浅谈机关档案管理工作信息化建设

摘 要：在现代信息社会中，信息技术的应用愈益广泛，对于档案管理领域也形成了广泛的影响。特别是对于机关档案所进行的管理工作来说，由于档案管理领域在机关部门的各项工作中发挥基础作用，属于一项长期、复杂的工作，沿用此前的工作方法效果不理想，应该做到与时俱进。借助于信息化建设的开展，可以让该项工作更为准确、高效。本文首先分析在机关档案管理工作中开展信息化建设的重要意义及其相关影响因素，在此基础上，有针对性地提出改进建议。

关键词：机关单位；档案管理；信息化建设

由于机关档案管理涉及多方面的信息，在具体工作中会面临准确度不高、效率低下等问题，所以提升机关档案管理的工作水平，推行该项工作的信息化建设，不仅意义重要，而且亟待解决。借助于信息化建设，可以显著提升机关档案工作的自动化水平，有效简化工作开展的流程，便捷档案的查询，充分发挥机关档案的基础性。作为机关单位必须结合实际工作情况，富于成效地推进档案工作的信息化建设，让档案管理各项工作内容更为规范化，大幅提升档案管理工作的效率[1]。

1 机关档案信息化建设的意义

在档案管理工作中，采用更具有创新力、更符合技术要求的管理方案，才能有效地提升工作效果，并按照档案领域的工作规律，增强机关档案管理的规范化、标准化，这就需要开展机关档案信息化建设工作。首先是可以借助于档案管理信息化工作的开展，充分将机关单位日常工作的各项资料、相关数据更为有效地收集起来，打造更为完善的信息系统，助力机关部门的日常管理工作做到规范、高效。其次是在开展机关部门的档案信息化工作以后，可以大幅提升单位收录、保管以及检索、利用档案信息的效率[2]。机关档案在其各项工作中是贯穿始终的，必须充分保证档案内容的准确性、完整性。信息化形式的档案更便于建立、查找。再次是机关部门档案管理成本的节约。随着信息化水平得到提高，不仅可以更为便捷地录入信息，而且可以有效保存档案信息，不需要大量库房空间，也不需要档案装具等设备，从而有效节约机关部门在档案领域的人力、物力以及财力方面的投入，充分提升机关档案管理的经济效益以及社会效益。

2 机关档案信息化建设的不足

1）档案管理制度方面。虽然有关部门已经出台了很多相关的管理制度， 但是相对于其他行业来说，在档案管理领域的制度与机关各项工作的需要还是难以做到完全匹配的，这些管理制度在一定程度上滞后于工作需要，存在一定欠缺。这样由于制度方面的欠缺，造成档案管理相关制度缺乏必要的约束力，不仅使得档案管理岗位的工作人员难以有效开展档案管理工作，而且也不符合档案管理信息化建设的要求。

2）配套设施方面。机关档案信息化建设的效果与资金投入、软硬件方面的条件都有着密切关系。例如在档案管理方面，需要设计出符合具体工作要求，涵盖相关档案管理应用的高效软件，但是在对软件进行开发的这一过程中，一方面需要信息技术以及专业团队的支持，另一方面也需要庞大的资金、资源的支持，所以，打造出成熟软件的难度是相当大的。因此，很多机关单位在档案管理中采用的方法是，在进行内部资料流通的时候可以使用相对简单的档案管理软件， 而在其他情况下仅使用一些纸质形式的资料。还有一些单位所做的档案管理信息化工作，仅仅是对一些纸质的机关档案资料进行简单扫描，将其做成电子档案，在重要技术应用方面缺乏突破[3]。

3）工作人员方面。由于在日常工作中，机关档案管理通常涉及很多不同的领域，所以需要相关工作人员具备多方面的专业知识、技術能力，才能胜任这项工作。特别是在档案管理信息化方面，对于档案管理岗位的工作人员提出了更多的专业要求，但是从大部分基层机关的现状来看，其相关工作人员不仅在专业知识方面有一定欠缺，而且在专业能力等方面的培训也远远不够，难以在日常的档案管理岗位上使用先进、复杂的信息化技术，这样就影响了机关档案管理领域的信息化应用，相关工作进程受到了一定制约。

3 档案信息化建设的策略

1）充分重视，加强领导。档案管理是机关单位各项工作的基础，只有切实确保档案资料的完整性以及准确性，借助于档案记录进行研究、总结，才能提高工作效率，形成科学决策。在这个意义上，机关单位以及档案部门工作人员应该对此充分重视，认识到推行档案管理工作信息化对机关效能的重要性，将其纳入议事日程，不断加大基础设施建设、软硬件建设等资源投入，打造机关档案等信息资料的网络系统，应用档案资料数字化设备，从而有效提升机关档案管理工作的信息化程度，便于档案管理工作人员最大程度地开发档案资料，充分发挥其作用[4]。

2）逐步规范信息资源管理。可以在相关领域的工作中贯彻信息化要求，例如在电子政务推进、考核的工作中，纳入行政部门政务信息规范化整理等内容，这样便于形成各部门的合力，在档案信息管理领域进行宏观调控，从而打造更为统一、集中的档案信息管理制度。另外，由于在机关档案资料中综合了行政管理情况、人员队伍情况等各方面的内容，所以在信息资源的录入、保管、查阅等环节都要避免出现错误、遗漏等。

3）加强信息化人才队伍建设。不断完善对档案管理岗位工作人员的考核、评价制度，将其工作热情充分激发出来。通过人才引进、教育培训等方法，打造熟悉档案工作、了解信息技术应用的人才队伍。在档案信息资料的录入、保存的过程中，应该妥善开展档案信息的综合分类工作，让各类档案信息、资料的结构充分优化，从而更为有效地在部门间共享资源。通过编纂机关部门档案信息目录等方法，对档案资料进行标引以及分类，让档案信息的资料内容更为科学有序。对于同属性的档案信息妥善集中，这样便于查询，提升工作效率[5]。另外要加强档案资料标准规范方面的建设，例如电子文件的录入、归档，以及档案内容的存储、查询等，可以借助于一定的标准、规范予以明确，充分保证机关电子档案信息内容的安全。

4）加强信息资源安全管理。由于机关档案信息化需要在互联网条件下展开，容易出现不法分子盗窃档案信息的情况，所以机关单位在推进档案管理部门的信息化建设工作中，应该从主机、网络以及数据库等环节全面加强信息资源的安全管理，借助于数据备份以及打造防火墙等技术方法，充分保障档案资料的信息安全。

4 结语

综上所述，对机关部门的档案管理工作做出高水平的要求，是为了充分发挥其在各项工作中的基础性作用，在信息时代背景下，要求根据信息化建设的标准，对档案管理各方面、各环节的问题进行重新认识和部署。在推进机关部门档案工作信息化的过程中，不仅需要单位领导重视其意义，投入所需资源，而且需要加大对于工作人员相关专业知识、技能的培训，打造专业人员队伍。为了保障工作效果，应该采用科学、合理的考核方法，形成监督力度。只有这样，才能更为有效地提高机关部门档案工作的信息化水平，充分发挥机关档案资料所具有的重要价值。

参考文献

[1]林秀清.机关档案管理工作信息化建设研讨[J].现代交际，2018（20）：212-213.

[2]展贤东.浅谈如何提高机关档案管理工作水平[J].办公室业务，2018（04）：106.

[3]王燕.机关档案管理的现代化与信息化管理[J].中国管理信息化，2017，20（22）：183-184.

[4]唐微.浅谈机关档案信息化建设的实践与创新[J].兰台世界，2017（S1）：62.

[5]陈慧.机关档案管理工作信息化建设研究[J].办公室业务，2017（07）：42-43.

作者简介

叶丽娟（1983-），女，广东深圳人，档案专业技术员，研究方向：企业档案管理、机关档案管理等。