浅谈流动人员人事档案管理信息化建设的思考

姜蔚

摘 要：当今社会发展呈现出多元化的态势，由于工作、求学等原因人口流动量在逐年提高，在速度上也逐步地提升。数量和速度上的变化也加大了政府的管理压力，为政府的人事档案管理工作增添了不同的问题。传统的流动人员人事档案管理信息化难以适应人口流动的变化，运用传统的工作模式的情况下突出问题层出不穷。因此，加快流动人员人事档案管理信息化建设愈发地成为人事部门的主要工作目标。本文简要分析了我国流动人员人事档案管理工作的发展现状，并对此提出一些思考。

关键词：流动人员；人事档案管理；信息化建设；现状；建设

随着国家社会经济发展，人们为了追求更高质量的生活或者寻找更加适合自己发展的就业机会，流动人口的数量呈现上升趋势，流动人口的人事档案管理工作显得极为重要。人事档案基本上就相当于一个人的历史记录，包含了该人员经历过程中的学历、学业表现、工作表现、奖励处罚等重要的信息。这些信息也成为单位在选择吸纳人才时的重要参考。因此，人事档案直接关系到个人、集体的利益，其保管务必做到安全。但传统的流动人员的人事档案管理工作已经难以满足工作上的情况和社会需求。结合智能时代，对流动人员的人事档案采用信息化管理能够在一定程度上弥补传统管理模式中的不足。

1 流动人员人事档案目前管理情况

1.1 流动人员人事档案管理重视程度低，意识差

对于流动人员的人事档案管理工作方法以及制度，国家的相关文件中有着明确的规定，同时规定了应该负责这项工作的主要部门。但是在实际工作运行中，多数人对国家政策的重视程度不高，在政策的解读上有一定程度的欠缺，了解不够，另一方面收到经济利益的影响，一些没有经过授权的部门，非法接收流动人员的人事档案。也有部分人员不将档案放在存放单位，而是自行保管本人档案。多种因素的影响下导致流动人员的人事档案时而发生丢失的情况，甚至信息作假、空白等。这样的人事档案无法发挥其档案本身的作用，不能够成为个人的以往经验记录，不能做到真实地反映个人工作变动情况。

1.2 对流动人员的档案管理工作不具备统一的参照标准

当人事档案管理工作具备一定的标准时，人事档案便能够较为容易地发挥其本身的价值，也有利于不同单位之间的资源共享。而就目前的流动人员人事档案管理工作情况来看，仍然有很多单位选择纸质存放和管理的工作，不仅工作效率低下，也不利于人事档案的长期保存。纸质的人事档案拆封、填写信息、保存等都加大了工作压力，使工作程序更加繁琐。同时，纸质档案如果存放不当，则容易造成丢失，给管理单位的工作和本人都会带来不便。由于流动人员的人事档案管理缺乏一定的统一标准，导致档案的来源较为分散凌乱，也加大了统一标准的难度。

1.3 流动人员的人事档案管理工作实效性低

由于大多数的流动人员人事档案采取纸质管理方式，一些人在工作变动之后，或者是出国出境等工作以后，人事档案的转移等的程序都比较繁琐，流动人员的人事档案难以做到及时地与人员的工作保持一致，中间会有时间上的差距，很多的工作信息可能会得不到及时地更新变动，这也就会对档案的实效性自以及工作人员的信息更新产生一定的负面影响。

2 流动人员人事档案管理采用信息化建设途径思考

2.1 建立健全人事档案的数据信息系统

要实现流动人员人事档案管理信息化建设，首先要将流动人员的人事档案做好数据统计，并将其收录在统一、安全的数据库中，建设能够实时更新、维护的数据库系统，便于负责管理相关人事档案的工作部门在后期的查找以及对新的人事档案的录入工作，同时也便于实现信息共享，促进人才资源的流动。这种大型数据库的建设能够在各省市资料通用，为流动人员人事档案的信息化管理奠定基础，提升人事档案管理工作的效率，降低人事档案管理工作的复杂程度。同时，将流动人员的人事档案作为电子信息录入系统中，能够有效地保护信息数据，减少档案丢失情况。人事档案管理既能为工作单位提供有力的人才保障，同时也是人力资源管理工作的重要组成部分。由于人事档案管理内容非常多，具有一定的复杂性，因此需要借助信息技术手段进行管理。在当前精细化管理理念提出的背景下，人事档案管理可以与精细化管理理念有效结合，不仅能够严格有效落实档案管理的基本目标，而且能够保证人事档案管理体系构建的完善性和有效性。[1]

2.2 加快建设网络联动，及时更新统计信息

在相关数据库的建设下，流动人员的人事档案能够进行迅速地查询，也便于工作单位对数据进行统计分析，但当需要流动人员人事档案中的鉴定及考核等信息时，数据库的使用有一定的局限性。鉴于此，可以将美国微缩技术运用于数据库的信息管理中，能够进一步完善人事档案的管理工作。另外，在技术层面要加强数据网络之间的联系，将先进技术融入到数据库的建设中，加强网络之间的联系，实现人力资源信息共享，从而也能够提高流动人员人事档案管理信息化工作的效率。

2.3 完善流动人员人事档案管理信息化建设的法律制度

人事档案是相关人员的重要个人信息，对于求职、晋升、出国等都具备不同凡响的意义，是一个人前期工作经验的记录。因此，人事档案的管理工作需要严肃认真，确保安全性。为此，流动人员人事档案信息化管理应当加强法律制度建设，对人事档案的管理工作进行有制度设施的规范。相关部门必须按照法律制度的要求进行对档案管理工作的监督，加强监管力度，通过科学合理的方式管理人事档案。加强对相关工作人员的培训力度，提高其业务水平，提高整体的工作质量。数字信息化应用于人事档案管理優点很多，但也存在一定弊端，比如系统受到病毒侵袭、软件存在漏洞等。所以要做好相关安全防护工作，对相关人才定期开展培训，增强其安全意识，加强对网络安全的认知度。[2]

3 小结

人事档案是人力资源管理过程中的重要资料，提高档案管理质量，使其充分发挥价值，就必须逐步推进流动人口人事档案信息化建设，创新管理模式在人力资源管理视角下，进行流动人口人事档案信息化建设，能够实现高效优质的管理，显著地提高了工作效率和精确性。[3]

参考文献

[1]崔雨晴.以信息化建设推动医院人事档案精细化管理[J].信息与电脑（理论版），2019，02：03.

[2]陈慧.数字信息化在医院人事档案管理中应用分析[J].中国卫生标准管理，2019，02：03.

[3]钱艳艳.人力资源管理视角下的高校人事档案信息化建设[J].管理观察，2019，01：03.