档案规范化管理与信息服务的策略探讨

孙翠玉

摘 要：档案管理工作任务量大、复杂程度高、枯燥乏味，这就要求管理工作人员必须秉持认真复杂的工作态度，全方位确保档案完整性、规范化。在全面分析档案管理现状的前提下，针对性地提出档案规范化管理的措施，并较好地提升档案公共信息服务的能力，提升档案管理工作的社会影响力和认同度。

关键词：档案规范化管理；信息服务；策略

档案管理规范化研究是为了进一步推动档案管理部门各项工作的开展，提高档案信息资料的价值和优势，使其更好的为内部工作服务。单位内部管理者要从单位实际情况出发，明确档案管理的重要性，通过完善内部管理体制、优化管理方法，促进档案管理规范化的实施。

1 档案规范化管理问题

1.1 对档案规范化管理重视程度不够，缺乏科学全面认识

虽然国家各层级对档案规范化管理提出了具体的规定和要求，但在实际执行过程中，一些单位对档案规范化管理重视程度依然不够，没有将档案规范化管理纳入单位一项重要的管理基础工作来加强规划、部署和落实，仅仅停留在口头上、口号上或制度层面，档案规范化管理缺乏科学的认知，对如何加强档案管理才能提高规范化水平没有拿出有效的措施和办法。由于档案管理本身是一项长期性、系统性和基础性的工程，需要档案管理人员加强日常管理，熟悉基本的要求，并结合实际制定完善的档案规范化管理计划和具体实施步骤，加强责任落实和监督，才能更好地确保档案规范化管理进程有序推进。实际上由于他们本身技术和能力有限，长期从事档案工作容易产生烦躁等情绪，所以，势必会对档案规范化管理进程和质量产生一定的影响。

1.2 档案规范化管理制度不健全，监督贯彻不到位

一方面在制度方面不健全，内容比较单一，管理范围比较局限。另一方面在归档立卷制度贯彻等方面不严格，往往各部门根据自己的情况进行整体立卷，缺乏统一的标准，文书档案、电子档案以及实物档案等方面基础建设不牢固，很多资料缺失，不同的专职档案人员发生岗位变动，交接不顺畅，从而影响宏观管理水平。此外档案利用程序比较繁琐，信息化管理程度较低，影响使用效率。

1.3 信息化程度不高

在档案规范化管理的过程中，尽管计算机设备和技术得到了广泛的应用，然而由于档案管理的信息化建设还起步较晚，受到基础设施设备、人员素质、思想观念等方面的限制和制约，导致档案规范化管理的信息化程度不高，局限于档案资料的信息化采集、存储等，而缺乏对档案信息资源的深度挖掘、开发和服务利用，导致档案规范化管理效率低下。

2 档案规范化管理与信息服务的策略

2.1 构建完善的档案管理体系

只有构建完善的档案管理体系才能更好的促进档案管理工作的规范化。每个企事业单位都有不同的经营模式，其形成的档案资料不管是在内容上还是形式上都会有所差异。因此，在实施档案管理的过程中，应构建完善的档案管理体系，使档案管理工作更加规范化。第一，应根据国家相关规定，不断创新原有的档案管理体系，并将其有效落实到具体流程中去。第二，应对档案文字的书写工作给予高度重视，墨水顏色必须严格按照标准进行选定。第三，应详细记录档案信息，从而提高档案信息的利用率。第四，努力做好档案管理工作，避免出现随意修改档案信息的情况。第五，对一些重要文件，应严加防护，避免意外情况的发生。第六，加强档案管理工作人员的行为规范，一旦违规，必须加以严惩。

2.2 科学制定档案规范化管理的发展规划

1）坚持档案工作必要投入。没有现代化的档案管理设备，加快档案信息化建设进程、实现档案规范化管理只能是纸上谈兵。必须认识到档案工作的发展要与社会发展同步，要与办公自动化水平的提高相协调，配置档案管理信息化所必要的基础实施是实现的档案管理现代化建设的必要条件。

2）坚持推行文档一体化建设。要树立现行文件系统与档案管理系统同步进行的建设理念，实现现行文件和档案管理不同阶段文献信息资源的共享和交换，减少数据的重复输入，规范各系统的数据接口。同时将纸质档案的流程作业程序，按照简化、科学、合理的原则，设计电子档案流程作业。

3）坚持实施档案网络化工程。档案仅仅保存在档案馆（室），是起不到它应有的作用的。如何用档案来服务社会才是档案工作的本质。要坚持在档案应用上下功夫，建立电子档案，开发档案网站，推进档案网络化、信息化建设，用强大的信息资源为社会提供更加方便快捷的服务。

2.3 创新档案信息服务方法

1）树立档案信息服务意识。要树立用户至上的档案信息服务理念，基于档案信息服务对象的需求，进行动态、全方位的档案信息服务，以服务对象的需求作为档案信息服务的首要前提，为提升档案信息服务水平奠定思想基础。鉴于此，档案管理部门首先需要优化档案挂那里规章制度，按照相应的标准对档案信息化进行处理和管理。与此同时，根据档案信息服务意识的要求，管理部门还需要对工作人员相关业务能力与服务水平进行系统综合地培训。

2）推进文档一体化建设。要依循“存量数字化、增量电子化”的理念，全力推进档案全文数字化、文档一体化的建设，简化档案信息利用的审批权限，优化档案利用环节，更好地优化档案利用水平，高效地服务档案需求用户。在文档一体化建设过程中，工作人员首先可以根据相应档案管理规范的具体要求与当前档案实际保存情况相结合，选取合适的档案规范化手法，采取相应的单套制或者双套制来保障档案归档过程中的安全性。

3）创新移动终端环境下的档案信息服务。要树立以用定采、以用定服的理念，创新应用电子信息、终端应用、大数据、云计算等基础技术，利用移动终端的交互性延展性，拓宽档案信息服务的载体形式，并推进档案信息的电子化认证体系建设，实现档案信息服务流程的再造和重构，为需求用户提供快捷便利的档案信息服务。同时，要建构合理有效的档案信息服务安全网，加强对档案信息的筛选和分类，加强涉密信息联网的风险防控。另外，还要推进档案信息服务机制的协同建设，要形成各系统、各部门之间的沟通协调机制、畅通交流与协作渠道，突破档案信息服务壁垒，实现档案信息资源的多点共享和互为印证，更好地提升档案信息资源整合和服务的个性化。

2.4 强化档案信息资源的优化配置

1）明确档案信息资源优化配置的目标定位。要注重对档案信息资源需求对象的细分，明晰档案信息资源需求的用户对象、方式、范围等，并分析档案信息资源的其他属性，使之能够满足各类档案用户的需求。

2）注重档案信息资源的市场优化配置。要建立健全市场需求导向的供求机制，关注档案信息市场的供求变化，考虑资源类型、用户主体、组织机构等因素，确保档案信息资源与市场需求相契合。同时，还要建立健全档案信息资源市场化配置运行机制，实现对档案信息资源优化配置的宏观引领和规划协调。另外，还要注重对特色档案、综合档案、专业档案的整合，使各类档案信息资源能够优势互补、信息共享，最大化地体现档案的利用价值。

3 结语

综上所述，档案管理工作要顺应时代的要求，加强档案的规范化管理和建设，在分析档案规范化管理现状的基础上，切实提出档案规范化管理的提升措施，树立档案规范化管理的观念，整合和优化配置档案信息资源，更好地发挥档案信息服务的价值和效能。

参考文献

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