浅析计算机在现代档案管理中的应用

王娟娟 刘皖皖

在当前社会经济飞速发展的社会条件下，如果仍然沿用以往的档案管理模式，相信仅仅档案管理工作，企业中就需要投入大量的人力、物力、财力，并且还会因为其数据量巨大，资料繁杂，人员众多的特性，对日常的工作造成严重的影响，导致工作效率的降低。而檔案管理的信息化一旦实现，这些问题都会迎刃而解。

1 计算机档案管理模式的必要性

首先，信息化的档案管理能够实现资源共享，庞大的数据在计算机中可以实现有效的归类，如果需要翻阅档案，可以通过检索功能，而如果按照以往的方式，不仅会消耗时间，甚至给整个工作的进行造成影响。并且以往的档案管理中，档案都是以纸质的形式存在的，这种情况下，即使按照其相应的材料进行保管，但是还是会因为各种原因形成损毁，这种模式的档案管理中，档案的寿命都会比较短。而运用计算机进行档案管理工作的模式，要关人员对于档案原件的接触就会大大减少，这在一定程度上就使得档案原件的寿命得到了延长。并且还能够减少档案管理以及修复的成本。从以上方面就可以看出，档案管理实现信息化不仅能够方便使用，还能够节约成本，因此，档案管理信息化是当前社会发展的必然结果。

2 计算机应用于档案管理中存在的问题

2.1 档案信息发布与网络建设缺乏通用性

计算机在应用于档案管理工作以后，不仅能够提高档案管理的工作效率，还能够节省相应的人力资源，但是就当前我国计算机在档案管理中的应用来看，还存在一定的问题。在具体的档案管理工作中，档案信息的发布不能与网络建设实现通用。因此，针对这一问题，应该在对信息化的档案管理工作进行相关操作流程的规范。这样才能保证档案工作的高效有序进行，避免出现在传统档案管理工作中，由于档案资料的质量不一致影响档案管理工作的进行。

2.2 计算机档案管理系统单一、落后

当前，虽然已经实现了计算机档案管理模式，并且许多单位都意识到了对档案进行信息化管理的重要性，但是就当前的现状来说，计算机档案管理总体水平比较底下，管理系统也过于单一、落后，在这种情况下，实际的档案管理工作还是会出现诸多的问题，影响信息化档案管理的发展和有效推行。

2.3 计算机档案管理存在安全隐患

当前，全球都处在一个信息化的时代，互联网的开放性、共享性等特点都会导致一些不法分子对于档案信息的盗取，当前在网络中进行的众多文件的交流其保密性都得不到保证。另外，计算机网络中还存在病毒的侵袭，一个病毒就可能导致整个档案系统的瘫痪，给相关的企业、个人带来损失，但就我国现有的防火墙技术来说，对于一些黑客中的高手，并不能很好的进行控制，这就使电子档案的安全受了严重的威胁。

3 针对计算机的档案管理工作中存在问题的应对方案

3.1 规范化档案信息的发布

传统的档案管理方式最大的一个缺点，就在于其档案信息的质量良莠不齐。而计算机档案管理，不同与其的一点就在于能够更快、更方便的对档案进行管理，但是，如果档案在发布过程中没有一个相应的规范，就会造成档案资料的不一致，这样同样还是会对档案管理工作造成不便，因此在计算机档案管理工作中，对于档案信息的发布，一定要对其进行规范化，这样才能够使电子档案的质量得到保证。从而确保档案管理工作的效率。

3.2 积极开发计算要软件，完善计算机档案管理

当前由于计算机档案管理技术比较落后，因此在日常的档案管理工作中，还是会出现一些问题，影响企业相关工作的进行，要想解决这些问题，就要大力进行计算机档案管理系统相关软件的研究和开发，这样才能使计算机档案管理工作得到完善，具体可以从四个方面进行：首先，加大对计算机软件开发资金的投入，进行相应完善的计算机软件的开发，最终达到操作方便、检索等功能齐全，并且能够实现高度兼容，针对不同单位都可以使用的档案管理软件。其次，对电子档案相关规范、体系的完善，实现权责分明，保证电子档案工作高效性。另上，对于电子档案的管理工作应该有一个长期的发展规划，使其形成一套科学、系统的，高效的档案管理系统，推动电子档案管理不断的发展。最后，进行计算机档案管理人才的培训也是相当重要的，因为其管理模式的变化，相应的工作人员也需要对其进行一定的学习和了解，这样才能够更好的进行工作，并且实现对于档案的操作和维护。

3.3 健全电子档案相应的法律法规，提高档案管理人员的档案意识

电子档案的实现，对企业方来说，极大的提高了其工作效率，同时也减少了巨大的人力、物力、财力的投入。但与此同时，电子档案还是存在一些弊端，其安全性得不到保证，这就有可能对企业和个造成巨大的损失。因此，档案管理人员在工作中一定要提高自身的业务水平，和档案意识，在平时的工作中，要不断的进行自身素质的提升，学习相关的计算机档案管理知识，强化自身的综合能力，这样才能更好的对档案进行管理和运用，满足各方面的对于档案的需求，并且能够尽量的使档案的安全性得到确保。另外，从政府方面来说，对于电子档案相关法律法规的制定，也是保证电子档案安全性的一个有效措施，同是也能使电子档案的真实性得到确保。

综上，当前计算机档案管理已经在我国得到了广泛的应用，并且推动了我国档案管理工作的不断进行和完善。本文通过对当前档案管理工作实现信息化的现状进行分析，发现其在具体的工作中还存在一些问题，不过，信息化的档案管理模式已经得到了许多部门的重视，相信在相关部门的不断深化研究中，计算机档案管理工作一定会逐步得到完善。