文书档案管理中办公自动化的应用探究

钱炜

摘 要：办公自动化作为文书档案管理工作革新的主要方向。以现阶段文书档案管理工作情况为基础，结合近年来办公自动化应用特点，明确新时代发展对文书档案管理工作提出的要求，分析如何在文书档案管理中应用办公自动化，以此提升实践工作效率，优化档案管理工作质量。

关键词：文书；档案管理；办公自动化；信息共享

文书档案作为社会发展的必然产物，可以充分展现基础建设、领导决策及处理问题等内容，属于档案管理工作的重要组成部分。因此，在社会经济持续发展的过程中，要想系统而完善的提供档案信息，可以结合办公自动化理念进行革新，这样不仅能满足日益革新的文书档案管理要求，还可以成为新时代文书档案管理工作革新的主要依据，从而提高实践档案管理效率。下面，对应用办公自动化的文书档案管理工作进行分析。

1 办公自动化的优势

1.1 共享信息

在传统意义上，文书档案管理工作是由人工操作的，单位无法共享应用信息，致使大部分信息被闲置在档案柜中，不但会加剧资金与资源的浪费，而且会增加寻找文件及附加信息的工作难度。而随着计算机技术的不断优化，档案管理工作也会随之革新，此时不仅能区分处理档案中的信息与载体，还可以与其他子系统构建良好关系，以此促使系统之间可以有效查找自己所需的信息数据。

1.2 提升工作时效性

传统意义上的文书档案管理工作有三大问题：立卷难、管理难且应用效率低。而在新时代背景下，现代网络系统的提出和应用，方便了工作人员进行管理，不仅可以便捷操作档案管理工作，还能提供信息应用的快速途径，以此优化文书档案管理工作效率和质量。

1.3 优化档案管理的质量

从本质上讲，档案工作就是合理利用储备信息数据。此时，要想为各部门或系统提供有效档案信息，需要工作人员在整合以往工作经验的基础上，优化文档卷宗管理的高质量。这是传统意义上文书立卷工作无法实现的工作。而在现代办公自动化理念提出后，档案人员不仅能从以往复杂的工作内容中释放自己的双手，还可以将工作精力和时间放在档案编研和二次信息开放工作中，以此优化整体文书档案管理的工作质量和效率。这对当前文书档案管理革新而言具有积极作用[1]。

2 文书档案管理特点

了解当前文书档案管理工作可知，在实践发展中，其具有以下特点：其一，常规性的文书档案管理工作过于复杂且庞大。简单来说，文书档案的构建分为资料的收集、储存及应用三部分。其中工作人员可以选择的储备方法有很多种，如纵向建档、横向建档等，因此在管理操作中具备复杂性和多变性，会阻碍实践工作效率和质量；其二，员工的工作效率和热情不高。受工作复杂性、多变性等因素的影响，工作人员在操作过程中非常辛苦，且日常工作步骤也很无趣，这样势必会制约整体工作效率；其三，管理和应用效率过低。传统意义上的文书档案管理工作形式，难以满足新时代背景下的管理需求，这样会导致文书档案的查阅、储备等工作效率下降，且无法保障掌控整体文书档案管理工作的动态，最终会增加人力和空间资源的消耗。

3 在文书档案管理中办公自动化的应用措施

了解当前文书档案管理工作可知，引用办公自动化进行革新发展，优势与劣势并存，但就现代档案工作而言，优势远远大于弊端。因此，工作人员要在整合以往工作经验的基础上，提出有效的应用措施。

3.1 隔离内外系统

通过在办公自动化系统中的内部网络和外部网络之间，设计物理隔离，有助于内外网在隔离的状态下，有效保护网络系统运行安全。具体设计分为以下两点：一方面，引用路由器进行隔离防护。在路由器的作用下，可以先屏蔽一切IP地址，并有针对性的放行一些地址进入网络系统中；另一方面引用防火墙进行隔离防护。当前，很多防火墻都具有认证机制，且不管是哪种类型，从本质上分析，都具有以下几点功能：其一，过滤进出网络系统中的信息数据；其二，管理进出网络中的访问行为；其三，记录进入防火墙的数据信息与活动；其四，检测和警告网络攻击。

3.2 优化工作人员的综合素养

具体内容主要分为以下几点：其一，从硬件和投资入手，持续优化硬件环境，优化档案管理者的综合素养。了解当前实践案例可知，要想应用办公自动化革新档案管理工作，必须要增加现代化应用硬件的投资，只有这样才能帮助工作人员更多了解应用设备的特点和运行条件，且可以在实践工作中熟练掌握，进而优化自身的工作能力；其二，要以自主学习为核心，培育训练为辅助的方式进行操作，而后在实践落实中推广可持续引用的终身教育观念，以此保障档案人员的综合素养可以随着时代变迁而稳步提升。多了解和多学习是档案人员优化自身能力和素养的重要措施，此时需要各单位在实践工作当中构建良好的学习激励制度，并将档案业务学习考查结果融入到业绩考核当中，从而调动员工自主参与的积极性；其三，强化档案部门与区域之间的系统合作关系，以此通过拓展自己的交际面，学习其他单位档案管理、资源应用、知识创新等高科技，促使自己掌握更多的现代化管理知识[2]。

3.3 保障档案管理的计算机信息安全

在现代化计算机技术持续发展的过程中，文书档案管理工作向着办公自动化方向的革新工作也产生了新的变化，尤其是网络病毒、黑客攻击等现象的出现，为企业和单位的文件信息质量带来了极大的影响，若是出现泄露还会增加企业和单位运行的经济损失。由此，在新时代背景下，我国文书档案管理工作一定要从安全角度入手进行优化和革新。通常情况下，企业会在系统中安装杀毒软件，如当前最常见的有电脑管家等，亦或是引用防火墙的独特优势，为文书档案管理工作奠定基础保障。另外，有关工作人员在文书档案工作中应用办公自动化时，要针对不同部门的信息进行加密，或设计权限，以此避免企业和单位在发展过程中泄露重要信息。

3.4 构建完善的文书档案管理标准

以办公自动化为核心，不管是企业还是事业单位，都要全方位优化文书档案管理工作的效率和质量，并提出完善的文书档案管理标准。由此，在发展中，企业和单位要构建专业的文书档案管理部门，聘用优质的综合型人才，以此在保障文书档案管理工作有序进行的同时，并设计有效的监督机制。依据引用监督机制全面管控文书档案管理工作，有助于提升文书档案管理的有效性和合理性。同时，在系统运行中，工作人员在对计算机程序进行科学设计时，还可以结合有关标准正确储存和输入有关数据信息。需要注意的是，档案管理工作中涉及到的信息类型非常多，因此要求工作人员在处理时，必须要引用不同程序进行管理和编订。另外，要想保障后续工作可以更快操作，还要针对文书档案进行编号，只有这样才能帮助工作人员更快找到所需信息的位置和内容[3]。

4 结束语

综上所述，在文书档案管理工作中应用办公自动化，对企业和事业单位的发展具有积极作用。因此，在新时代背景下，工作人员不但要先明确办公自动化的应用优势，而且要明确其中存在的问题，以此在整合自身发展需求的基础上，提出有效的应用措施，并优化各部门员工的工作能力和综合素养，只有这样才能更快实现预期目标，并科学管控重要档案信息。

参考文献

[1]宋玲玲.谈文书档案管理的办公自动化应用[J].科学技术创新，2017（3）：196-196.

[2]苏青丽.基于办公自动化环境的电子文书档案管理研究[J].中国管理信息化，2018，v.21；No.378（12）：172-173.

[3]宋小杰.办公自动化在文书档案管理的应用研究[J].才智，2018（16）：210.