档案管理促进机关单位工作的重要性分析

阚敏

摘 要：当代社会是一个网络化时代，档案管理工作的实施也同样应用进了网络化技术，在机关单位工作过程中，档案管理起到了非常重要的作用。机关单位也在不知不觉中推动着档案管理工作的发展，其这样做的目的，也是满足自身发展的内在需求，本文就围绕档案管理在促进机关单位工作的重要性进行分析，供参考。

关键词：档案管理；机关单位工作；重要性

档案管理工作本身就有着比较强的技术性和针对性，在时间方面也有着较大的跨越性，在机关单位发展的历程中，起到了非常重要的作用，在新的历史时期，机关单位在迎接改革新契机的同时，也必须不断的推动和促进档案管理工作的发展。如今，我国很多机关单位几乎都在推动档案管理，虽然在一定程度上提高了管理的质量，但是，不得不承认的是，档案管理在专业化和标准化方面仍然欠缺，在机关单位工作中的重要性也被逐渐淡化了。因此，在新形势之下，怎样才能够立足于新的发展环境、如何适应新时期的要求，成为了机关单位工作时必须解决的问题。

1 档案管理在促进机关单位工作中的重要性

1.1 为单位工作查考提供了依据

档案管理有着长期性和系统性的特点，在完善的档案管理工作的同时，也在极大程度上给机关单位的发展提供了重要依据。一方面，档案管理当中记载了机关单位当中所有职员的信息资料，以及企业发展至今的历程，可以给单位未来的转型和改革奠定稳定的基础。另一方面，档案管理相当于是机关单位在实践期间的产物，里面包含了当事人的签名、指纹、手稿等等一切有关信息，这些资料都可以作为机关单位未来发展的依据，在查考的时候能够起到非常直接的作用。所以，在机关单位发展的过程当中，是离不开档案管理的。

1.2 其是单位深化内控改革的重要内容

机关单位要想深化内控管理改革，就必须经过档案管理部门，首先，档案管理工作的信息化，在直接意义上加快了机关单位现代化信息的建设，给内控改革创造了非常好的条件。其次，档案管理工作给单位内控管理提供了非常准确的凭证，在今后单位工作方法的改革上，起到了推动和夯实的意义。

1.3 给文书资料管理创造了条件

文书资料管理是机关单位档案管理的作用内容之一，机关单位在加强档案管理的同时，也相当于是强化了文书的管理力度。通过对文书进行管理，可以在更大范围上利用档案资料，提升单位内控管理的质量和效果。

2 机关单位工作中档案管理存在的问题

2.1 落实不到位、缺乏管理

在实际的工作过程当中，机关单位中档案管理工作并没有受到太多的重视，往往处于冷遇，很多机关单位都没有建立起来专门的档案管理工作室。并且，单位领导在档案管理工作当中，也没有准确的意识性，假如领导都没有意识，那么下层员工就更不能拥有职业规范，这样一来，就会导致其缺乏一定的一致性和统一性。

2.2 档案管理人员工作素质较低

档案管理是一项对专业性知识和工作能力比较高的工作，它要求管理人员必须拥有极高的专业能力、业务能力以及职业道德。然而，从目前我国机关单位的管理现状来看，还普遍欠缺。一方面，很多档案管理人员并不是专业教育出身的，很多都只是兼职，这样的管理，势必不能做到规范化和标准化。另一方面，管理人员缺乏信息技术知识，在短时间内没有办法适应工作环境，在工作时总是出现差错，最终造成了非常严重的后果，这些都是应当解决的问题。

2.3 档案管理设备陈旧

档案管理的结果如何直接和设备有着密切的关系，假如设备都不先进，不能做到与时俱进，最终的管理结果自然也是不尽人意的，而机关单位的档案管理工作正面临着这一现状。档案管理讲究的是信息化和技术化，对于硬件设备的要求是非常高的，很多领导认为，要想实现自动化就只是购置几台计算机的事情，这样的思想导致了管理结果的不合理。

3 档案管理如何促进机关单位的发展

3.1 完善档案管理制度、提升管理效率

机关单位档案管理工作是否可以全面的展开，和管理制度有着很大的关系，所谓无规矩不成方圆，在机关单位中，很多领导和工作人员都不能具备很好的工作意识，就是因为缺少制度的约束。因此，单位必须构建一套完善的档案管理制度，要求管理人员在岗期间应当遵守工作原则，尽心尽职的完成自己的工作，全力保障单位档案的安全。其次，在规章制度的落实上，也必须深入管理部门，将责任层层落实，让制度起到约束和制约的作用。为了可以在真正意义上促进机关单位的发展，档案管理工作部门和相关人员必须强化责任意识，将工作彻底贯彻到根源上，各个单位也应当在此基础之上，加强对档案管理工作的监督，创新和改善制度条件，提升档案管理效率。

3.2 推动档案管理的信息化进程、改善管理环境

目前，虽然机关单位已经引入了计算机管理，但是，从整体上来说，还不够全面，信息化进程仍然需要推动，在新时期，机关单位必须要优化自己的管理思想观念，不要以为信息化就是几台计算机那么简单，更多的是要做到管理方法、管理效率上的创新。首先，必须要提升档案管理人员的职业素质，不仅需要拥有专业的知识业务能力，还必须拥有较强的计算机操作能力，这是信息化进程发展的一大重要组成部分。假如工作人员不具备任何的计算机操作能力，是不可能在工作的时候完成任务的，就更别提管理质量了，因此，机关单位在招聘的时候，就应当将知识业务能力和计算机操作能力当成是聘用的条件之一。同时，还要通过培训和考试等方法来提升现有管理人员的专业性能力。

3.3 强化档案管理服务、提升利用价值

为了能够更好的展现出档案管理的重要性，机关单位必须在一定程度上强化档案管理服务质量，这是提升档案使用价值的重中之重，机关单位首先要做的就是转变观点，以服务当成是导向实施管理。其次，是要强化档案资料的再次利用，单位在整理档案的同时，还必须保证档案的完整性，因为这些资料都可以给单位的发展提供有力的依据。

4 结束语

档案管理在机关单位当中的作用有着很多，除了可以为单位工作查考提供了依据，还是单位深化内控改革的重要内容，因此，在机关单位后续的发展中，必须将目前存在的问题进行改革和深造，从而为机关单位和档案管理部门的共同发展奠定稳定且扎实的基础。

参考文献

[1]巩志芳.努力当好国家档案局机关档案工作的“排头兵”[N].中国档案报，2018-11-19（003）.

[2]丁德勝.促进机关档案工作变革、转型、升级[N].中国档案报，2018-07-19（003）.

[3]刘淑华.加强机关党的建设引领成都档案事业发展[N].中国档案报，2018-04-19（003）.

[4]马志伟.激发机关档案工作“内生动力”[N].中国档案报，2018-04-02（003）.

[5]周燕华.检察机关档案信息化建设思考[N].江苏法制报，2017-11-09（00C）.

[6]宋传新.加强和改进基层检察机关档案管理工作之我见[N].江苏法制报，2016-09-26（00C）.