浅谈新形势下做好人事档案管理的重要性

杜丽红 许楠楠 耿姪娟

摘 要：做好人事档案管理，可以提高档案利用率和利用价值，对促进单位管理工作效率与质量的提高具有重要意义。本文主要就新形势下做好人事档案管理的重要性做分析，并就如何顺应形势，有效做好人事档案管理进行探讨。

关键词：人事档案；管理；重要性；完善策略

人事档案记录了工作人员的受教育程度、工作经历、奖罚经历等各项最重要、最原始的信息，是组织部门与人事部门在选拔、任用干部时的重要参考资料。在人事档案管理工作中，干部人事经历是重要内容，这部分内容是在干部录用、培养与任用过程中逐渐形成的，能够反映出干部能力与素质，具有重要作用[1]。在新形势下，做好人事档案管理，对于加强党的干部队伍建设具有重要意义。

1 新形势下做好人事档案管理的重要性分析

在干部人事档案中，“三龄两历”是重要内容。“三龄两历”指的是年龄、党龄、工龄、学历以及工作经历五项内容，这五大资料是干部选拔任用、评级晋升、办理社保、退休等事项时重要的参考资料。因此，做好上述人事档案的收集、整理与管理工作，是推进各项工作顺利开展的重要基础。《党政领导干部选拔任用工作条例》中指出：党政领导干部不准涂改档案，或者在干部身份、年龄、工龄、党龄、学历、经历等方面弄虚作假。这意味着，在进行人事档案管理工作时，必须严格审查“三龄两历”等重要信息，全面确保党员干部各项人事信息的准确性、真实性与完整性[2]。首先，年龄是选拔与任用干部时的首要考虑因素，部分地方与单位将年龄作为任用干部的重要参考信息。其次，工龄是一名工作人员以工资收入作为主要或全部的生活资料来源的工作年限[3]。工龄在选拔任用干部、办理退休养老各项工作时也是必要的指标。党龄指的是党员干部自成为党员干部那天起，以一名党员的身份参加政治生活的时间，党龄是反映党员干部任职、发展的重要参考信息之一[4]。工作经历是选人用人的参考指标，是全面了解干部自从业以来的工作、生活信息，可对干部在每个阶段的聘任、提拔等情况进行了解、掌握[5]。学历信息是任用与提拔干部、职称晋升等的重要依据，必须严格审查、予以落实。只有做好日常的人事档案管理，才能保证档案的真实性。

2 新形势下人事档案管理现状

新形势下，做好人事档案管理工作，对于加强党的组织建设，促进国家发展壮大具有重要意义。但目前，人事档案管理工作还存在一些不足：

2.1 缺乏先进的工作理念

干部人事档案管理工作存在工作理念落后等问题，具体表现为：在新形势下，人事档案管理工作的重点依旧是以记录方式进行，较少涉及干部实际工作情况的材料，在一定程度上会影响干部档案的利用价值。

2.2 缺乏优秀的管理人员

人事档案管理人员是档案管理的直接实施者，其能力素质直接影响档案管理效率与质量。目前，一部分档案管理人员为非专业人员，未经专业、系统的档案专业理论学习，存在专业技能不足、工作理念落后、责任意识欠缺等问题。工作人员专业技能与专业素养的不足，会影响人事档案管理工作的质量。

2.3 缺乏科学、有效的管理方法

人事档案管理仍采用传统的资料收集与管理方法，档案管理工作效率低，效果差。档案管理人员在管理档案时常只注重检查档案的数量，很少详细审查档案内容，导致档案资料的真实性、完整性得不到保证。

3 新形势下做到人事档案管理的策略分析

3.1 优化档案管理方法

在网络与信息技术飞速发展的背景下，人事档案管理工作必须着手优化档案管理方法，科学引进各项先进的信息技术，逐步提高档案管理的信息化与自动化程度，提高人事档案管理质量与效率[6]。这就要求档案管理部门要转变工作观念，充分利用互聯网优势，完善人事档案管理网络化建设；结合现代信息技术，建立起专门的干部人事档案管理网络系统，实现电子扫描、电子存档，优化档案管理流程，提高人事档案管理效率。同时，相关部门也应结合现代信息技术，设计开发出专业的档案管理软件，从根本上提高档案的调取与管理效率。

3.2 转变人事档案管理意识

在新形势下，人事档案管理工作在加强干部队伍建设，提升党组织纯洁性等方面具有重要意义。因此，档案管理部门必须立足实际，不断创新人事档案管理意识，通过对人员的教育培训，提升对人事档案管理工作重要性的认识，按规范做好人事档案管理工作。其次，高层管理者应树立正确的人事档案管理意识，通过自身的领导力增强人事档案工作的影响力，结合当前人事档案管理现状，积极探索新思路、新方法，促进人事档案管理水平的提升。

3.3 提高管理人员能力素质

管理人员的能力、素质直接影响档案管理质量与效果，因此，在新形式下，要做好人员培养与教育工作，采取科学有效的教育培养策略，提高管理人员的专业技能与个人修养，从根本上提高干部人事档案管理工作的质量，提升人事档案利用价值。同时，人事档案管理是一项较为琐碎的工作，要求管理人员能细心、认真、详细核实各项档案信息，严格按照工作规范及要求，及时做好档案归档工作，确保档案管理的真实性、时效性。

3.4 健全档案管理制度

建立完善的人事档案管理制度，是提升人事档案管理效率与质量的重要保障。通过制定科学、规范的工作制度，督促、约束、指导人事档案管理工作有序开展。在制度的建立与完善方面，可以通过建立干部人事档案工作责任人与联络员制度，落实对人事档案管理的监督与管理工作，确保各项新产生的、应归档的材料，都能及时归档。二是制定人事档案管理规范。依照《档案法》、《干部档案工作条例》、《干部人事档案工作条例》等规章、条例相关要求，制定人事档案管理标准与规范，确保各项档案管理工作都能严格按照相关规章制度进行。

4 结语

综上所述，在新时期，做好人事档案管理，对于加强干部队伍建设和人才的培养具有重要意义。为此，档案管理部门以及档案管理工作人员必须牢固树立“四个意识”，坚持“四个自信”，创新工作理念，结合当代先进的信息技术做好干部人事档案管理工作，使人事档案的应用价值得到充分发挥。

参考文献

[1]张娜，张智皓.关于做好新形势下干部人事档案管理工作的思考[J].科技风，2019（02）：218.

[2]黄富才.人事干部档案管理工作的现状及建议[J].管理观察，2018（36）：79-80.

[3]程盼.探究新形势下人事档案管理信息化建设[J].现代国企研究，2018（22）：170.

[4]赵德海.新形势下做好档案管理工作的重要性[J].现代农业研究，2018（05）：123-124.

[5]王静.新形势下疾控系统干部人事档案管理的难点及重要性分析[J].中国管理信息化，2017，20（05）：83-84.

[6]李爽.浅谈新形势下高职院校人事档案管理[J].黑龙江史志，2013（19）：104.