浅析大数据时代档案管理优化的思路

吴锦霞

摘 要：在当前大数据时代背景下，档案管理工作受到了较大的冲击，通过将大数据与档案工作结合，有效的提高了档案管理工作的水平，但也对档案管理工作带来了较大的挑战。因此在当前大数据时代，需要做好档案管理优化工作，更好的发挥出大数据技术在档案管理工作中的重要作用。

关键词：大数据；档案管理；挑战；优化思路

随着社会快速发展过程中信息化建设程度不断加深，大数据有效的推动了纸质档案向电子档案的转化，档案数字化趋势明显，而且档案信息检索和档案管理更具高效化和高质化。同时在大数据环境下档案信息呈现出多样化和大量化的发展趋势，这就需要在当前档案管理工作中我们要抓住机遇和迎接挑战，更好的发挥大数据的技术优势，进一步提高档案管理工作的服务水平。

1 大数据时代档案管理工作面临的挑战

1.1 隐私安全风险

档案作为关键信息的集成产物，通过对档案信息的数据化处理，信息以电子档案的形式进行存储，部分信息甚至上传至云空间，进一步提高档案信息的利用率。在这种情况下，一旦出现技术漏洞，档案信息被窃取和被不法分子利用，必然会导致隐私安全风险发生，造成无法估量的后果。

1.2 数据处理弊端

在当前大数据时代背景下，数据信息呈现爆炸式的增长，这也对数据存储设备提出了更高的要求，而且在数据处理过程中，数据需要上传至空间系统，而且海量数据的迁移也存在较大的难度。由于当前数据上传所需时间较长，这就影响了档案信息的时效性。另外，由于档案信息数量十分太大，在海量的档案信息中如果没有索引结构，想要实现对资料的高效和精准查找难度较大。

1.3 信息技术发展不足

当前信息技术发展速度较快，特别是大数据技术能够为云计算提供数据基础，同时云计算作为大数据利用的结果，当前还没有完善的资源共享机制，这就导致数据的同步计算和高效检索还无法实现。同时数据呈现分布式运行状态，数据迁移会有巨大的数据流量产生，再加之云技术发展存在局限性，存在一定的容错率， 这也无法保证数据的高度准确性，这种情况下，一旦档案管理系统不完善，则出错率也会越高，这必然会对档案管理工作的实效性带来较大的影响。

1.4 专业人才缺失

近年来档案管理数据化发展趋势明显，但相对于档案管理工作的快速发展而言，档案管理专业人才的培养相对滞后，一些高新设备存在无人能用及先进技术无法发挥实际作用的情况。这必然会对档案工作的发展带来了较大的阻碍。因此需要重视档案管理专业人才的培养，全面提高档案管理人员的专业技能，使其掌握先进的技术和设备，更好的适应大数据时代对档案管理工作的要求。

2 大数据时代下档案管理的优化思路

2.1 树立档案管理工作的大数据意识

在当前大数据时代背景下，档案管理工作中需要树立大数据意识，利用大数据思维来对档案进行管理，更好的发挥出档案的价值。在實际档案管理工作中，需要充分的运用大数据技术的优势，深入对档案信息资源进行挖掘，利用大数据技术来对档案数据进行处理，全面提升档案信息的开发利用水平，加快推动档案共享的步伐，确保档案管理和服务整体水平的提高。

2.2 重视大数据技术在档案管理工作中的应用

传统档案管理其对象是实体档案信息，人工管理最为常见。而信息时代的发展，信息量激增，信息处理难度加大，信息处理效率要求更高，我们必须引入大数据档案管理技术，从档案的整理到编目到装订坚持信息化的处理，在计算机辅助下实现档案管理的升级。在信息筛选与价值挖掘时提升技术的敏感度，选择性的引入档案管理创新技术，建立数据化的档案信息体系，构建档案云服务平台，为档案管理信息化建设提供有效的技术支持。

2.3 优化档案业务流程

大数据环境下的档案管理必须创新档案业务流程，无论是档案管理的“收”、“管”还是“用”将增加更多的内涵，从定期的被动提交到档案数据的即时接收与自动归档。实现信息获取流程的动态控制。在管环节实现手工管理向自动化管理的转变，建立统一的档案云平台，实现档案数据的统一存储与处理，高效利用。而用环节提升档案服务的主动性，主动挖掘信息价值，调研分析用户需求，为档案用户及社会提供高价值的档案服务，实现档案服务的全智能化。

2.4 创新档案管理模式和服务模式

大数据时代是信息化的时代，档案管理部门要主动顺应发展趋势，积极应对挑战，具备创新的思想，打破传统的档案管理模式的约束，运用好现代档案管理的新方法，加快推进档案信息技术与档案传统管理工作的融合进程，全面提高档案的完整率、有效率和实际利用率，全面实现档案一体化的管理水平，为档案管理工作带来更大的效益，全面提高档案管理水平。

在传统档案管理模式下，档案工作主要是针对数据进行管理，不具备生产数据产品的能力，因此提供的服务单一、有限。而基于大数据时代背景下的档案服务，能够更准确了解用户的需求，并根据用户的需求制定个性化的档案产品。这就需要在实际档案工作中，需要深入调查研究，把握社会热点，关注不同人群的关注点，借助信息化技术手段，为档案用户提供更具针对性的推送服务。另外，在大数据管理框架下，用户不只是数据的使用者，同时也成为档案管理的参与者，用户在对档案使用时也是对档案资源的再整合。用户每次检索数据均被数据库记录，然后通过智能化分析手段，对用户的需求做出分析，在类似需求的用户检索时便可向其推送其他用户检索结果，从而提高档案服务的准确性和服务效率。

2.5 加强档案专业人才的培养

在当前大数据时代背景下，档案管理工作面临着严峻的挑战，为了实现档案管理工作的创新发展，需要打造一支更高素质和专业化的档案管理人才队伍，更好的与大数据时代的发展要求相适应。因此在实际工作中，需要重视对档案管理人员的培训和再教育，定期开展具有针对性的培训，使档案管理人员在具备扎实专业知识的基础上，能够及时掌握先进的技术知识，全面提高自身的专业技能。同时还要重视档案专业型人才的引进，加快推动档案工作的转型升级，为档案管理工作的创新优化注入新的生机和活力。

3 结束语

在当前大数据时代背景下，在档案管理工作中通过引入大数据技术，加快推进档案管理流程的优化和档案管理模式的创新，进一步提高档案的价值。大数据时代下档案管理工作面临着良好的机遇和挑战，因此要求档案管理人员要重视自身专业技能和职业素质的提升，这样才能抓住机遇，迎接挑战，充分的运用大数据技术优势来推动档案管理工作的创新发展，提升档案管理工作的实效性，确保档案价值的实现。

参考文献

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