大数据时代背景下的档案管理探讨

吴迪

随着计算机网络技术的飞速发展，大数据时代已经悄然来到，大数据技术正在延伸到人们日常生活和工作的各个领域。以档案管理工作为例，大数据技术的应用引领了档案管理工作的一次变革。以往的档案管理模式已经过时，不再适应时代的发展，档案管理工作需要更高效、更高质量地完成。在新的时代背景下，新的机遇已经产生，但随之而来的新的问题也亟待解决。

一、档案管理面临着新的机遇

大数据时代使档案的管理和备份都变得十分便捷。在传统的档案管理模式中，对于计算机网络技术的应用还比较基础和简单，并没有发挥大数据的作用。而且以往的档案管理模式中往往只注重档案的存储，而对于备份的问题，一方面没有提起高度的重视，另一方面也心有余而力不足，没有足够的条件对每一份档案进行备份。由于传统的档案存储对于空间的要求是非常高的，而且存储的档案越多，剩余的存储空间也就会越少。部分企业或单位可能有大量的档案需要存储，而且存储量仍在逐年增加，于是就会遇到存储空间不足的问题。如果将档案分在不同的地方进行存储的话，就会给相关工作人员带来极大的不便，降低了工作效率。而大数据技术的引入可以在很大程度上解决档案的存储以及备份的问题。

大数据时代的来临，象征着计算机网络技术的发达，很多新型技术在档案管理中得到了广泛的应用。这些计算机网络方面的新型技术正在帮助档案管理部门解决着各种各样的以往绞尽脑汁都难以解决的问题。众所周知，很多档案管理部门的档案数量是十分庞大的，于是在传统模式下，档案检索就成为了一个老大难问题。在众多档案中找到目标档案，无异于大海捞针。而随着档案数量越来越多，档案检索也随之越来越困难。在大數据时代，一劳永逸地解决了这一问题，使复杂繁琐的工作变得极其容易和便捷。

二、档案管理工作产生了新问题

大数据时代对于档案管理工作人员提出了更高的要求，而很多工作人员目前还达不到这些要求。部分从事档案管理工作的人员还在用传统的守旧思维来管理档案，这种过时的思维在现如今的大数据时代成为了一种阻碍。在大数据时代，档案管理工作与计算机网络技术紧密关联。因此，这就需要档案管理工作人员不仅要具备计算机网络方面的专业知识和能力，而且要有终身学习的意识，时刻注意自身知识和能力的更新换代，应用最新的档案管理理念来指导工作。但是，现实中的档案管理工作人员往往达不到这些要求。

依托于大数据技术的档案管理并没有足够的安全保障。随着计算机网络技术越来越复杂，使工作变得越来越便捷，但是也留下了一些安全上的漏洞。档案属于机密文件，需要非常注重保密工作，否则会产生极其恶劣的社会影响，严重的甚至造成经济或其他方面的损失。例如，近年来，电线诈骗案件屡见不鲜，很多受害者的个人信息遭到泄露和利用，造成社会不良影响的同时，也为档案管理工作敲响的警钟。黑客利用自身高超的计算机网络技术，窃取或损坏他人档案信息。事件一旦发生之后，很难弥补。

三、档案管理的改革措施

（一）做好档案的备份工作

在大数据时代背景下，由于计算机网络技术的优势，能够做到对所有档案信息进行无差别的备份，而且能够完全实现对档案信息的实时更新。这种备份区别于传统的硬件上的备份，具有以下几个优点：首先通过计算机网络进行的备份不占用实际空间，不会格外增加空间成本，它所占用的只是计算机或网络上的存储空间，成本很低，可以忽略不计。而且这种备份是一种高质量的备份，备份的档案信息和原始信息完全相同，出现差错的记录极低，这也是传统的档案备份方式所无法比拟的。其次，这种备份方式可以更好地实现对档案信息的智能化管理，档案管理人员不需要在各个档案室查找资料，只需要在计算机上输入相应的搜索信息即可对档案进行检索和查阅，节省了时间成本，便于对档案的管理和维护。最后，由于档案信息可以上传到网络，因此不同地区的档案管理部门或者其他相关部门可以通过云端对全国各地的档案信息进行检索和查阅，十分便捷。而同样的事情如果是在传统档案管理模式下，就变得十分困难，往往需要工作人员亲自去档案所在地的档案所去检索和查阅档案信息，整个过程不仅耗费了人力物力而且手续十分繁琐，给档案的实际使用造成了巨大的困难。而大数据时代的到来，这种现象就变得不复存在。工作人员只需要动一下手指，各种问题都会迎刃而解。

（二）要提高档案管理人员的业务能力

为了满足时代的需求，必须提高档案管理的效率，提高效率的根本就是提高档案管理人员的业务能力。这种业务能力的提升首先是思想意识上的，只有在思想和意识上在档案管理工作中具有了大数据的意识，才能够在往后的工作中摒弃过时的思想，紧跟时代的潮流，主动地运用计算机网络技术来解决工作中出现的问题。思想意识工作的重点在于部门里年纪大的一些工作人员，他们往往在传统的档案管理模式下工作多年，已经在不自觉间形成了一定的思维定式，对于新思想新技术的接受能力较弱，因此要对其进行重点培养。想要提高档案管理人员的业务能力，只提高他们的思想意识是远远不够的，还要提高他们的计算机网络技术的应用能力。想要做到这一点，可以从以下两个方面入手：一方面，在进行人才引入的时候，要注重对应聘者计算机网络技术以及大数据技术的考查，并将其作为一个重要的衡量标准。另一方面，档案管理部门要建立一套完整而科学的人才培养机制，对在职员和新入职员工要进行定期的岗位培训，不断丰富员工的相关专业知识，提高技术能力水平，保证档案管理工作可以高效率、高质量地进行。

（三）要提高档案管理工作的安全系数

在计算机网络时代，档案信息往往被存档在计算机或者网络平台上。虽然这种存储模式为档案的管理工作提供了极大的便利，使工作效率得到很大的提升，但是同时也留下了一定的安全隐患。由于计算机网络的开放性，只要掌握了高超的计算机网络技术，任何人都有可能侵入档案信息库，人民的档案信息变得不那么安全。如果被黑客侵入档案信息库的话，档案信息就有可能被非法利用，严重的，可能会威胁到人民群众的人身财产安全。因此，在进行档案的存储和备份的时候，绝对不能因为计算机网络技术是高科技就对档案的安保工作掉以轻心。档案管理人员一方面要对其提起高度的重视，另一方面也需要在技术上对档案管理的安全保密工作有所突破。为了实现这一目标，需要对计算机网络技术进行更加深入的研究和探索，并且在已有技术水平的基础之上进行合理的创新，保障人民群众档案信息的安全。

四、结语

综上所述，在大数据时代背景下，新技术的发展和应用已经势不可挡。伟大的时代必然会带来新的机遇和问题，档案管理部门一方面要提高对工作人员的要求并做好相关培训工作，另一方面也要从技术上有所突破，解决档案信息的安全问题。档案管理工作关系到广大人民群众的利益，一定要对其提起高度的重视，提高档案管理工作水平。（作者单位：河北省地矿局第八地质大队）