初探干部人事档案管理工作的安全隐患及应对措施

刘宗慧

摘 要：干部人事档案管理是干部身份证明、学历证明、工作经历、主要人际关系、思想品质、业务水平、职位职称、工作业绩、奖惩制度等方面记录的真实情况。《干部档案工作规范》中明确说明，“干部档案管理是干部思想品质、业务水平和工作业绩的集中体现，是连续地、全面地考察掌握和认真选拔使用干部的一个重要指标。”这说明，作为企事业单位干部工作者，他们个人资料库的档案，是人事部门选拔人才的基本依据。

关键词：干部；人事档案；安全隐患；措施

在当今社会，盗取个人资料信息，进行买卖牟利的现象比比皆是。在干部人事档案管理工作过程中，常常出现安全隐患问题及机密文件泄露等问题，尤其是在互联网高度发达的今天，越来越多的核心机密信息资料的泄露，为干部人员档案管理工作起到了警示作用，让我们对干部人事档案管理过程中的各类安全保密信息泄露问题高度重视，相关工作人员在平日里就要做好干部档案资料的安全管理工作。

1 企事业单位干部档案管理工作中存在的安全隐患问题

在人事档案管理工作中，资料的组成、收集、归档、交接、档案信息化等每个具体步骤，都存在着一定程度的安全隐患问题。

1.1 在建立档案过程中的安全保密问题

干部档案的建立不是一时间的，而是需要长时间的积累[1]；它的内容也是会发生变化的，随着时间的延长，不断叠加和补充。在档案建立之初和之后不断填充的过程中，由于当事人对档案信息安全问题的忽略，个人资料很容易被某些人盗取，造成人事档案机密文件的泄露。

1.2 在档案交接过程中的安全隐患问题

档案资料的管理要和当事人的人事管理系统相互统一。当个人信息档案建立之后，要求立刻提交人事档案办公室，由工作人员整理归档，可这批材料的提交方式没有做具体相关规定，有的文件是运用网络传送到人事科；有的是通过别人转交给人事科，还有人在转交的过程中没有在信封上粘贴封条。另外，如果有些干部调离，就必须在规定的时间内将当事人的档案材料提交给新的单位，在档案信息材料转接过程中，很多人是通过快递企业或者邮局来邮寄，或者通过他人转交的，这些不规范的做法都有可能导致档案信息被他人窃取。

1.3 在档案借阅过程中的安全隐患问题

在档案具体应用过程中，一些档案馆的相关制度不完善，管理不严格，是导致信息泄露的主要原因。例如：A单位规定只要对方单位开具介绍信就可以查阅个人档案信息，而A单位的做法虽然便捷，但是在借阅过程中缺少了对当事人身份证件的登记和核查工作，这很容易增加泄密风险，这样类似的漏洞如果被不法分子利用[2]，信息资料被别人窃取后是很难找到具体当事人的，还有的单位更是走形式，拉关系，通过走后门打个电话，办事人员就允许档案查阅，连最基本的个人信息登记都没有，这是档案工作人员工作的疏漏，最终结果导致人事檔案信息的泄露。

2 干部人事档案信息的具体安全保护措施

2.1 提高信息安全防护意识，增强组织领导

干部人事档案信息的安全保护工作，不只是相关工作者的重要责任[3]，也是单位领导者职能的重要组成。为此，如果要将干部档案的安全保护工作导入组织流程，定期倾听职工汇报。相关工作人员要想办法解决档案管理工作中遇到的难题，把档案信息的安保工作和其他工作一起进行交流、讨论，做出年终工作总结和来年工作计划，对出现的问题进行大会批评，严重的更要采用法律手段解决问题。

2.2 增加理论学习，明确岗位职责

1）增加档案信息保密措施，相关单位要特别注意提升员工的保密认识。制定具体的年度培训计划，采取统一培训学习的方式，定期对工作人员进行考核，让员工们都充分意识到人事档案信息保密工作的重要性，从而进一步强化保密思想，正确的认识在平时工作中就要养成，以保证档案材料信息的安全性。

2）档案管理制度需要更加完善，这就要求单位要配备专职人员负责信息安全工作[4]，建立严格的档案管理制度，将人事档案分类、整理、收集、归档，保证各个工作环节有序进行，防止其他人员接触到档案，杜绝对个人信息进行伪造，这就要求档案馆工作人员能够严格遵守工作制度，不给他人开后门，真正做到干部人事档案信息安全化。

2.3 增加硬件设施

良好的环境设施是档案信息安全保密工作进行的必要条件。

1）单位要重点选拔综合素质高，专业技术强的人才来进行档案的管理工作[5]，上级领导要对这些职工给予生活上的照顾，让他们认真、专心地投入到干部人事档案管理工作当中去。

2）要投入更多的精力，馆长和馆员都要高度重视档案信息的日常管理，分析和解决干部人事档案管理工作中遇到的新问题，坚持做到不留一处死角、漏洞。

3）要增加资金的投入及档案馆硬件设备的投入，及时核查维护，保证人事档案信息的安全。

4）档案管理工作人员要热情服务，在接待工作中，能够迅速地为对方查询到所需要的资料信息，这就要求干部人事档案工作者要加强理论学习，提升专业技能，全面掌握档案馆的具体情况。

随着时代的发展，计算机在档案信息管理中起着重要作用，它能迅准确地查找档案资料，节省了对方的宝贝时间。

3 结束语

随着时代的发展和档案信息管理工作的现代化，档案工作者不仅需要较高的专业技能，还要善于利用计算机辅助技术来提升工作效率，重视个人综合素质的提高，热情地接待每个查询档案资料的人，作为档案馆工作人员，他们的一个微笑能胜过千言万语，给对方带来了春天般的温暖。虽然这个岗位十分平凡，但是在平凡的工作中他们一样全心全意地为人民服务，帮助每一个需要帮助的人。

参考文献

[1]孙疆燕，陈静，程超.干部人事档案管理工作的安全隐患及应对措施[J].山东档案，2017（2）.

[2]李霞.干部人事档案专项审核工作中发现的问题及解决措施[J].中国卫生人才，2017（5）：74-76.

[3]苏玲.干部人事档案管理中存在的问题及创新策略[J].中外企业家，2017（9）.

[4]夏长玉.干部人事档案管理工作的现状及完善措施[J].才智，2017（13）：269.

[5]张剑，周煜秀.国有企业干部人事档案管理中存在的问题与对策[J].经营管理者，2017（12）：301.