基于合同管理的轨道交通工程档案完整性管理机制初探

梁齐玉冰

摘 要：轨道交通项目具有投资大，建设周期长，参与单位多的特点。其中，轨道交通工程档案的数量巨大，如何保证档案收集和整理的质量，形成档案完整性的客观评价标准，对轨道交通项目档案管理来说具有重要意义。本文从地铁项目档案管理的实践经验出发，提出了解决这一问题的初步方案。

关键词：轨道交通工程档案；合同管理；完整性；机制

在轨道交通建设中，竣工档案起着至关重要的作用。它不仅是工程监理、验收的基础，也是工程改造扩建和后期质量的重要凭证，这是整个轨道交通项目的真实记录。中国轨道交通建设正处于快速发展时期，竣工档案的收集、整理、归档工作也被列为轨道交通企业管理的重要组成部分。然而，由于轨道交通工程是一个非常复杂的系统工程，在施工中涉及的单位很多，规模较大，施工周期相对较长，将涉及到大量不同种类的竣工档案，如何提高大量的档案管理已成为轨道交通管理的重点。

1 轨道交通项目档案完整性管理的合同管理流程

在轨道交通项目档案管理中，一是由合同管理部门签订的合同总帐，即项目公司合同管理部门按照年度和工程合同的规定，其中包含项目公司建设单位签署的最完整的合同项目；二是合同管理文件从合同管理部门转移到档案部门，即合同管理部门。根据管理要求移交给档案部门的合同文件逐项详细说明；三、由档案部门安排的合同档案，即档案管理部门根据档案资料整理的档案。四是档案管理部门备案，合同授予方法包括招标、竞争谈判、单源采购或直接采购。在合同授予過程中，档案账户是档案部门从合同采购项目到合同签订过程中所收到的各类文件资料的归档；五是合同履约记录，即收到的合同文件。合同部根据合同规定和规范，以及在履行合同过程中产生的文件和材料，包括已安排和形成的各种文件，建设监理工作中的咨询服务和文件结果；六、合同管理部门签订的合同清单，即重点工程财务审计部门结算项目清单；七是档案结算会计档案，由财政部和审计部签订的工程结算材料，或者由施工单位内部完成的工程结算材料。

2 轨道交通档案管理存在的问题

从大多数轨道交通建设过程中档案管理的发展来看，企业档案管理意识不断增强，档案工作正逐渐引起人们的关注。然而，档案工作的重要性较低，对档案设施的财政投入较为苛刻，档案部门及其岗位被编纂，传统档案管理观念根深蒂固，稀缺性已成为制约档案管理的瓶颈。目前，轨道交通项目档案管理存在一些共性问题，主要表现在以下几个方面：

2.1 档案工作的重要性是不够

目前，大多数单位只重视工程建设和工程质量。工程档案的管理观念滞后，档案的价值尚未得到充分挖掘和认识。一些管理人员忽视了工程档案的法律法规。一方面，知识的落后导致他们的思想模式处于一个不可忽视的层次。另一方面，有一个短视的想法，在工程文件中没有太多的好处。事实上，工程档案的作用是巨大的，档案本身就是整个工程承载力和价值的体现。

2.2 没有建立统一、统一的工程档案

初步建立了轨道交通建设标准化管理体系，相关标准体系大多以实例为依据，没有建立符合国家和地方标准的档案管理体系，适合自身发展。他们没有按照档案管理的标准和要求进行工作，他们根据自己的习惯进行管理，导致他们的管理权利和责任不清楚，以及收集范围不全、文件损坏或遗失等一系列问题。

2.3 工程文件的收集和管理工作尚未完成

一方面，工程档案管理工作不能满足工程技术人员和工程管理人员的要求。工程档案系统不可能及时纳入项目管理体系。该系统不能保证工程档案管理工作的实施。另一方面，档案管理不能掌握单位、分支机构和子项目。施工规模和时间节点无法制定出合理的管理任务。一些工程文件分散在用户之间，当项目完成时，完成的信息不完整。

2.4 档案管理人员的素质不够

一些参与单位对档案工作不重视。为了降低成本，他们没有在建筑工地上建造特殊的文件，也没有全职档案管理员，档案管理部门由于需求而临时建置，大多是兼职或临时派遣人员，往往在项目结束时，大部分被疏散到新岗位。这种暂时的性质会引起一些问题。非专业文件管理人员没有经过档案专业人员的培训，对工程文件没有相应的理解和管理意识，数据管理器甚至文件存储位置频繁变化。新手对原始数据不熟悉，没有应急处理方案，而且切换程序也不完善，这可能会使原始记录遭受损失。

2.5 文件内容不完整

在轨道交通运营中，施工文件和竣工图使用频率较高。其中有些公司是不完整的，有些施工记录没有归档，如隐蔽记录、各种材料的质量报告等，竣工图的修改不到位，导致竣工图与实际工程不符。另外，我们只重视档案中的纸质文献的收集，而忽视了其他类型的电子视听档案的收集。在仅有的几张照片文件中，只有在完成了照片的制作之后，以及在工程建设之前缺少原始的照片，这些都给以后的操作和维护带来了困难。

3 轨道交通项目合同管理完整性管理对策

具体措施如下：一是将合同管理部门签订的合同文件与合同管理部门移交档案部门的合同文件进行比较，掌握合同管理部门签订的合同与移交档案部门的合同的区别，确保本单位签订的各类合同全部移交档案部门；二是合同管理部门将档案移交档案部门。档案部门整理的合同文件和档案，应当保证档案部门在归档整理过程中收集的合同的完整性。三是对档案部门完成的合同档案和合同授予过程档案进行比较，掌握归档采购合同与其他采购合同的区别，确保各类合同的采购，保证在此过程中的文件全部归档；四是对归档合同记录与合同履行成果进行比较，掌握各参建单位的归档情况，确保勘察、设计、施工、监理、咨询成果的完整性；五是对档案合同的差异性进行比较。抓好政府和合同结算项目，掌握合同结算工作的进展情况，并督促试行，及时总结工程结算信息；六是合同档案与合同结算资料的比较，掌握合同结算资料的归档情况，督促非归档合同结算资料及时归档。

通过以上与合同档案的综合比较，档案部门能够对轨道交通工程档案的归档情况有一个清晰的认识，更重要的是能够将未归档的档案底层牢记在心，以便及时归档。为了做好这项工作，我们要注意以下几点：第一，在工程发包、工程验收、合同支付和结算的项目管理中，必须考虑档案工作，把档案工作作为一个重要环节，把档案工作纳入施工管理的相关环节，保证工程的质量；第二，档案工作不仅是档案管理员的工作，以上核查要求建设单位有关专业部门积极配合，只有树立全员档案意识，各部门和全体员工的参与，才能真正做好项目档案管理工作。第三，以上综合比较应以项目管理和建设全过程为基础，每六个月或至少每年建立一个定期核查机制作为验证工作，直到项目的所有合同都结束。

4 结束语

加强竣工档案管理是轨道交通管理的重中之重，涉及建设单位、监理单位等各类参建企业。要保证竣工档案管理的有效完成，就必须不断加强参建各方的档案管理水平，使验收工作顺利完成，避免浪费人力物力，进一步促进我国轨道交通的快速发展。

参考文献

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