事业单位档案管理规范化的分析

蔡成奎

摘 要：社会和经济的发展提升，使得事业单位的发展也步入了新时期，工作需要改革创新。而其中最需要进行改革的工作之一便是档案管理工作。档案管理工作不应仅是收集文件和资料，还应对事业单位的规划发展提供指引。要想在新时期新形势下做好档案管理工作，帮助事业单位进一步发展，就必须要顺应时代的潮流，从管理设备、管理技术和管理人员的综合素质等多方面开展工作。

关键词：事业单位；档案管理；规范化

1 档案管理中存在的主要问题

1）档案管理人员思维方式落后。一些事业单位的档案管理工作理念较为陈旧，部分单位领导存在重业务、轻档案的倾向，认为档案管理可有可无，遇到上级检查才突击应付，使档案工作处于被动状态，思维方式较为传统，管理模式和运行机制缺少创新举措，无法适应日益进步的经济社会发展需求。对《档案法》和《档案管理办法》等国家相关的政策制度和各级各类法律、法规的学习、理解、运用能力不够，贯彻执行力度不到位。

2）档案管理方式陈旧。一些事业单位的日常人事、业务、资产等档案信息处理方式仍停留在陈旧、单一的登记造册流程上，档案管理的标准化、制度化、程序化和规范化运作体系还不健全。档案管理职能部门对于档案信息的管理与运用缺乏统一的管理机制和科学、合理的监督机制，尚无统一的标准和质量要求。

3）档案管理的基础设施陈旧落后。一些事业单位没有给予档案管理工作足够的经费支持和设备维护，致使档案室的硬件条件和基础设施比较差，仪器设备配置不齐全。现代化的档案资源开发利用不够，电脑、扫描仪、影印设备和操作软件等软硬件设施更新不及时，不能满足现代化的光盘和电子档案处理需求。

4）档案管理人员业务素质不高。事业单位的档案管理人员兼职居多，人员流动性比较大，尤其是一些档案管理人员缺乏基本的计算机操作、档案查阅、资料整理和归类等基础的专业能力。

5）档案管理制度体系不够完善。由于对档案管理工作不重视，部分事业单位在档案管理方面，没有结合单位实际建立完善的档案工作规章制度体系，造成了档案管理工作标准要求不够细化、具体，导致档案管理标准化、规范化程度不高。

6）档案资料的开发利用水平偏低。现阶段不少事业单位在档案管理方面存在重档案归集，轻开发利用的现象。档案管理过程中主动服务的意识不够强，对于档案资料的编研开发利用不够，档案管理对单位的服务功能没有充分发挥出来，档案资料的开发和服务水平需要不断改进提升。

2 事业单位档案管理的特点

1）全员化。事业单位档案管理不仅需要主管领导、专兼职档案员的不懈努力，而且依赖于各部门的通力配合。档案的形成、收集、整理、鉴定需要全员参与，要树立“大档案”管理思路，营造“档案管理人人有责”的文化氛围，做到“应收尽收、应归尽归、应交尽交、应接尽接”，从源头上保障档案资料齐全完整。

2）标准化。标准化是现代化生产的重要手段。没有标准化，就没有高质量、高效率。事业单位工作涉及方方面面，档案种类繁多，妥善管理利用这些档案，需要有科学统一的标准，在《中华人民共和国档案法》的指导下，结合工作实际建立标准化的管理制度是提高事业单位档案工作水平的重要手段。

3）先进性。随着经济体制改革的不断深入，给事业单位档案管理提出了新的挑战，要求事业单位档案工作者当好“领头羊”，变被动为主动，充分利用新科技、新手段服务档案工作，逐步走出一条与我国国情相适应，与社会主义市场经济相适应的新道路。

4）变化性。我国事业单位改革的不断深入为档案管理工作带来新的挑战，通过对改革试点的事业单位档案资料的归属与流向作了明确的规范，以确保档案资料完整和安全。将新单位的建档工作与原单位的档案处置工作及本单位职能调整实施同步进行，涉及改革的单位在当地事业单位登记管理局办理事业单位变更和注销手续的同时，应向该地区档案部门或主管部门办理文件材料和档案移交手续。

3 事业单位档案管理规范化路径

1）强调责任。事业单位档案管理不仅要求保证质量，效率也是需要保障的。档案管理的效率一定程度上代表着事业单位整体管理的效果，因此，不断完善相应的管理程序和制度规范，从而推动事业单位实现整体上的良好管理。管理人员作为档案管理的主要参与者，应该有意识加强自身的专业素质，明确自己的责任和权利并实现良好的落实。档案管理部门相对于事业单位其他部门工作具有明显的差异，所能发挥的作用在短时间内难以看出来，而这部分工作所能发挥的作用大小一定程度上取决于领导的想法。有很多事业单位的领导没有正确认识到档案资料对于事业单位发展的重要性，在针对档案管理的日常工作中，领导采取了放任不管的状态。因此，良好的进行档案管理工作的首要任务就是摆正领导对于其的想法，促使领导切实的明确档案管理对于单位总结过去，推动发展的积极影响，从根本上重视起档案管理这部分的工作，促使其很好的发挥其作用。与此同时，事业单位应该从实际上落实对档案管理的认识，将档案管理与单位其他一些重要部门工作划为同一范畴，并完善相应的辅助机制，进行定期的考核，促使从根本上明确档案管理在事业单位中的地位。而档案管理在日常工作过程中，也应该进行细节化的规划和明确，从而促使其实现更为规划化，制度化的进行工作。除此之外，为了保证档案资料的保密性，应该为档案资料单独开辟出一件资料室，不允许其他工作在这个空间进行。在针对工作人员的岗位责任问题，应该做到互不干涉，互相牵制，没有中间空缺的问题。

2）健全管理体系。档案管理工作的核心是管理，因此，应该促使其具有完善的制度和明确的要求作为其进行的依据。但是当前我国事业单位具有一个普遍性的问题就是缺乏完善的制度依据。因此，我国针对这个方面，推行了明确的条例，要求事业单位根据自身的实际情况，开展更为具体的工作计划，细化管理工作中的各个程序，从而实现事业单位更为规范化，效率化的档案管理工作。事业单位要在明确的国家法律和相关制度条例之上，建立健全相应的管理制度，清晰各项管理标准，促使档案管理工作能够严格按照规章制度进行。同时，除了管理制度，还应该完善相应的保管制度，包括查阅，销毁，归档等，从而促使相关的工作效率得以切实的保证。

3）提升档案资源的利用率。档案管理只存管不利用是对档案资源的严重浪费，在新时期信息时代环境下，这些档案信息的作用将会越来越大。那么该如何提升档案管理水平并有效地利用档案资源？首先，相关的档案管理人员要提升自身对于档案的认知，充分认识到档案资源的重要性。同时，要充分结合单位的实际情况和实际需求制定出合理的档案管理方案，优化自身的工作效率。其次，在档案的管理过程中，要富有责任感和服务意识，把控好对档案的管理环节和使用环节。如此一来，足够的重视，加上良好的管理模式，再加上优秀的服务态度，必能使得档案资源的使用过程中更加有效，是对档案管理工作的有效优化。

4 结束语

总之，随着社会经济的不断发展，对公共事业单位档案管理提出了更高的要求。当前一些事业单位的档案管理制度体系不够完善、管理人员专业化水平低、档案管理现代化程度低的问题日益突出。为了有效地解决这一系列问题，不断提高事业单位的管理水平，事业单位必须首先明确档案管理工作的目标及工作方向，不断优化档案管理方法手段。同时不断提高管理人员的整体素质，加强档案管理的保密性工作，建立健全档案管理系统，为事业单位的不断发展提供动力。

参考文献

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