基层机关事业单位档案数字化建设存在的问题和对策探讨

卢虹瑾

摘 要：当前在我国网络技术迅猛崛起的大背景下，基层机关事业单位的档案管理也开始加大力度进行数字化建设，从而有效的提升档案管理的质量，使机关事业单位的档案管理工作不再受时间以及空间的限制。虽然我国的基层机关事业单位当前档案数字化管理工作发展势头良好，但其中仍然存在一些问题，亟待解决。因此，本文就围绕基层机关事业单位档案数字化建设中可能存在的一些问题以及有效的解决措施两方面内容进行着重的分析，以此为我国基层机关事业单位未来档案数字化管理的长效发展提供一些可行性的参考依据。

关键词：机关事业单位；档案数字化建设；优化调整

近年来，随着我国网络信息技术的飞速发展，我国社会现已进入到网络智能时代。企事业机关单位的各项工作也开始为适应时代的发展趋势不断的进行优化创新，尤其在档案管理工作上，管理者开始加大力度进行档案数字化建设工作，以此为社会各界提供更加便捷、高效的服务。但是毕竟我国基层机关事业单位的档案数字化建设工作现在仍处于开展的初级阶段，其中存在一些不足之处，亟待部门进行解决。基于此，下文针对问题以及对策两部分来进行细致的分析。

1 当前基层机关事业单位档案数字化建设存在的问题

1.1 档案数字化基础性工作标准度不高

近年来，在我国社会发展的新态势下，基层机关事业单位的档案建设与管理工作为充分的迎合时代的发展特色，为档案管理与建设工作注入新的色彩[1]。虽然数字化建设工作经过了漫长的发展，现已取得了长效的进步，但其中仍然存在一些不足之处，其中最具有代表性的就是档案数字化基础性工作标准度不够。主要表现为，基层机关事业单位在档案管理方面做出的工作不够扎实，政府部门对待此项工作的重视度不足，在数字档案的建设过程中存在明显的前期投入与后期结果不成正比等问题。（这块是不是结合纸媒档案保存和查阅的局限性所以要加强数字化建设，增强档案保管年限和查阅的方便性，但就会因此产生安全问题，因为人事档案的保密性，如何在建立电子档案时保证它的安全性？政府也在考虑这块，再一个就是前期投入成本很高，很多地方政府目前没有意识到这块的必要性，不想投入，投入之后再有后期的维护费用和操作上的问题）此外，在此过程中明显存在的问题还有，基层机关事业单位在软硬件基础设施建设上存在软硬件不配套的问题，进而造成我国基层机关事业单位档案数字化基础性工作不够标准的问题出现。

1.2 档案数字化安全性工作有待进一步加强

我国基层机关事业单位当前档案数字化管理与建设工作存在的突出问题还有，档案数字化安全性的问题[2]。众所周知，档案数字化管理是要依靠网络信息技术得以实现的。数字化设备的存在、生成与传递都离不开计算机以及相关软硬件的识别。因此，网络信息安全问题是影响基层机关事业单位档案数字化建设与管理工作能够顺利开展的关键因素。但是，现阶段我国互联网环境并不安全，病毒以及黑客的攻击广泛的存在，这在一定程度为档案数字化管理工作带来安全隐患。此外，由于网络信息技术瞬息万变，技术更新速度较快。会为档案数字化建设发展带来一定的滞后性。因此，我国基层机关事业单位的档案数字化安全性工作需要进一步加强。

1.3 档案数字化技术水平缺乏先进性

此外，档案数字化技术水平缺乏一定先进性也是影响我国基层机关事业单位档案管理与建设工作发展的因素之一[3]。档案数字化建设之所以称之为数字化，主要是因为档案数字化是由网络技术、电子技术等众多新兴技术发展并支撑起来的产物，其中在数字化建设进程中存在的兼容性、时效性等因素对于档案数字化建设的影响也不容小觑。现阶段，我国大部分的基层机关事业单位的档案管理工作相关数字化技术标准尚未达到国家既定的标准，对于档案信息的整理往往没有规章制度可言，导致后期检索较为单一，无法满足社会人民群众对于档案信息的多元化需求。

1.4 档案数字化法律法规制度不够健全

档案数字化法律法规制度不够健全同样也是影响我国基层机关单位档案管理与建设工作的因素之一[4]。众所周知，档案数字化建设工作中，常常会涉及到一些档案信息的隐私权、知识产权等问题，这些问题很可能会导致纠纷以及相关一系列的连锁反应出现，为档案数字化建设与管理工作带来不便。而当前我国基层机关事业单位现有的档案数字化管理工作进程中，法律法规制度缺乏一定的完善度，会此项工作面对相关产权纠纷事件出现的防御能力不足。因此，档案数字化法律法规制度不够健全是基层机关事业单位当前发展过程中重点要进行关注的问题。

2 推动我国基层机关事业单位档案数字化建设深入发展的优化措施

2.1 加大力度重视基层机关事业单位档案数字化基础工作建设

加大力度重视我国基层机关事业单位档案数字化基础工作建设，首要的举措就是要加强宣传工作，借助多种媒介提升机关单位内部工作人员以及广大人民群众对于档案数字化工作重要性以及紧迫性的认知。其次，还要在机关事业单位内部建立健全档案数字化的标准化体系，提升软硬件基础设施建设的配套完善，从根本上改善基础设施建设滞后的局面，为我国基层机关事业单位的建设提供不竭的动力支持。

2.2 保障当前数字档案的安全

对于保障当前基层机关事业单位数字档案安全工作。首先，应注重档案数字化的规范性以及制度性的建设标准，严格政治机关单位内部网络环境，控制电子文件的收集与归档，并建立存档，方便保存重要的原始依据。其次，利用好网络信息数据库平台，加强对网络安全的防范，提升机关单位内部档案管理人员的保密意识，构建信息安全保障系统预防外来的恶意破坏以及篡改现象，从根本上保障数字档案信息的安全性。

2.3 积极引进国内外先进的数字化技术

积极引进国内外先进的数字化技术。主要表现为，首先，基层机关事业单位应利用好计算机数据库系统的优势，实现资源信息的有利共享，推动档案管理工作真正的朝着信息化、数字化的方向发展。目前，我国国内对于档案数字化建设的理论依据与实践性研究较少，为了加快我国基层机关事业单位的档案数字化建设进程，不光要改变现有观念，还要大胆的进行实践，多借鉴国内外先进的技术与经验，实现档案数字化建设进程的长效发展。

2.4 建立健全完善的数字化法律制度，切实进行监管

此外，对于我国基层机关事业单位档案管理过程中存在的法律法规制度的缺失问题，有效的措施就是建立健全完善的数字化法律制度，切实进行监管。基层机关事业单位各个部门要强化内部监督指导工作，加强档案法制宣传，可以在机关单位内部建立目标考核制度，不定期的开展抽查工作，做好日常业务执法的执行与检查，加强监督指导工作，组织基层机关事业单位档案工作者定期进行档案管理方面的理论培训是实践监督，并建立健全奖惩机制对工作者的工作情况进行制约，在根本上切实进行监管，保障基层机关事业单位档案数字化建设的依法治档。

3 结论

综上所述，当前在我国网络信息時代，基层机关事业单位的档案数字化建设工作责任重大，肩负着为人民服务的光荣使命。因此，这就要求我国基层机关事业单位要把握住时代发展的脉搏，既要有勇往直前的动力，又要有与时俱进开拓创新的精神。各部门之间协调配合，共同推动基层机关事业单位档案数字化建设进程。因此，本文主要从当前基层机关事业单位档案数字化建设存在的问题以及推动我国基层机关事业单位档案数字化建设深入发展的优化措施两部分内容进行细致的分析。望此次本文研究的内容与结果能够为提升我国基层机关事业单位的档案数字化建设进程贡献绵薄之力。

参考文献

[1]范日金.基层机关事业单位档案数字化建设存在的问题和对策[J].环球市场信息导报，2017（34）：117-118.

[2]汤奇.机关事业单位档案管理的重要性分析[J].2018（23）：118.

[3]李美艳.浅析机关事业单位档案管理工作的问题与对策[J].黑龙江教育学院学报，2018，37（9）：154-156.

[4]肖婷婧.加强档案数字化建设提高科技档案利用率[J].卷宗，2017（29）.