提升办公室档案管理工作效率的策略

摘 要：现阶段，我国社会经济和技术水平都实现了高速发展，为更好的顺应当前社会发展潮流，工作单位越来越重视办公室档案管理工作水平。提高办公室档案管理工作效率，是保证办公室工作高效开展的重要基础。然而，目前在实际工作中，办公室档案管理工作还存在一些问题，影响着工作效率。本文基于提高办公室档案管理工作效率的重要性，分析了当前办公室档案管理工作中存在的问题，并提出了提升办公室档案管理工作效率的策略。

关键词：办公室；档案管理；工作效率

办公室是工作单位人员办公的主要场所，在办公室管理中，档案管理工作是其重要组成部分。实现高效的档案管理，能够充分保证档案的完整性，提高档案资料查询与利用效率，最大限度的发挥档案在办公室管理工作中的价值。目前，随着经济发展和技术水平的提升，信息技术逐渐被应用于社会发展的各个领域。在办公室档案管理工作中，加强对当前先进技术的应用，不断改善创新办公室档案管理工作办法，进一步提升办公室档案管理工作效率，成为当前工作单位办公室管理工作的主要内容之一。

1 提升办公室档案管理工作效率的重要作用

1）推进单位工作顺利进行。办公室档案管理工作对单位整体工作有重要影响，提升办公室档案管理工作效率，能够有效促进单位工作的顺利实施。办公室档案一般包含单位人、事、物等所有资料的档案，其内容往往都非常重要。在大量的单位档案中，有一些档案是极为重要或者是关系到单位重大机密的档案，这些重要的机密档案对整个单位工作的开展能够产生重大影响，甚至对单位的存续与发展有重大关系。基于此，在办公室档案管理中采取切实有效的管理方法，提高管理工作效率，有利于推进档位工作的顺利进行。

2）提升单位整体工作效率。提升办公室档案管理工作效率，能够实现档案查询与利用效率的最大化，从而提升单位整体的工作效率。办公室需要管理的档案资料文件种类繁多，内容庞杂，有效的管理方法能够将档案清晰明了的分门别类，更便于查询管理，在相关人员需要借阅档案资料时，办公室档案管理人员能够迅速找到所需要的档案文件，進而在很大程度上提高单位工作效率。

3）加强对单位机要文件的保护。单位机要文件同属于办公室档案，统归于办公室档案管理人员管理，如果管理工作做不到位，一旦发生机要档案泄露事件，不仅会严重影响单位整体的工作效率，还可能会对单位造成沉重的打击，导致单位发生危机。因此，做好办公室档案管理工作十分重要。高效率的办公室档案管理工作，需要完善机要文件的管理制度，设置文件查阅权限，加强对机要文件的保密性措施。因此，提升办公室档案管理工作效率，有利于加强对单位机要文件的保护。

2 当前办公室档案管理工作中存在的问题

1）办公室档案管理缺乏健全的管理制度。现阶段，大部分工作单位在办公室档案管理工作中，由于没有建立健全的档案管理制度，而导致办公室档案管理效率低下。在办公室档案管理工作中，很多工作单位制定的管理制度中没有明确相关管理人员的岗位职责，不能对管理人员形成较强的约束力，容易出现管理混乱，一旦发生问题，无法确定责任人。同时，管理制度的不健全，没有对管理人员工作进行规范化、制度化要求，导致其在工作中不能充分意识到档案管理工作的重要性，工作随意性较强，导致在档案管理工作中出现较多的疏漏，最终影响单位整体的工作效率。

2）档案管理人员专业素质有待提高。在很多工作单位中，档案管理人员的专业素质都不高，在实际的工作中，不能正确认识档案管理工作的重要性，进而产生档案管理不规范、不合理等现象。在工作单位中，有大部分的档案管理人员都不是专业的，甚至只是由其他岗位人员兼职档案管理岗位。这些管理人员不能及时整理档案，造成大量的资料文件长时间堆积。由于缺乏合理的整理规划，在工作人员需要查阅相关资料时，往往要花费很长时间去寻找，还可能会发生档案缺失的情况，严重影响了工作效率，档案的价值也很难在具体工作中实现。另外，档案管理人员专业素质不高，一个重要反映就是其管理工作态度不够端正，缺乏对岗位职责的正确认知，不能本着负责任的态度去开展工作。办公室档案管理工作内容较多，在单位管理工作中地位较重，对管理人员的专业素质要求较高，如果管理人员不具备相应的专业素质，就会导致办公室档案管理工作效率降低，进而影响单位整体的工作效率。

3）档案查询利用率较低。目前，由于很多单位对办公室档案管理工作的认识还不够全面，从而不注重对管理方法的创新和管理技术的提高，依然使用传统的档案管理办法，管理制度也不够全面。这在很大程度上限制了档案管理人员的工作水平的提升，导致档案的查询利用率难以提高，同时，还有一些人员在需要借阅档案时，由于借阅程序的冗杂而放弃借阅，导致档案不能实现其价值的最大化。

3 提升办公室档案管理工作效率的策略

1）建立健全的办公室档案管理制度。建立健全的办公室档案管理制度，首先需要管理人员正确认识档案管理工作的重要性，提高管理意识；其次，需要完善管理制度，保证管理人员的工作规范化、制度化。档案管理人员充分认识到其本职工作的重要性后，就能够在实际工作中形成自身约束，有意识的减少管理工作中的疏漏，尽可能的保证档案管理工作有序进行，严格按照规定对档案进行整理分类。同时，完善档案管理制度，明确岗位责任。制定完善的岗位奖惩机制，对于由于没有按照相关规章制度开展工作而造成档案缺失、损坏等行为的，进行严厉的惩罚，对其他管理人员形成震慑作用，从而约束、规范管理人员行为；对于在管理工作中表现良好，不断创新管理方法，提高管理技能的工作人员，要给予相应的奖励，鼓励工作人员进一步提高工作水平，同时在办公室档案管理工作中树立良好的学习榜样，激励全体员工做好更好的完成本职工作。

2）提高管理人员的专业素质。在办公室档案管理工作中，提高管理人员的专业素质，是提升档案管理工作效率的重要前提。提高办公室档案管理人员的专业素质，首先，需要加强对管理人员的专业培训。工作单位应当定期对档案管理人员进行专业培训，使其能够具备丰富的档案管理专业知识，及时掌握先进的管理技术，从而适应单位发展的需求。其次，提高档案管理人员的专业素养，使其正确认识到自身在管理工作中的不足，从而主动进行专业学习，以及对先进信息技术、计算机技术等专业技术的学习。最后，培养和引进专业档案管理人才，保证办公室档案管理岗位人员专职、专责，从而提高工作质量和工作效率。高素质的专业管理人员能够保证在实际工作中规范档案管理流程，提高档案管理工作效率，实现单位档案价值的最大化。

3）建立信息化档案管理，提高档案利用率。随着信息技术、计算机技术的普及应用，在办公室档案管理工作中，建立信息化档案管理办法，能够极大的提高档案管理工作的效率，提高档案的利用率。在信息化档案管理中，管理人员需要将所有档案信息储存到计算机中，建立网络信息平台与电子数据库。信息化档案管理不仅能实现对各类档案清晰的分类管理，保证档案资料的有序性，同时还有效避免了档案资料长时间堆积造成的缺失、损坏等风险。在相关工作人员需要查阅利用档案时，管理人员只需要从信息化档案管理系统中进行查询，就能够快速找到所需要的资料，从而避免了人力、物力、财力的浪费，提高档案的利用率。

4 总结

办公室档案管理工作在单位工作中占有重要地位，与单位的每项工作都有密切联系。不断提升办公室档案管理工作效率，提升档案的使用价值，对提高单位整体工作效率有重要意义。

参考文献

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[2]曹丽华.探讨如何提高办公室档案管理工作效率的思考[J].传媒论坛，2018，1（13）：143-144.

[3]付兴.试论如何提高办公室档案管理工作效率[J].办公室业务，2018（08）：109.

作者简介

李洁（1976-），女，汉族，北京市，本科，北京星航机电装备有限公司，研究方向：档案管理。