论档案管理人员培训对于效能提升的有效性

伊丽萍

摘 要：科学是第一生产力的今天，人才素质提升是档案管理效能提升的最主要手段。通过对员工的培训，能够提高员工的工作技能、工作业绩还可以增强员工对档案管理的归属感和忠诚度，从而能够促进档案管的可持续发展，确保单位在竞争中立于不败之地。

关键词：档案管理；培训；有效性

1 档案管理培训的作用

有效的档案管理培训，其实是提升档案管理综合竞争力的过程。事实上，培训的效果并不取决于受训者个人。而恰恰相反，档案管理作为一个有机体的状态，起着非常关键的作用。单位理通过各种有效的培训方式，使员工在知识、技能、行为、态度上得到不断的提升最大限度的使员工的能力素质与现任岗位或职务相匹配，进而促进员工现在和将来的工作绩效的过程。这一学习过程，一方面促使员工为满足新的工作要求不断更新知识技能，实现对现职工作的胜任。另一方面将提高员工专业素养和管理水平，为其将来从事更重要的工作、担任更高级的职务做好准备，从而实现档案管理工作的良性循环。

只有通过培训才能使员工的档案管理素质得到提升；只有通过培训才能使档案管理的意图得到贯彻；只有通过培训才能使档案管理制度得到具体落实；只有通过培训才能使档案管理形成可持续发展的优势。所以，员工的培训对于档案管理来说是具有及其重要的作用的。

2 档案管理培训存在的问题

2.1 管理层对档案管理培训工作重视程度不够

近年来，国家一直在呼吁加强员工培训，重视知识和人才。但实际工作中，尤其是国有单位档案管理培训更像运动式的：上面抓得紧，下面就多做一些；上面抓的松，下面就放一放；说起来重要，做起来次要，忙起来不要。仍没有把档案管理培训工作作为单位实现科学、和谐、长远发展的有效手段来抓；没有把档案管理培训做为增强单位核心竞争力的重要基础来抓。单位对员工的档案管理培训，仍处于“迫不得已而培训之”。培训计划即使有制定，也常处于“被修改”与“被实施”的地步

2.2 缺乏综合培训需求分析，档案管理培训课程内容缺乏系统性

这是个普遍的问题，档案管理培训产生缘由总是由于单位出了问题时，管理层才匆匆决策要求推出档案管理培训，而培训的内容也总是围绕相应问题所提出某些看起来是最迫切的需求。实际上，这是一种非常被动的模式，是一种典型的问题发生-要求培训的问题驱动模式，很少有管理者冷静的考虑：单位究竟需要在档案管理方面培训什么，为什么每次培训都只是充当马后炮？这是第一个内容缺乏系统性的表现；另外一个表现在于档案管理培训总体规划和组织混乱，不能够有效使培训内容体系性一目了然，主要原因在于缺少层次分解、合理组织。

2.3 档案管理培训内容不能有效适应单位战略和环境的变化

和其它工作一样，档案管理培训工作必须随时根据时代的变迁，单位的变更来进行调整，但是很多单位的档案管理培训工作只是一种点缀，培训部门是单位的“花瓶”，有些老职工甚至认为，没有培训部门，单位的工资、奖金、福利开支还小些，日子还好过些。大多数单位培训临时性、突击性很明显，不重视培训的实际效应。

2.4 档案管理培训工作中的相关人员职责不清，导致配合不好效率低下

许多人一提到档案管理培训，一旦出现和知识经验有关的问题，首先想到的就是组织人事部门。显然这种观念在单位里面有相当的具有代表性。但是从另外一个角度来看，负责培训的部门对于档案管理内容要求较高的科室部门知识经验方面有些勉为其难，出于这个原因，组织人事部门和相应的使用部门和职能部门需要进行清晰界定相互职责和角色，才能有效的提升档案管理培训效率。

3 提高档案管理培训效果的策略

1）单位负责人要清醒认识到档案管理提升对单位生存发展的作用，改变落后的培训理念，积极搞好档案管理的培训工作。培训不仅仅可以提高员工的技能，提高组織效率，更重要的是，它可以增强档案管理工作对员工的吸引力，提高员工对单位的归属感。为员工的长远发展着想，这有利于培养员工对组织的感情。激励员工不断提高自身的专业技术水平，提高档案管理的综合实力和适应技术发展的要求，营造积极学习的氛围，使尊重人才、渴望成才蔚然成风。

2）做档案管理工作培训需求调查，建立起系统有效的培训机制。档案管理培训是以档案管理发展战略为导向，以提高档案管理绩效为目的一项系统性工程。档案管理培训作为提升档案管理核心竞争力的战略举措，档案管理应根据实际需求，确定培训目标，对员工进行分层次的系统培训。单位必须建立一套系统的培训机制来提高员工的业务能力，这套培训机制根据不同的档案岗位类型要求，应该包含书面资料、模拟工作实践的教具、培训教师和培训时间表这四者部分或者全部。

3）检查和评估是对于培训来说尤其重要。它是通过评估检查培训的效果，归结经验和教训，发现新的培训需求，为下一轮培训提供重要依据，从而推动档案管理员工培训工作不断走向深入。培训效果的评估要有可衡量的指标，档案管理角度的评估指标可以分解为培训项目的效果和培训项目的投资回报率，员工角度的评估指标可以分解为员工自身对培训师内容的实用性及其掌握程度的评价，对培训方式、师资、环境等指标的满意度，以及对培训与自身发展及获利机会的相关程度的感知。

4）培训方式应灵活多样。档案管理工作若想实现持续发展，就必须拥有一支素质过硬的职工队伍。档案管理要不断创新培训方式，增强培训的实效性，吸引员工自觉投入到培训中。

互帮互学，形成梯次培训。以一师带多徒的模式，每人带一个学习小组。让他们工作有目标、有责任，其小组的学习成果与负责人的绩效考核挂钩。此培训模式，充分发挥了技术骨干的传帮带作用。

就地取才，设立兼职教师库。档案管理可以利用现有的技术力量成立兼职教师库，让专业技术人员及骨干人员这些土生土长的教员上台当讲师。兼职教师库要信息齐全，不仅要收录每名兼职教师的个人资料、职业资格等信息，还要规定教学计划、教案等内容，形成完备的培训信息库。

总之，任何单位理要想在市场竞争中赢得一席之地，都必须依靠员工的不断学习和进步，员工的素质将最终决定档案管理的竞争优势。所以，提升档案管理工作层次就需要向培训要效益，通过有效的培训提高员工的自觉性、积极性、创造性、能动性来增加档案管理的产出效益和组织凝聚力，为档案管理的长期战略发展培养后备力量，保持档案管理长久的市场竞争力！

注释

①若佳《提高档案管理员工培训有效性的思考》http：//www.docin.com/p-285351821.html 2010年6

②2018年度培训计划实施方案http：//wenku.baidu.com/view/4ff5eb3510661ed9ad51f3da.html

参考文献

[1]浅谈档案管理培训中存在的问题及解决方案

http：//www.boke28.com/News_75_2876.html 2010年08月17日

[2]高虎.中小档案管理如何有效开展培训工作

http：//www.chinahrd.net/talent-development/training-management/2012/1212/182234_2.html 2012-12-12

[3]杨宏.档案管理员工培训的重要性

http：//www.boke28.com/News_75_2876.html 2012-02-17

[4]程富泉.提高企业员工培训有效性的思考[J].经济师，No.256（06）：189-191.