创新人事档案管理制度与模式的探索

孙杏林

摘 要：在事业单位发展过程中，人力资源管理工作是一项重要的基础工作，加强事业单位人力资源管理，对于提高事业单位可持续发展能力、推动经济社会发展都具有重要的意义。人事档案管理是每个事业单位都应当重视和加强的基础工作项目，加强事业单位人事档案管理，为事业单位人力资源开发、提升档案信息资源深度利用水平都具有重要的影响。当前事业单位在人事档案管理方面还存在一些问题，尤其是在大数据时代背景下，事业单位档案信息化建设还面临严峻的挑战。本文对创新人事档案管理制度与模式进行了简要分析。

关键词：创新；人事档案；管理制度；模式

1 人才交流服务中心档案管理工作的作用

人才交流服务中心的本职工作就是服务人才，不断强化人才与市场之间，人才与对口企业之前的联系，达到人才交流服务中心的最终目的。因此，人才交流服务中心对社会的稳定发展具有重要的意义。首先，每个行业要想持久稳定的运转下去，必须具有充足的人才，企业要想在经济市场中占有一席之地，就必须招聘各种人才，人才要想发挥其个人价值就必须寻找合适的岗位和企业，人才交流服务中心在这两者中起着桥梁与媒介的作用。其次，我国人口数量众多，对于企业资料与人才资料的管理十分重要，人才交流服务中心其实是人才与企业交流的共享平台，可以有效的管理人才资料，更好的为人才服务。档案管理工作是人才交流服务中心最主要的本职工作，人才档案管理工作是社会与时代发展的结果。档案管理工作不断完善人才市场，对人才市场的发展具有非常重要的意义。一方面，档案管理工作对企业选拔优秀人才具有指导作用，档案是每个人学习经历、工作经历与生活经历等的书面说明，企业对于人才的初步了解就依靠其檔案。企业在选拔人才的时候，为了避免不必要的麻烦，需要选择对口专业的人才，因此，通过人才交流服务中心的人才档案，就可以选择适合企业的人才，可以用最少的成本选择最合适的人才。

2 事业单位人事档案管理工作存在的问题

2.1 被弃档案管理难度加大

随着我国就业流动率的增大，人才中心的档案管理工作带来一定压力。一是大部分学生毕业时档案被转到生源所在地人社局，而很多学生并没有加到原籍报到，造成档案的弃置现象。二是虽然有的学生毕业后将档案寄放在人才中心，但是没有找到工作之前或有的工作单位不接收个人档案的情况下，对个人档案不再过问。久而久之，这些大量被遗弃、长期无人问津的档案，给管理人员工作的开展造成一定的难度。

2.2 档案管理服务创新意识有待加强

尽管人才交流中心有严格的管理制度，但是在实际工作中，由于人员岗位配备不足，在一定程度上影响了服务水平的提升。特别是随着毕业生人数的增加，档案管理人员的工作内容相对繁重，在办理相关手续及转接过程中存在不规范现象，影响了办事效率。

2.3 档案管理人员整体业务素质相对较低

作为一项政策性较强的工作，人事档案管理工作需要相关工作人员在个人业务素养方面过硬，更需要其具备熟练的计算机操作水平。但是，因为我国事业单位档案管理人员近年来流动性相对较大，很多档案管理人员在岗位调整和职务升迁过程中被不断更新，导致了档案管理工作人员队伍“常换常新”，练手的新人多、干活的熟人少这一局面极为普遍，这就导致档案管理工作多是流于形式。遇到繁重的任务时经常出现突击应付、赶夜车等问题，严重阻碍了人事档案管理工作的信息化和现代化水平提高。

2.4 人事档案管理信息化水平过低

近年来，在网络信息技术发展的形势下，档案工作信息化建设水平得到了大幅的提高，档案信息化共享服务正在成为趋势，人们可以借助微信公众号、手机APP来对信息进行实时化、远程化的调阅和使用。但我们也要清醒的认识到，当前我国事业单位在档案管理方面，距离数字化、自动化、远程化、网络化的目标差距还很大。事业单位档案管理工作中有的事业单位甚至还没有配备信息化管理软件，人事信息缺乏相关数据库的支撑，电子档案建立工作更是进展缓慢。

3 创新人事档案管理的措施

3.1 强化服务意识，提高档案管理人员综合素质

在新形势下，人才交流服务中心档案管理工作高效开展离不开高水平的档案管理人才。人才交流服务中心要注重档案管理人员培训，以现代化档案管理要求为基点，以档案管理人员的综合素质为媒介，分阶段、分层次开展系统化的档案培训工作，在理论、实践两方面培训的结合下，引导档案管理人员进行再教育学习，在学习档案管理新知识、法律法规、信息技术知识中提升档案管理知识层次。人才交流服务中心要利用形式多样化的实践培训，引导档案管理人员规范操作档案管理系统以及配套硬软件设施，科学处理档案信息化管理问题，提升档案信息化管理能力、实践操作能力等。人才交流服务中心要借助具体化培训，强化档案管理人员主动服务意识，及时为档案使用者提供优质服务，满足他们在档案查询、使用等方面的需求，促使档案信息资源得到高层次利用，确保档案管理人员在层层实践过程中提高自身综合素质，成为当下我国档案事业发展中的高素质人才。人才交流服务中心也要注重先进档案人才引进，深化档案人才结构中发展壮大档案人才队伍。

3.2 创新档案管理服务工作的手段

加强档案的规范化管理，结合本地人才交流中心的实际，制定出适宜自身管理的相关制度。比如：积极应用现代科技管理手段，通过开设一站式服务等方式提高工作效率，为毕业生档案信息的流转程序提供更加便捷的服务途径。同时，应不定期对档案室的案卷进行梳理，及时完善档案内容，特别是对一些长期无人问津的档案，要尽可能提供更新服务，要强化责任意识，主动与档案代理人取得联系，补齐相关的资料，方便日后调档和归档。

3.3 严格人事档案管理，确保信息数据准确

在人事制度改革不断迈向深入的今天，选拔、考核、考察、培训干部人选需要调阅大量的归档材料，这就进一步提高了档案材料收集的要求，事业单位人事档案管理人员应当对档案内容相关的材料及时认真收集，做好归档整理，还要高度重视资料的真实性和准确性，严格杜绝不合理的材料。实现档案资料的完备健全、可靠可信，实现档案资料的准确性、权威性与真实性，使档案资料能够更好地对人事档案价值进行展现。

3.4 建立档案管理制度

制定符合本单位所属地区特点的各项管理制度。例如，山东省东阿县人才交流服务中心把工作和责任落实到每个部门及每个人身上，把档案分类管理，专人接收，专人管理，所有档案的进出都要根据规章制度进行办理。也对档案进行分级分类，比如按区域进行分类的档案可以再按院校、专业、学历等分，然后登记编号，查找管理起来方便快捷，被弃档案也是如此，专人负责管理，及时清理分类。科学化、制度化、系统化地管理好每一份档案，才能证明所制定的各项规章制度是否实用。

4 结束语

事业单位作为国家机构的重要分支，在发展的过程中，管理工作是其重点工作内容，其中人事档案管理工作是事业单位的重要环节，影响着单位员工的升迁和人才的应用，可是现在的事业单位人事档案管理工作效率和质量都比较低，严重影响事业单位的发展。所以在新时期，一定要加强事业单位人事档案管理工作的创新，提高人事档案管理工作的效率和质量。

参考文献

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