浅析医院档案管理模式的问题及对策

摘 要：医院档案管理工作涉及医院的临床、财务和行政事务管理等方面，为医院临床卫生发展、科研进步、教学、医疗纠纷处理等提供了坚实的指导性作用。随着社会经济的发展，人民对生命健康的关注，医院规模不断扩大，医院档案内容变得越来越复杂。如何发挥档案的作用，使之更好服务于医院的发展显得尤为重要。新时期下，改善传统医院档案管理方法和模式，创新医院档案管理方式，充分利用新时代互联网信息技术，提高医院档案管理的水平对于医院档案管理事业的进步和医院长久平稳运行具有重要的指导性意义。

关键词：档案管理模式；医院管理；问题；管理对策

1 完善医院档案管理模式的重要意义

完善医院档案管理模式指的是在医院的档案管理工作中，充分利用现代化信息技术，同时综合人文社科、自然科学等现代化学科知识，根据科学合理的档案管理制度，对医院的医疗病例、文书、人事等档案进行标准严谨的档案管理。

通过医院的档案管理工作，可以对医院红头文件、文书档案、人事档案、制度条文等进行系统的归档。在医院处理医疗事故纠纷、制定绩效考核办法、人事晋升等方面，完善的档案管理方法可以为此提供科学的决策依据。医院档案管理中的文书档案可以详实展现出医院发展的变迁。通过对医院档案进行开发和利用，可以为医院的短期目标和长期发展目标提供坚实的战略服务和制定依据。

2 医院档案管理模式中存在的問题

随着卫生事业的发展，医院档案管理模式也需要紧随卫生体制改革变化不断完善与创新。就现阶段各个医院的档案管理模式来看，主要存在以下几个方面的问题。

1）信息化标准体系建设滞后。由于医院在日常的经营过程中，往往只是“重临床、轻管理”，因此医院的大部分投入主要是放在了医院的临床和科研发展上，对于档案管理工作的投入往往不够。随着社会环境的变化，医院产生的档案变得越来越多。就目前来讲，医院的信息化建设显得迫在眉睫。通过利用信息化建设，采用大数据技术，可以提升档案的归档效率和管理质量。

2）缺乏专业的管理人才和业务素质。在医院的档案管理工作中，往往大多数医院采用的是职能科室兼职档案管理员或者是由医务人员转岗管理档案，没有科班出身的档案管理人员，缺乏专业档案管理人才和专业知识素养。由于医院在日常管理过程中，缺乏对档案管理工作的重视，因此定期召开的档案知识培训较少，缺乏系统的档案管理继续教育。就医院整体发展而言，档案管理的模式已经难以适应新时代下医院的发展需要。

3）档案监督机制不完善。医院的档案管理工作目前由专职档案管理员或者职能科室兼职档案管理员来负责，没有专门统一的档案管理监督机制来监督档案管理工作。这不利于档案的统一管理和发挥档案的资源优势，对于档案的安全管理也产生了不良影响。特别是档案在借阅的过程中，有些档案会出现丢失或者缺少等情况，造成不可挽回的损失。

4）档案管理硬件投入不足。随着医院规模的扩大，医院把主要资金主要投入到了临床建设上，对于越来越多的档案反而投入不够，档案管理的硬件投入不足主要表现在以下几个方面。首先，医院档案室的规模对于标准的档案用房规模还有一定的差距，这将影响档案的安全管理。其次，由于医院档案的种类不仅包括红头文件、人事、医疗还要包括越来越多的新的规章制度，这就需要多种信息化设备进行备案和归档。

3 完善医院档案管理模式的对策与建议

通过调研相关医院，结合医院档案管理工作人员工作的实际情况，笔者认为主要从以下几个方向对医院的档案管理工作进行完善和改进。

1）建立健全档案管理工作机制。档案管理工作的有序开展和进步离不开医院的顶层设计，因此要建立健全医院的档案管理工作机制。从医院的日产管理上来说，要把医院的档案管理工作纳入到医院的日常重大事项体系中，真正将档案管理放在医院管理和发展突出的位置上。特别是随着医院各项业务的不断丰富和繁杂，对于档案管理工作要更加重视。只有医院的档案安全得到保障，这样才有利于医院的长久发展。

同时，要建立健全适合当代社会形势和医院发展需要的档案管理制度，结合财务、人力以及绩效考核相关规章制度，明确在档案收集、保管、查找、借阅、保密等方面的相关规则和岗位职责，从而避免出现档案丢失、损坏、被盗等情况的发生。

2）建立具备专业素养的档案队伍。面对越来越繁杂的档案管理事务，由于医院的档案管理工作大部分是由医护人员或者办公室工作人员进行兼职管理，人员队伍不具备专业的知识素养。因此，要提高医院工作人员对于档案管理的重视程度，提高规范管理的工作意识，将档案管理工作纳入到绩效考核当中来。同时，要定期开展档案管理业务知识讲座，对于医院负责档案管理的工作人员进行继续教育，每年要保证一定学时的知识教育，并通过定期考试的形式使档案管理规则牢记在每个人心中。

通过定期的培训，要建立好素质过硬的档案管理队伍。通过开展多种多样的档案编制活动，定期组织档案编研心得体会交流活动，编写医院各种专题档案汇编，以此来确保档案管理队伍业务素质的稳定性。

3）引进现代化的档案管理技术。随着时间的推移，医院的档案变得越来越复杂。互联网和大数据的发展也产生了大量新兴的档案管理软件，这对于传统的人工手写档案编码和归档工作产生了有利的影响。因此，要引进现代化的档案管理技术，实现档案管理自动编码和分配的效果。建立健全医院档案管理信息查询平台，提高医院档案管理的工作效率。对档案进行加密保护，按照档案规范对档案的重要性程度进行划分，分级分栏进行档案的归档保管工作。对于档案要设定严格的权限认证密钥，以此来确保档案的安全管理。同时，对于已经过期保存的档案，要建立档案销毁管理系统，通过科学明晰的台账进行档案管理。

在日常的医院管理过程中，要大力推广最新的档案管理信息技术，同时结合当今OA系统的设计状况，将档案管理纳入到医院OA系统功能模块中，并设定好档案查看权限，既能实现档案数据的实施查看，又能够保证档案的安全管理。

4）加大对档案管理的投入。医院在扩大规模的过程中，也要注重加大对档案管理的投入。大多数医院在发展的过程中只注重了医院临床规模的扩大，但是忽略了档案管理也是很重要的工作内容。因此，要结合医院的发展需要，增加对档案管理的资金投入，引进先进的档案管理设备，建立具备医院文化的档案室，以此来促进医院的发展。

4 思考与展望

新时代下，在深入医疗卫生体制改革的过程中，医院档案管理工作也要与时俱进，不断完善档案管理模式，以此适应新时代下的医院发展需求。医院的档案管理员和医院管理者也要深入到医院档案管理工作中，开发和利用档案资源，挖掘医院潜在的档案信息，以此助力医院在科研、医疗、行政管理、后勤管理方面的发展。同时，也要打破医院各个职能科室之间的界限，对于档案加强管理，提高档案资源的利用率，在新时代下更好促进医院档案事业的发展。

参考文献

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作者简介

秦羽，女，天津人，天津市安定医院，档案馆员。