信息化管理软硬件设施上的投入，加强其软硬件设备的有效性。打造良好的档案储存和管理环境，并维护档案管理系统的安全，保持会计档案的完整有效。

（三）培养高素质档案管理人才

人才是确保工作有效开展的基石。只有培养出高素质的档案管理人才才可以满足当前的会计档案信息化管理需求，提升档案管理工作的有效性。所以，管理部门应该不断优化人才配置，让拥有管理能力和计算机应用水平的人才担任会计档案信息化管理工作岗位，完成管理任务，达到管理工作目标。计算机以及财务管理软件在当前的会计档案信息化管理工作中应用广泛，这就要求参与此工作的人员必须掌握相关软件和系统的应用能力，否则无法满足岗位要求。

所以，管理部门必须加强人才培养。先对已有的管理人才进行内部培训，增强他们的管理专业知识以及管理系统使用能力。培训后，应根据岗位需求对所有人员进行考核，淘汰不合格人员。随后通过招聘的方式补充人次缺口，打造一支真正具有现代化管理水平与计算机应用水平的会计档案信息化管理人才队伍。此外，管理部门应该持续性地进行人才选拔和考核，并对他们进行定期培训，这样才能始终保证这些管理人才掌握着最先进的管理理念，并学习到最高效的管理方法，使他们的工作质量能够得以提升。

结论：

会计档案信息化为会计档案的采集、管理、应用带来了便利。但是，也因为计算机和互联网在其工作中的普遍应用，而产生了部分安全隐患。所以，企业应该加强对会计档案信息化管理的重视，选用提高安全意识并选用该素质管理人才;同时，加强相关管理制度建设，提高系统的防御能力，增强档案的安全性。

参考文献：

[1]张婉莹.新《会计档案管理办法》背景下的高校会计档案信息化建设[J].行政事业资产与财务，2018（15）：23-24.

[2]王玉擎.探讨医院会计档案管理的科学化及信息化管理策略[J].经贸实践，2016（12）：157.