新时代职业学院档案管理工作创新策略探究

蒋伟红

[摘           要]  职业学院对档案的管理水平间接反映着学院的整体管理水平。为满足时代发展要求，强化学校档案建设无疑有着极其重大的意义。至于档案，作为学生学习生涯的完成记录，无论是对学校、社会或是学生个人均有着重要意义。对此，唯有科学管理学生档案，方能切实维护学校与学生的多方面利益，继而切实促进学生未来的有效发展。

[关    键   词]  职业学院;档案管理;创新策略

[中图分类号]  G717                   [文献标志码]  A                      [文章编号]  2096-0603（2019）05-0220-02

传统职业院校的档案管理工作，其主要包含了档案的采集与归档两大事项。而以上两大事项已然包含了学校、学生、教师等诸多方面的数据信息。当然，也正是基于这些数据信息的支持，方能有效促进学校与学生的共同发展。而如今，随着我国社会经济结构的转型以及各方面产业的日渐兴盛，使职业校园的发展格局也呈现出了崭新的面貌，继而使学校的档案管理工作亦需纳入更多的数据信息，对此，职业校园的档案管理工作也唯有积极顺应时代的发展趋势，方能切实发挥出档案管理的服务作用，继而促进学校整体管理水平与质量的有效提升。

一、当前职业院校档案管理工作存在的问题

（一）职业院校档案管理人员档案意识淡薄

一直以来，在职业院校的管理工作中，档案管理始终占据着较为重要的地位，而有关档案的管理，其对相关管理人员的第一要求便是要具有足够的责任心。然而就我国职业院校当下的档案管理现状而言，无论是工作人员还是领导干部，均未对职业院校的档案管理工作给予足够的重视，以至于大多数职业院校或多或少都存在档案利用效率低下的问题。不仅如此，由于大多数职业院校的档案管理队伍并不稳定，加之学校不够重视，以致学校各部门的档案管理工作通常是由办公室人员兼任，这便使学校的档案管理队伍配置不合理，更遑论发挥学校档案的积极作用。

（二）缺乏规范完善的现代化档案管理运行机制

就目前我国绝大多数职业院校的档案管理工作开展现状而言，管理机制规范化与系统化的缺失无疑是掣肘学校档案管理工作发展最主要的问题之一。不仅如此，由于职业院校几乎所有工作人员，均未能对学校的档案管理工作给予足够重视，以致实际的管理过程中仍旧沿用着传统、落后的管理方式以及遵循旧有、不完善的管理条例。这不仅导致管理效率与质量的低下，也容易导致档案信息的丢失和疏漏，这对职业院校整体的信息管理而言无疑是一种巨大的威胁，严重者甚至将对职业院校的规范化发展带来严重阻碍。

（三）职业院校档案管理设备系统陈旧过时

基于如今这种信息技术高度发展的时代，职业院校要想确保自身档案管理工作开展的流畅性，则必然要基于现代管理设备的辅助。然而，由于职业院校本身对档案管理工作的不够重视，使其在日常的档案管理过程中并未能注重促进档案管理工作的信息化发展，加之受老式归档设备的局限和影响，故不仅使得学校的储存资源被大量消耗，且也同时增添了档案管理工作的繁琐程度。不仅如此，由于未能充分凸显现代化辅助设备的优势，使学院的档案信息作用也无法得到充分、有效的发挥，这不仅将极大地阻碍职业院校的档案管理工作发展，甚至对职业院校整体管理体系的建设亦将造成严重阻碍。

（四）高素质档案管理人才匮乏

职业院校档案管理各项工作的有效落实，其在很大程度上需仰赖于管理人员的专业能力及素质。然而，就绝大多数职业院校的档案管理人员而言，其无论是在专业水平还是职业素养方面均未能达到此方面要求。这便使人工管理的优势很难得到充分、有效的发挥，继而不仅会导致职业院校工作资源的大量消耗，且将掣肘职业院校档案管理工作的整体发展。

二、职业院校档案管理工作的创新策略

（一）提高领导的科学档案管理意识，创新档案管理工作

目前，由于部分职业院校并未意识到档案管理对维护学校发展的重要意义，故在此方面也未能投入足够的经费，进而使学校在档案管理的基础设施建设方面也相对较为落后。不仅如此，由于管理意识的落后，使学校无论教师还是学生，均未能树立起良好的档案管理意識，这便使档案的积极作用难以得到充分、有效的发展，这将严重阻碍学校整体的有效发展。对此，为切实改善这样的档案管理状况，作为学校领导，自身除了要具备良好的档案管理意识外，尚需积极致力于对档案管理规章制度的合理创新，使之能满足我国当代社会的发展需求。当然，鉴于档案亦是体现学生综合素质的重要方式，故有关学生档案的建立，其应在搜集主观分析材料的同时也参考部分客观分析材料，以便加深学校对学生的了解。如基于时下的发展环境，在对学生档案的设立方面便可增设“诚信”一条，如此方能促使学生意识到维护诚信的重要性，继而对培养学生“讲文明、懂礼貌”的个性与态度将有极大助益。除此之外，学校还可将学生在校期间的表现记录到学生档案中，如此将能为学生日后的入职提供方便，继而为我国全面推进素质教育奠定良好基础。

（二）加强制度建设，提升档案管理创新水平

随着时代的不断发展，加之我国社会经济结构的不断转型，使如今职业院校的档案管理工作也逐步呈现出了新的面貌。而就职业院校当下的档案管理工作而言，其除了要完成资料的搜集、归类以及统计等传统事项外，尚需基于完善的管理技能方有助于提升档案信息资源的管理水平。当然，若能基于相关管理制度的辅助，则必然能进一步提升学校档案管理工作开展的规范性与科学性。对此，为推动档案管理工作的有效创新，并提升档案管理的水平及质量，则相关管理责任制度的建立便显得极其重要。

（三）推进档案标准化管理，实现档案信息化建设

长久以来，职业院校的档案管理工作开展过程均呈现出较为分散的状态，加之信息化水平的低下以及管理标准的不统一，更是让职业校园的档案管理工作始终难以提升其效力即水平。对此，当代的职业校园档案管理工作，其应务必融入现代化的管理理念与技术，并来切实促进学校档案管理的各环节工作逐步往规范化、科学化的方向发展，如此方能在确保档案资料完整性的同时为后续的查阅即检索提供方便。

随着时代的不断发展，如今，越来越多的信息技术被广泛运用到了各大行业及领域。因此，作为职业院校领导者，其在面对职业院校档案管理信息化水平低下的状态时，便当对现代先进的信息技术引进给予高度重视，以此彻底改变传统档案管理工作的落后方式。当然，即便引进现代先进的信息技术，也并非意味着传统的档案管理手段便需全然摒弃，诸如对纸质档案的管理仍旧需管理者对此给予高度重视。因此，有关中职院校的档案管理数字化建设，一方面需做好对直至档案的管理，另一方面则需致力于对数字化档案资源数据库系统的开发，以提升职业院校的档案资源信息化水平。不仅如此，中职院校的档案管理工作还需不断致力于对当下管理手段与技术的合理创新，如此方能提升档案的利用效率，继而为职业院校的发展稳定提供有力支撑。

（四）建立档案收集管理系统，提高档案管理质量

随着我国社会的不断发展，职业院校的学生人数不断增多，使职业院校学生的档案量大幅增加。对此，职业院校有必要专门研制一套科学的档案收集管理系统，并明确相关负责人与管理人员，来强化各专业教师与档案管理部门之间的沟通，以促使学校全体工作人员均参与到对学校档案的收集与归档工作中。与此同时，职业院校还需基于自身的档案收集归档工作特点来明确相关人员各自所应承担的责任及義务，如此方有助于形成一个覆盖全校的档案材料管理网络，以避免因人员变动而对档案管理工作的正常开展秩序造成影响。

（五）加强档案管理人员业务培训，提高档案管理工作者的管理水平

职业院校开展档案管理工作，其最主要的执行者当属档案管理专员，故其个人素质对档案管理工作成效而言无疑至关重要。而随着计算机网络技术在学校档案管理中的运用越来越普及，相应也对档案管理人员提出了一定的要求。当然，如今的职业院校档案管理人员，其要想满足如今的岗位需求，亦当不断充实自身，并始终致力于提升自身的综合素质，如此方能满足信息化视角下的学校档案管理工作需求，同时切实维护学院的发展稳定与和谐。除此之外，为确保资料收集渠道的畅通以及避免不必要的麻烦产生，则学校亦需做好以下几点：（1）尽可能确保学校档案管理队伍的稳定，以确保档案形成过程的连续性与完整性，继而防止因重要档案资料遗失而让学校蒙受不必要的损失。（2）确保资料搜集渠道的畅通，作为职业院校档案管理工作人员，其除了需具备良好的管理技能外，尚需掌握丰富的法律知识，由此方能逐步树立其正确的档案管理意识，继而在明确职业院校的档案管理各方面工作事项的同时积极主动配合资料员的收集工作，切实保证收集渠道畅通。

三、结语

总之，基于如今这种信息化时代，则职业院校的档案管理工作也唯有逐步往信息化的方向发展，如此在确保资料信息的完整与准确的同时促进档案信息资源作用的充分发挥。除此之外，为确保以上目标的顺利达成，则校领导亦需对此给予足够重视，继而积极建立相关的管理与培训等各方面机制来不断强化管理人员的专业水平与技能，以切实维护职业院校档案管理工作的有序开展。

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编辑 马燕萍