企业数字档案室建设方式分析与研究

程刚

摘 要：本文以企业数字档案室建设方式分析与研究为主要内容进行阐述，结合当下数字档案馆组成、数字档案馆结构存在形式、企业数字化档案馆建设方式为主要依据，从顺应企业需求，建设数字化档案室；做好基础工作，加快数字档案室建设；组建信息管理平台，开发设备体系；构建单个数字档案室，促进企业发展这几方面进行深入探讨和分析，其目的在于加强企业数字化档案室建设效率。

关键词：企业；数字档案室；信息管理；单个数字档案室

现在数字的档案室建设理论的出现，使得越来越多的企业在对档案室管理中使用数字化档案形式，依据自身实际情况进行数字档案馆建设工作。在信息时代充分发挥自身价值，善于使用档案资源信息和优势进行档案室构建，从而促进企业发展和运行。

1 数字档案馆组成

1.1 数字化档案内容

数字化档案建设是档案馆管理核心内容，并没有形成大规模档案数据库，无法形成数字档案馆。数字档案馆内的数据信息可以展示为目录和全文内容。在可视化基础上将其可以划分为文本和超文本类型，而传统档案馆藏中将其划分为纸质和数字化档案等等。

1.2 网络化存取内容

数字通讯网络是数字档案收集信息的关键，数字档案需要建立在网络层次上进行。网络化存取需要在档案数字化和智能化管理基础上开展。档案馆智能化管理体系就是对档案进行收集、录入、保存、分类和检索等，并可以借助网络对信息进行合理存取，使得档案馆内信息可以合理分享[1]。

1.3 分布式管理内容

分布式管理属于管理阶层，其主要目的是对分布在不同位置上的不同指直属子公司等信息进行统一化管理和调配等。分布式管理一般属于高层层次的数字档案管理资源，对其进行有效定位和检索，为档案馆内部信息提供充足条件[2]。

2 数字档案馆结构存在形式

企业数字化档案馆是由上述三种内容形成，此种结构形式就是建立在客户、档案服务和对象三者之间展开，也就是从客户收集档案信息，层层递进形成档案馆，最终形成有效信息源结构层次，此种结构类型与以往档案馆内容相同，就是从用户方收集信息，形成档案目录，最终形成档案馆，其中，客户就是传统档案中用户，主要为用户提供服务，档案服务器主要是对收集的信息和目录进查询等，而对象服务器则可以将信息形成图片、文字、录像等不同数字化档案馆，也就是数字化档案馆中的信息源内容。用户可以在用户端内发出一些信息查询请求，在通过Web服务器将需求下发到相对应服务器内，进而对其请求进行收集，收集的信息通过对象服务器传输给用户端，从而使得数字档案管内的相关信息和数据可以有效发布。

3 企业数字化档案馆建设方式

3.1 顺应企业需求，建设数字化档案室

由于信息化快速发展，尤其是信息技术出现在办公工作领域内后，使得办公朝着更加自动化和智能化方向发展，信息技术也逐渐在企业中得到广泛应用。建设企业数字化档案室是未来社会发展的必要趋势，对于档案管理来说既是机遇又是一种挑战。我国政府将数字化档案建设纳入到日程，要求各个企业在新时期下努力建设数字化档案室。2011年《数字档案馆建设指南》被提出并将其使用到企业数字化档案建设中，对于数字化档案发展和建设具有不可忽视的价值，数字档案室是企业信息数据资源共享的基础，数字档案室可以促进档案馆的运行，使得企业档案发展更加合理。在实际生活中，企业已经逐渐意识到传统档案模式无法满足现代需求，传统方案工作主要是对信息和数据进行收集、录入、保存和查询等，所有工作都依靠人员亲自执行，使得档案管理者工作量大，任务繁多，在快節奏生活中无法顺应社会发展，需要创新型档案管理模式对信息和数据进行管理。并且，因为经济迅速增长，企业档案信息已经从幕后逐渐转变为大家都积极关注的基本问题，企业对于人员档案信息的需求在不断增加，需要企业及时转变以往档案管理思路，创新档案检索形式，使得管理和服务更加贴近实际生活，满足用户需求，为人们提供更加便利的服务形式，使得档案管理具备更多功能，实现档案信息和数据的有效共享，从而不断提升企业档案室服务水平。

3.2 做好基础工作，加快数字档案室建设

目录、全文、电子数据库的收集和分析，以及信息平台构建都是建立在数字档案室基础上进行的，也是档案室数字化建设最主要部分，因此要将其工作内容认真落实，提升数字化档案室建设工作效率。

1）目录数据库建设。目录数据库中涉及了档案室中所有文件和案卷基本内容，主要是对档案重要情况、使用程度和多种类型进行研究，例如对于职称评定以及企业内部人事罢免情况时，可以借助目录数据库中信息进行工作实际工作，及时调整档案信息等。数据目录要严格、准确、标准，要确保档案信息可以满足各个部门的真实需求，在企业内制定数字化档案建设进本方向和目录，从而不断提升数字化档案室建设速度。

2）全文数据库建设。全文数据库主要是根据企业实际情况，有目的性的展开档案全文建设工作，全文数字化建设要始终保持抢救有限，使用有限的基本原则开展，对档案信息和数据进行合理检定和检查，依据政府针对数字化档案室建设颁布的《纸质档案数字化规范》中涉及的相关内容对信息进行全文扫描，组建成为数字化全文数据库，努力做到和上文提到的目录数据库有效结合起来。使得档案室内信息和数据可以更加便利，准确的被人们使用，以透明形式完成档案信息共享，全面实现企业对内部档案信息的合理运用。

3）电子文件收集。最近几年，电子政务建设工作被广泛纳入到企业数字化档案室建设中，OA体系是电子文件建设的主要内容，出现了大量的电子政务内容和数据，是企业举行活动记录的主要内容，是企业数字化档案资源形成的关键，是信息主要由来。企业档案部门一定要积极配合电子文件收集工作，依据电子文件管理机制和实际需求积极性，对文件进行合理收集、保存和利用等，并依据企业实际情况对其提出相对应的有效意见，使得电子文件保证自身完整性和可利用性。

3.3 组建信息管理平台，开发设备体系

数字化档案室建设需要先进技术设备作为支撑，数字化档案室技术设备主要是保存器、路由器、计算机等软件，企业对于数字化档案室建设上的设备投入要遵循一定原则进行，按照企业所需基本数字档案信息要求为主，依据企业未来发展目标和实际规划为主，对信息和网络环境进行系统化分析和研究，确保数字化档案室内信息可以正常运行。软件自身具备的功能一定要满足企业实际追求，确保数据可以满足企业电子文件的收集、整理和管理，从而确保档案合理化进行，主要是基本目录、全文以及电子文件的合理收集等。

3.4 构建单个数字档案室，促进企业发展

单个档案室数字化建设是数字档案馆形成的关键和基础，所有档案馆都要依据企业馆藏内实际情况进行数字化建设，依据数字档案馆存在的基本功能和实际要求，在网络上进行数字化档案室建设工作开展。此项工作的基本内容主要是，对不同载体和类型档案信息进行数字化处理，例如将档案信息进行处理，将档案信息加工成文字图像、音频形式的档案信息，对大量的数字信息以及数据进行有效压缩进而形成企业档案数据库，使用信息技术实现对档案信息的共享和传播等。

4 结束语

总而言之，与以往档案室相对比，数字档案室存在的保存、使用和检索形式更加便利，数字化档案室的建立可以给予企业提供更多服务，使得企业可以在最快时间内检索到所需信息和资源，对于企业正常运行、管理和工作具有一定价值，是企业在社会上可持续发展的保障。

参考文献

[1]肖乾.浅谈企业档案信息他与数字档案馆建设[J].机电兵船档案，2016（2）：47-51.

[2]祝云飞.企业数字档案馆（室）建设解析[J].机电兵船档案，2016（5）：54-58.