高校公务卡结算存在的问题与对策建议

刘翰 熊欣 周怡杉

摘 要：随着国库集中支付制度改革的深入，各个高校已开始全面推行公务卡结算制度。然而，在公务卡推行实施的过程中逐渐显现出来一些问题。本文拟查阅并统计高校报账过程中遇到的关于公务卡结算的相关问题，在梳理高校执行公务卡制度存在问题的基础上，分析问题产生的原因，并进而有针对性地提出相应的可行的对策建议。

关键词：公务卡；公务卡结算制度；高校

一、高校推行公务卡结算方式的重要意义

（1）公务卡结算制度提高了高校资金的使用效率

高校由现金结算方式转为公务卡结算方式，可以减少现金的使用，在资金更安全的同时，高校可以将闲置的资金存入银行取得利息收入。公务卡有一个免息期，这样一来教职工借支预付款的业务就减少了，为公务小额支出提供了方便，也使得长期挂账的暂付往来款的数量减少了，减轻了财务人员对账、催账的负担，为高校财务管理带来了便利。

（2）公务卡结算制度使得公务支出更加透明，降低了财务的风险

使用公务卡进行结算的每笔支出都有可以查询到的支付记录。在报销时，财务人员通过查看公务卡刷卡消费的记录，可以确定购买产品或者服务的日期、金额、销售单位，这些要素能够一定程度上地体现刷卡信息的真实性，更利于监管，使这些公务卡消费行为有迹可循。使用公务卡进行结算能够降低财务风险，更好地进行内部控制。

（3）公务卡结算制度能够加快项目预算执行的进度

教职工使用公务卡之后，由于还款时间的限制，也怕影响到个人的征信记录，教职工需要及时进行还款，以避免发生利息、滞纳金等额外的支出。教职工为了及时还款，就能尽快地把财务票据交到财务处进行报销，从而支付给公务卡。这样就避免了教职工拖沓，能够在发生业务活动之后及时进行报账，加快了项目预算执行的进度。

二、高校公务卡结算的现状及存在的问题

为规范财务管理，减少现金支付结算，根据国家相关文件规定，从2014年9月1日開始，A校开始全面推行公务卡结算制度。为了应对特殊情况、方便教职工报销，凡是在应使用公务卡进行结算的业务中，对于200元以上至3000元以下没有按规定使用公务卡结算的报销单，都需要填写“特殊原因未使用公务卡审批单”并交由相关负责人签字审批、单位盖章，才能进行报销。

在这种情况下，通过查阅A校实际报账过程中的报账单，如查看并收集报销单中“特殊原因未使用公务卡审批单”中所提到的原因，就能一定程度上了解到公务卡使用过程中的各种现状和问题。常见的原因有如图下所示：

（1）缺乏公务卡使用意识，公务卡使用率低

有些教职工没有刷卡的习惯，不清楚公务卡的具体用法和规则，怕自己因为操作失误造成损失，比如使用不当造成的滞纳金和利息，更严重的是没有及时还款而影响个人的征信记录。有些教职工发生公务消费的次数很少，不愿意去办理公务卡。当需要使用公务卡时，办卡需要的时间又较长，经历申请办卡、银行审批、银行制卡、办理人领取卡片的过程通常需要两周到一个月，从而错过了时间，只能采取其他支付方式。有些教职工不小心把公务卡遗失了，也没有及时去补办，在补办的过程中也无法使用公务卡。有些教职工出差或者出门时，忘记携带公务卡，只能使用其他方式进行支付。

（2）缺乏使用公务卡的相关配套措施和环境

校园周边有很多小商户，有的教职工为了方便就近购买，一些小商户就没有可以刷卡的POS机。一些商户虽然有POS机，但者商户为了逃避税收或者避免POS的手续费等原因，也拒绝消费者刷卡，要求消费者使用现金支付。有的商家甚至对使用现金付款提供了更大的优惠，来激励消费者使用现金交易。在查阅报销单的过程中，有的会议通知或者培训通知上，直接写明了会议费或者培训费现场只能收取现金。有时候虽然有POS机，但信用卡网络系统连接失败，也没有刷卡成功。这些都造成了教职工有公务卡却无法使用的情况。另外，由于信息系统不完善，在使用公务卡消费后，消费记录没有及时更新，导致教职工网上验证的时候查询不到消费记录，相应的报账效率就降低了，教职工有的甚至会觉得使用公务卡报销又麻烦、还款又慢，更不愿意使用公务卡了。

（3）高校公务卡还款制度不完善，还款不及时

公务卡还款系统中一笔消费对应一个还款，生成财务记账凭证后，出纳人员支付时也只能一笔一笔地还款支付，不能合并支付，加大了工作量。

公务卡国库还款系统一旦通过验证就不能更改还款金额。然而有些情况下，一笔公务卡消费记录中只能报销部分金额，比如实际发生住宿费580元一晚，实际上财务上规定的住宿费是500 元一晚，这种情况下就无法通过国库还款系统支付，财务部门只能将报销金额直接支付给报销人的借记卡，由报销人自行还款。

公务卡支付系统中不能支付差旅费中的补助以及未使用公务卡消费的部分，只能支付有公务卡刷卡消费记录的费用。有时候一笔报销业务就出现了对公转账、公务卡还款、对私转账三种支付形式，比如教职工出差，培训费是采用对公转账的形式，住宿费和机票、火车票使用了公务卡，需要公务卡还款，而最后给教职工的差旅补助只能通过对私转账。教职工在填写报销单时，需要填写三种支付方式，一个对公账号、一个公务卡卡号、一个个人借记卡卡号，增加了经办人员填写的难度。

教职工提交报销单到财务报销还款之间有一个时间差，在还款之前，如果有新的公务支出发生，有可能公务卡的额度就不足了，这就需要教职工自行垫付或者到财务处进行借款，带来不便。如果遇上财务支付系统出现问题，比如连接服务器失败、还款失败等，更会延长还款时间。

（4）公务卡结算不能完全遏制虚假消费

公务卡消费记录能够反映公务卡消费的时间、金额、销售单位等要素，能够一定程度上增加资金使用的透明度，遏制虚假消费。然而实际情况中，仍有可能发生多开发票、虚开发票的现象，这样公务卡消费就实现了套现。在财务形式上，报销的各种票据、消费记录都一一俱全，财务人员很难发现其中的漏洞。

公务卡是用于公务消费，不能用于个人的生活消费。但在实际生活中，不容易区分哪些是归类于公务的消费、哪些是归类于个人的消费。在这些方面，都还缺乏全面有效的监督。

三、针对公务卡结算问题的对策建议

（1）加大宣传力度，进行用卡培训

1.学校应集中组织各部门、各学院教职工进行学习公务卡管理办法及相关制度，宣传使用公务卡的好处和必然性，使教职工们熟悉公务卡的使用流程和报销方式。

2.银行工作人员在集中时间内到学校开设公务卡办理点，方便教职工进行公务卡的咨询和办理，争取将公务卡普及到每位老师。如果有教职工公务卡遗失了，也能够及时联系银行人员进行办理。在新办和补办新卡后，及时在学校财务处更新公务卡号，以便财务处做好系统维护工作。

3.通过微信公众号、QQ群、微信群等进行公务卡的宣传，提高大家使用公务卡的积极性。例如，教职工要明确知道哪些公务消费需要使用公务卡。使用公务卡之后进行报账，要提供本人签名的公务卡消费交易凭条（即银联的POS机小票）或者公务卡网上银行的账单。要提醒老师们记住公务卡的账单日和还款日，在最后还款日之前，教职工应及时处理个人账单，关注是否及时还款，以免影响个人信用。网上购买机票、火车票、购物时都可以使用公务卡，同时公务卡还能绑定到微信或者支付宝上，这样支付更加方便快捷。值得注意的一點，教职工应当明确公务卡作为一种贷记卡，只能用于公务消费，不能用于生活中个人的消费。

4.高校可以与银行商议一些鼓励教职工使用公务卡的活动，比如刷卡得积分、取消某些消费的手续费、大额消费可以延期免息优惠等。

（2）改善使用公务卡的配套措施和环境，优化信息系统

1.银行可以推出一些优惠政策，比如安装POS机有奖、刷卡得奖励金、降低刷卡手续费等，鼓励商户安装POS机，提供方便的刷卡环境。

2.完善系统功能，及时进行系统维护，保证刷卡系统网络连接顺畅，公务卡消费信息能够及时地反应在网上查询系统里面，方便教职工及时报账。银行应该提高新办卡和挂失补卡的效率，实时更新办卡进度，方便用卡申请人查询。

3.宣传推广各种移动支付功能，通过云闪付、支付宝、微信等绑定公务卡进行支付，这样遇到不能刷卡的商家，都能够进行扫码支付。

（3）改进高校公务卡还款制度，及时还款

高校应当积极地和银行、财务软件公司合作，及时处理公务卡还款中的系统问题，改进支付方式。目前公务卡还款系统中一笔消费对应一个还款，加大了经办人员的工作量。经过支付系统的改进，希望能够实现多笔消费可以合并还款的功能，出纳只需要点击一次就能支付同一报销业务下的多笔消费。另外，还款系统还可以升级到支持换款金额小于刷卡金额的还款。

（4）加强监督，建立相关的追责制度

制定严格的规章制度，具体规定到公务卡消费的内容、范围等，严格执行公务卡结算强制目录，规范报销流程，防范使用公务卡进行虚假消费从而套现情况的发生，对涉及虚假报账的情况应当追究到当事人和负责人，严惩公务消费腐败行为。

四、结语

在实际工作中，要随时关注到公务卡结算的问题，加大宣传普及，改进流程，优化信息系统和配套环境，加强监督，促进公务卡结算制度的完善。只有不断改善，公务卡结算制度才能发挥其应有的作用。

参考文献

[1]张乐涵.浅析在高校推行公务卡结算方式存在的问题与对策[J].行政事业资产与财务，2018 （9） ：22-24

[2]彭敏. 公务卡结算对高校财务报销的影响分析[J].品牌研究，2018 （9） ：28-30

[3]王春晶. 事业单位公务卡制度实施中的问题及建议[J].行政事业资产与财务，2017 （10） ：54-55

[4]刘利红. 国库集中支付对行政事业单位财务管理的影响及对策[J].财会学习，2016（5）：33-34.

作者简介：刘翰（1989.4—），女，任职于四川大学财务处。