浅谈档案信息化建设与档案管理研究

王蕾

摘 要：对于事业单位而言，档案信息化建设水平将直接影响其能否可持续发展。在本文中，笔者对档案信息化建设所涉及到的工作内容进行介绍，总结其存在的问题，并提出了加强档案信息化建设的有效路径。

关键词：档案信息化建设；档案管理；数据库建设

1 档案信息化建设相关的工作内容

1.1 档案信息资源建设

从实际情况看，档案信息资源建设具体包括档案全文数据库建设、多媒体数据库建设等。为了提高电子文件管理的规范化程度，有必要积极改革传统档案管理，持续提高档案信息资源的利用程度，令档案信息资源有更多的种类，能够满足不同用户的使用需求。

1.2 基础设施建设

对于档案信息化建设工作而言，软硬件基础设施是不可或缺的前提条件，是开发与利用档案信息的关键。做好基础设施建设工作，能够令档案信息得到充分交换，这对资源共享具有深远意义。

1.3 标准化建设

在实现档案信息化建设目标的过程中，相关部门应加大标准化建设力度，规范各项工作流程，比方说查询档案信息资源、管理及应用档案信息资源等。这些均需要被明确规定，只有这样，电子档案管理的规范化程度才能够得到提升。

2 档案信息化建设存在的不足之处

2.1 数据的异构性

通常，档案馆内的电子档案来自多方面，这些单位自有的数据库间存在巨大的差异。这导致电子档案在内部结构、属性等方面都存在显著不同。这些异构性突出的数据给档案管理的信息化建设工作带来不小的挑战。

2.2 分散性突出

在档案管理的过程中，同一种类的档案往往散落在不同部门。档案馆是信息资源的所有者，在信息量日益庞大的情况下，如何有效地应用与管理信息、深挖与筛选信息成为了难点。为了充分彰显档案的价值，其必须要妥善保管好档案实体。比方说，建设局和税务局都有大量的财务报表，在单位移交中也有很多财务报表，这会导致入馆时信息重复，部分数据资料是相同的。档案馆在判断档案价值的过程中往往掺杂一定的主观意识，最终的判断结果并不是特别准确，仅仅为主观、客观转化与调和的结果。

3 电子文件鉴定方面存在矛盾

在我國各项改革工作不断深化的过程中，电子文件鉴定也不断创新。当前，电子文件鉴定有了新的表现形式，加之电子文件出现，令部分档案在鉴定价值时出现矛盾。在进行档案鉴定的时候，需要在文件转换前就开始。从某种程度上讲，这相当于令文件档案鉴定工作前置。针对此，有必要在电子文件形成之前而进行鉴定，设置相应的鉴定环境，由系统直接截获电子文件，并展开鉴定工作。相关部门应在这一环节中加大控制力度，杜绝因恶意或无意的删改而造成的信息失真情况出现。这一能够令有价值的档案文件得到充分的保护，令其真实性得到保证。

4 优化档案信息化建设与档案管理工作的有效路径

4.1 做好档案管理的数字化建设工作

在实现资源共享这一目的的过程中，相关部门应重点做好资源建设工作。资源建设工作是档案工作开展的重要前提。当前，从我国信息化建设的实际情况来看，档案管理工作的关键是提高资源的共享程度与数字化程度。在实际操作中，可从如下几方面入手：一是稳步提高档案管理的数字化水平。基于各项原则，健全工作方案，做好监管工作，改善档案管理的数字化状况。相关部门应从用户的日常需求入手，持续优化文件目录，投入更多的人力与物力。此外，相关部门还应该健全纸质档案与电子档案的管理，令两方面有机结合起来，构建起双归档管理模式。针对部分图片类文件，应基于现有的存储制度而加以保管，令其能够实现全文检索。二是采取多种措施提升档案资源的贡献程度。在实际操作中，相关部门应严格依照国家政策与法律要求，构建起高效的档案新管理体系，并持续优化这一体系。在该体系之下，有关部门应将办公应用体系与管理体系充分融合起来，从而令信息更合理地生成、分类与归档等。档案管理部门应当遵循先易后难的原则，认真履行各项职责，借助条块结合的办法，令档案资源能够及时更新，健全档案信息系统的文件目录，从而全面提高档案管理的信息化程度。

4.2 改善档案信息化的工作体系

在档案信息化工作之中，工作系统发挥着极为关键的作用。这种情况下，相关部门必须先对档案信息化的工作系统进行革新。一是构建起合理的管理机制。管理机制应当是明确的，能够为整个工作系统的运行而提供必要的保障。相关部门应采取有效的档案管理办法，制定出合理的电子档案管理制度，提高各个部门的协作程度，共同提升电子档案管理水平。二是相关部门应严格遵照国家政策及相关法规而开展工作，另外其还应当重视行政管理职能，在工作中引入科学的办法，提高信息技术的应用程度，以此来改善各个部门的配合程度，从而构建起完善的合作系统。三是进一步完善各项法律与法规。项目部门应做好立法工作，令档案信息化建设工作有章可循。完善的法律法规能够令档案管理工作更具科学性。比方说相关工作人员应当就信息化建设工作而展开策划工作，健全各项工作的目标，明确相应的职责，落实责任制度，建立起绩效评价体系，从而保证整个档案信息化建设工作能够稳步开展。

4.3 加强档案信息服务手段的创新

之所以要开展档案信息化建设工作，根本目的是改善档案资源的使用效率，令档案资源充分发挥价值。针对此，相关部门应构建起完善的信息体系，令用户能够借助终端操作系统而查阅所需要的信息。在服务方面，相关部门应对服务手段进行创新，建立其高效的档案信息网上公平评估系统。各级档案部门应有效对接，实现信息资源的共享，并运用多种手段而有效整合信息资源，令一站式信息查阅功能得以实现。

5 结束语

档案管理具有一定的复杂性。现阶段信息化是档案管理的重要发展方向。本文从当前档案信息化建设的相关工作内容入手，指出了相关部门应做好档案管理的数字化建设工作，改善档案信息化的工作体系，加强档案信息服务手段的创新，从而全面提升档案的信息化水平，令档案资源的价值得到最大限度的发挥。

参考文献

[1]李怡嵩.档案信息化建设与档案管理探讨[J].卷宗，2019，9（1）：92.

[2]牛永爱.关于档案信息化建设与档案管理的探索[J].卷宗，2019，9（3）：3.