大数据视野下档案业务流程再造方法研究

公君超

摘 要：本文主要概况了我国档案历年来的发展路程，深刻探究了档案业务流程重塑的涵义，并且根据互联网发展大环境下大数据的应用提出将大数据囊括在内的档案业务流程再造方法，其中涵盖了方式方法优化升级、环节简单化、流程具体化、信息化程度和员工职业素养提高，为我国档案服务进行升级改革，促进档案业务采集、分布、存储、开发全流程大数据化提供平台。

关键词：大数据；档案业务；流程再造

1 引言

随着我国在国际上越来越占据主动地位，我国的软实力发展也被提上日程，档案作为我国基础性资源，其地位日益显著。档案事业应该应对国家要求而发展，综合利用大数据、云计算、互联网+技术，为传统的档案管理工作进行供给侧改革，优化档案采集、存储、开发、服务功能，建立新型档案管理工作，满足现代社会的新型价值需求，随着档案工作部门的努力，现如今的档案业务流程再造已经取得了极大的进步，但现阶段档案业务流程还存在着许多矛盾，需要通过深刻探析大数据时代档案业务的涵义，提出应对大数据时代的流程升级措施，为国家大数据发展助力。

2 档案业务流程重塑的涵义

2.1 档案工作发展路程

由于不同时期我国的国情、综合国力、阶段要求不同，我国的档案工作发展经历了三个时期，分别是实体管理、信息管理和知识管理，这三个阶段的管理方法、管理理念、管理流程都各有不同。

实体管理一开始主要分为采集、整理、鉴定、保管、统计、利用几个环节，后来随着计算机信息技术、互联网技术的发展，档案管理工作也有了新的目标和动力，加入了检索和研发两个部分，管理方法、管理理念、管理流程方面带来的变化使得档案管理工作进入了新的阶段。

如今的档案管理工作已经进入到了大数据时代，大数据技术不断冲击着档案管理原有的管理思维、管理方法、管理流程，为适应新时代的需要，档案管理方法利用大数据思维，进行数字档案管理，精简管理流程，实现档案管理工作的供给侧改革。

2.2 探析档案业务流程重塑涵义

档案业务流程重塑的涵义起源于美国，主要内容是指对业务流程进行重新思考和修改，为企业在各方各面取得进步提供坚实基础，该概念传入我国后，档案届也根据此概念对档案管理系统进行思考、创新，我国目前对于档案业务流程重塑的探析主要分为以下几个方面：

1）探究关于档案业务流程重塑是什么、如何进行、为何进行。被学者所公认的是档案业务流程重塑应该包含管理思维、管理层级、管理内容、管理规制，面对大数据时代的要求，一是要利用信息数据化来进行档案业务流程管理；二是要提升员工的职业素养。进行档案业务流程重塑有利于档案分类更加有条理，信息提取更加便捷，更好为社会为国家服务。

2）不同行业档案业务流程重塑的迫切性。从企业档案、校园档案、环保档案几个方面都进行了档案业务流程重塑的尝试，从对管理层级、管理内容、管理思维、管理人员几个方面进行研究，得出现代环境下，档案管理数目、项目、活动之间的关系都有一些变化发生，所以档案实体阶段的档案管理方法以及不再适用了，必须进行档案业务流程重塑。

3）档案业务流程重塑的内涵。在大数据时代下，档案业务流程重塑要充分尊重用户的需求，并依次为出发点，对档案业务流程进行重新规划和修正，从大局出发，利用现代信息技术，构建技术与服务于一体的档案业务流程，促进档案业务流程稳定有力运行。

企业在档案管理过程中要将档案涉及的方方面面都记录下来，利用大数据技术，全面观察档案业务工作流程，针对流程中出现的繁琐环节进行优化，对流程重新设计，利用问题进行突破，利用创新进行驱动，不断提高档案管理工作的效率，应对公众对信息知识不断提高的要求，提升企业在社会的知名度，维护企业运作效率。由于市面上出现了很多利用信息科技技术研发的档案业务管理软件，使得档案业务管理具备了充分的大数据应用环境，推进了档案业务管理与大数据深度融合。

3 档案业务流程重塑在大数据环境下的对策研究

档案业务流程重塑就是档案管理工作响应供给侧结构性改革的落实之举，主要从档案内容，管理流程、管理方式、管理人员几个方面入手，秉持着以群众为本，以创新为动力的原则，根据档案业务管理流程存在的弊病，提高管理内容梳理效率、精简档案管理人员，将重复的工作简单化、将工作流程确实落到实处。由于员工的工作专业素养对于档案业务流程重塑起到关键性作用，所以要对员工进行培训，使员工能够熟悉档案业务流程重塑的步骤环节，应对供给侧结构性改革的要求。

3.1 减少低效率工作

由于档案工作从存在以来自带保守性特点，这使得档案管理工作效率低下，内容冗余。减少低效率工作就是要裁减掉一部分工作，使同样的人面对更少量的工作，更加全心投入工作，减少失误。

3.2 合并工作内容

将零散分布在档案管理不同部门，由不同档案管理人员负责的工作，整合成一项工作，减少传递流程，整合主要分为内容整合和工作环节整合两个方面，实现科学规划整体布局。

3.3 明确工作流程细节

工作流程细节化主要就是将原来由专人或者专业部门负责的一部分业务分散到档案管理流程的大部分环节中去，将大块的业务分解开来，使大部分人都能参与到档案工作流程管理中来。

3.4 提高信息化程度和员工工作素养

大数据应用近在眼前，档案业务管理工作只有提高信息化程度才能融入大数据的分析管理中去，大數据技术能够助推档案文件管理，档案信息存贮，档案内容备份等方面实现优化，使员工从传统的档案管理认知中跳出来，提升工作素养。

4 结语

综上所述，档案业务流程重塑即使对员工工作素养的考验，也是对档案管理流程进行改革的推动力量，对此要从整体出发，统筹规划，不同行业有不同行业的特点，要学会灵活处理，差异化对待，不能刻板形式，直接通用。

参考文献

[1]覃天.大数据背景下企业档案管理研究[D].黑龙江大学，2018.

[2]宫晓东.基于业务标准与流程创新视角的档案资源整合思路[J].档案学研究，2017（03）：65-70.

[3]贺燕，贺芸，徐敏.档案数字化工作业务流程优化[J].电脑编程技巧与维护，2017（06）：19-20+25.