煤炭物资供应及采购管理的现状和策略

张计荣

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【摘要】物资供应及采购管理工作在煤炭企业管理中有着重要地位，对企业的生产经营和投资成本起着非常重要的作用。当前，煤炭市场需求回暖，产能严重过剩问题虽然已得到一定程度的控制，煤炭价格维持在合理区间，然而煤炭企业之间的竞争日益白热化。最大限度地削减成本，提高竞争力，成为煤企脱困的途径之一。因此，加强物资供应及采购管理，优化完善物资供应流程，对煤炭企业具有重要的现实意义。

【关键词】煤炭 物资供应 采购管理

一、当前煤炭物资供应及采购管理现状

在供应链管理中，供应商管理属于上游环节，作为煤炭企业，物资采购管理的重点工作应该放在如何与供应商进行业务交易活动上，采购人员应该从多个供应商中挑选一个价格最低的供应商来与其签订合同。而煤炭企业物资采购管理的模式中，需求方与供应方的关系大多是临时性的买卖关系，并且双方之间的竞争博弈关系大于合作共赢。因为缺少协调与合作，业务人员将时间大多用在与供应商沟通解决琐碎问题上，从而缺少时间来做长期性工作，这就增加了企业在人力资源上的投入。并且这种双方缺乏合作的现象使企业在工作中增加了许多不确定性的风险。鉴于采购方与供应商在信息沟通方面缺少及时的反馈，因此当市场需求发生变化时，供应方已有的订货合同不能轻意改变，导致采购一方出现的问题是：需求减少而库存增加的情况，使得库存管理难度增大，库存占用企业较大资金;在需求增加时库存却很少，急需采购方重新订货，有时甚至影响企业正常生产经营，因此造成成本的投入加大。出现这种情况的根本原因是供应商对需求方的信息没有及时更新，同时需求方对供应商的服务能力不太了解，造成供应商响应需求变化的能力不够。

二、煤炭物资供应及采购管理策略

（一）优化询价方式

将传真询价方式改为网络询价方式。可将人力资源从大量繁琐的手抄笔算中解放出来，同时可为公司节省大量的办公设施，节约办公成本。步骤如下：

（1）创建询价单。采购业务员将采购计划进行整理，详细描述物资名称、规格型号、技术参数、采购数量、交货时间地点等各种具体交易条件，然后提交询价单进行复核审批。

（2）邀请报价人搜索到相应的供应商，选择3到5家邀请其报价。或者可以选择公开询价，即系统内所有合格供应商都可以看到该询价信息，都可参与报价。

（3）供应商报价。供应商登录信息系统，根据相关信息报好价后提交报价单。此过程业务员不能查看供应商所填报的价格，只能查看有几家供应商完成了报价。

（4）决标。业务员查看到有足够供应商报价后，开始揭示报价，进行决标。可根据单项物资价格决标，也可根据多项物资总价决标，最终确定最佳供应商与其签订合同。

（二）设计“采购池”“分配池”

在物资供应管理信息系统中，物资分配不准确时，之前需要系统管理员在后台数据库中修改物资的编码，环节比较多，需要修改的物资数量也比较多，等待管理员处理完成需要较长的时间，容易出错，而且后台修改物资编码就是在修改数据库，有可能引起数据库损坏风险。设计“采购池”“分配池”功能模块，这种方法方便快捷，可以将系统管理员一个人的业务量分散给采购科室和供应站，不需要花费较多时间，同时也不容易出错，可以很好地解决以上问题。“采购池”、“分配池”这两个名词并没有实际意义，只是为了解决物资供应管理信息系统中计划及物资不能准确分配给相就业务人员时设计的功能模块的名称。

物资分配不准确的优化解决方法为：设计“采购池”、“分配池”模块。“采购池”的功能是：当操作者在物资供应信息管理系统审核下发计划时，由于少数物资物资编码不准确，而将某项属于A业务员采购的物资分配给了B业务员。此时，A采购员可将该物资退回到“采购池”，业务科长可在“采购池”里重新将该物资分配给相应的B采购员。“分配池”的功能是：当合同生效到货后，保管员需要在物资供应管理信息系统里做到货登记，少数合同里的物资由于物资编码不准确，而将某项属于A保管员保管的物资分配给了B保管员。此时A保管员可将物资退回到“分配池”，供应站长可在“分配池”中重新分配给相应的保管员。

（三）优化库存管理

保管员在平常工作中要做好通风、防尘、防火、防鼠、防潮、防盗措施。各单位也要随时对库区及周边环境做好定期巡查，确保处于安全状态。对吊装机械设备、消防设施、监控报警设施、个人安全防护等随时进行检查，并做好巡查记录。原则上库存物资必须严格按照上轻下重、上小下大的顺序上架摆放，因数量较多、体积重量过大无法上架的物资可在划定区域合理安全堆放。对油脂、轻化类易燃易爆物资要分库分区存放。对贵重物资要专柜加锁存放，專人管理。对剧毒化工产品及火工品要实行双人双锁管理。对露天堆放物资要做好防火、防雨、防晒、防雷电、防鼠虫害、防倒塌挤压等防护措施。入库物资尽量不得去除外包装，对验收时打开的包装必须恢复原状，防止库存物资损坏。

（四）盘活库存

对库存内长期积压的物资进行如下方式处理

（1）各供应站对库存内的物资进行全面清查盘点。清查出矿方长期未领用的物资，建立信息完备、分类明确、格式统一的闲置物资库存台账。

（2）对各供应站上报的闲置物资进行全面汇总和分析，明确哪些属于淘汰物资，哪些属于可修旧利废物资，哪些属于可正常使用物资即可利库物资，分别建立台账。并做好库存物资标识。

（3）对可利库物资，实施集团公司内各矿井等二级单位间调换使用全面利库，对所有采购计划进行严格审核，一律“先利库、后采购”。对可修旧利废物资，通知矿方领用出库，完成修旧利废。对淘汰物资，可开展公开竞价处置，并且积极与供应商联系，尝试以物易物，进行物资调剂。

三、结语

随着现在企业制度的建立建全，我国众多煤炭企业在体制上已经实现了集团化经营管理，物资供应与采购管理在市场竞争日益激烈的环境下，对煤炭企业有举足轻重的影响。企业从物资供应管理的传统认识中走出来，运用供应链管理理念和方法提高物资供应管理水平，提高企业的核心竞争力对企业的成功显得尤为重要。