中国石油档案管理系统在基层单位的应用及成效

徐艳

摘 要：中国石油档案管理在国内属于较为规范的企业，已基本形成一个以综合档案室为基础，以档案馆为骨干的有中国特色的石油档案管理系统的框架。档案管理系统是石油企业档案管理现代化的必备条件，目前该系统已经广泛应用于集团公司及其全资子公司、直属企业单位，它所带来的社会效益和经济效益不容忽视。本文分析了档案管理系统在专业化服务企业档案管理中的应用和效果，使档案信息资源管理不再停留在理念层面，而在实际的档案管理中发挥作用。

关键词：档案系统；应用；成效

西部钻探工程有限公司是在集团公司优化钻探资源，理顺管理体制，推进钻探业务集约化、专业化管理，促进技术进步和业务发展的大背景下，以钻井、测井、地质录井为主要业务组建的专业化技术服务公司。西部钻探吐哈录井工程公司是西部钻探工程有限公司下属的基层单位之一，成立于2008年1月。

随着公司生产经营规模的扩大，管理的现代化、精细化程度越来越高，公司在日常的生产经营过程中，形成的资料越来越多，公司档案工作的覆盖面也越来越广。如何充分利用信息化技术，加快档案的信息化、数字化建设，以便更快、更好地为公司的生产经营提供优质服务，成了摆在档案管理人员面前的紧迫任务。

2011年，集团公司全面推广应用中国石油档案管理系统，该系统是中国石油天然气集团公司统一规划，利用先进的信息技术实现集团公司各类档案的统一管理、为建设综合性国际能源公司提供有效档案信息支持的信息系统。系统采用集中部署架构，实现档案收集、整理、保管、利用和统计等功能，统一接收和管理集团公司历史档案、新归档档案及统建信息系统产生的有归档价值的电子文件的信息平台。中国石油档案管理系统的推广应用为提升公司档案信息化管理水平提供了一个良好的契机。

1 中国石油档案管理系统实际应用

1.1 利用收集整理模块，逐步推行源点著录

在中国石油档案管理系统中“谁产生、谁录入、谁审核”， 这种归档流程已经成为固定模式和管理规范，这一规范打破了公司传统的档案收集方式。“谁产生、谁录入、谁审核”，可称之为“源点著录”，就是由归档单位（部门）将生产经营活动中形成资料的主要信息录入至档案管理系统中，同时上载相应的电子文件。这无疑给归档单位（部门）增加了不少工作量，但是有利于提高各类归档资料的及时性、准确性，同时还能减轻档案管理人员繁重的手工整理、资料核对及数据录入的工作，将工作重心转移到对档案数据的审核、及档案资源信息的开发利用上。

中国石油档案管理系统在公司应用之初，档案管理人员做了大量的基础工作，为了真实体现档案的原始、证据和参考作用，从源头抓好档案著录信息的有效性和真实性，档案管理部门通过定制度、发通知、举办兼职档案员培训班、现场指导等多种举措，逐步在公司的各基层生产、科研、后勤及其他资料产生部门推行归档资料的“源点著录”模式，经过3年多的不懈努力，目前归档资料已100%的实现了“源点著录”，大大提高了资料归档的真实有效、齐全完整、及时准确。

1.2 利用收集整理模块，逐步改变整理方式

在使用中国石油档案管理系统整理前，单井类档案是以“井”为保管单元按“卷”形式进行保管，这样的整理保管方式有一定的连续及成套性，但是這样的整理方式存在着工序繁杂，整理耗时的弊端。以一口生产井为例，从设计、录井、射孔、成果资料审核移交周期至少一个月，一口单井要收集齐全所有档案后才能进行档案整理，整理周期延长直接影响到档案的及时利用；其次，单井组“卷”整理之后，同一口单井的档案无法再进行条目的添加。使用中国石油档案管理系统后，单井类档案档号编制规则采用全宗号+一级类目代号+保管号形式，以“件”的方式进行整理归档，缩短了整理周期，简化了档案人员的整理工序，极大的提高了档案人员的工作效率，为档案利用的及时性提供有效保障。

2 档案管理（E6）系统推广应用的成效

中国石油档案管理系统的推广应用，将档案管理工作中存在的理念不一、标准不一等问题得到了充分的解决，为档案管理工作的标准化和规范化奠定了基础，实现了档案集约化、专业化、一体化的管理要求，使公司的档案管理工作提升到了一个新的台阶，具体成效有以下几点：

第一，改变了长期以来人们对档案工作仅仅由档案管理人员独立完成的认识和状态，从档案工作范围和档案意识上实现了前端的延伸，让更多的人了解了档案，走进了档案。档案室由单纯的档案实体保管场所逐渐变成了公司档案资源中心和信息汇集中心。档案管理人员对录入系统中的各类归档资料信息进行合理分类，规范标识， 形成统一、标准的档案信息数据；目前，公司在中国石油档案管理系统内有63361条档案信息数据，可供科研、生产技术等各类资料利用人员查询使用。而且每一位档案利用者都能通过局域网，便捷的利用中国石油档案管理系统查询、借阅，在创造良好的经济效益和社会效益的同时，提升了利用者对档案价值的认识。

第二，“谁产生、谁录入、谁审核”归档的全面实施，提高了各类资料归档的及时性，改变了过去前线生产单位各项施工资料长期拖欠、滞后归档的问题，归档完整性、准确性得到了改善，从而也提高了办公效率。各生产单位（部门），可通过企业内部局域网，利用中国石油档案管理系统，在各类资料产生的源头及时地将资料信息汇入档案数据库。以前的一口地质录井资料从一线录井施工中产生的原始资料汇集至地质资料审核人员处需要一个生产周期，从资料审核人员处移交至档案部门需要5-10天，档案人员分类、著录、标识整理入库需要2天。使用中国石油档案管理系统后，一线录井施工人员利用离线客户端模块就可以直接将数据进行录入，审核人员只需汇总后移交档案管理部门既可，档案的收集、整理过程缩短了一半时间，提高了档案管理工作的效率。

3 结束语

中国石油档案管理系统在西部钻探吐哈录井工程公司的应用，使公司的档案管理工作从实体管理走向档案资源信息化管理的转变，实现了公司对档案资源现代化的管理。公司档案人员充分利用中国石油档案管理系统的各模块，完成了新旧系统数据的迁移整合，推行“源点著录”模式，对存量档案进行数字化加工，使公司库存档案的量、质同步提升；档案资料归档的及时性、统一的标准的档案信息数据以及充分利用先进的局域网，极大的方便了档案利用人员对档案的查询、借阅工作，从而最大程度的发挥了档案的利用价值。

中国石油档案管理系统的充分应用，不仅使档案工作人员逐渐摆脱了繁重的手工劳动提高了工作效率，而且还明显提高了档案管理人员的现代化管理意识，同时让更多的基层档案资料产生部门的人员，走进了档案，了解了档案。使公司的档案管理更加科学、规范，产生的经济效益也显著提高。

参考文献

[1]万彩娟.企业推行源点著录归档的过程及其成效》[J].创新：档案与文化强国建设--2014年全国档案汇总者年会优秀论文集（中国文史出版社，ISBN 978-7-5035-5295-8；中国版本图书馆CIP数据核字（2014）第189654号） 档案工作者

[2]《档案管理手册》