中小企业存货内部控制有关问题及措施

王博 金花玉

一、存货内部控制的概述

（一）中小企业的内涵

中小企业，是指在中华人民共和国境内依法设立的，人员规模、经营规模相对较小的企业，包括中型企业、小型企业和微型企业。

（二）存货内部控制的内涵

存货是企业日常经营中以出售为目的而持有的、在生产活动中所耗用的各项物资。通常情况下，存货在企业资产中所占比例通常为40%-60%，因此，存货内部控制在企业的日常经营中就显得十分重要了。

存货内部控制主要包含两个部分，一是控制存货的实物流转程序，按照存货的来源和去向具体拆分为如采购、验收、保管、发出、备案等等的步骤，对每一个步骤设置其职责范围内的工作内容、职责规范、追责及监督程序;二是控制存货的价值流转记录程序，以财务部门为核心，在到账账相符、账证相符、账实相符的基础上，从原材料的采购、库管、领用、盘存等方面配合管理层进行相应制度的设计。

（三）存货内部控制的意义

一个企业存货的多少体现着一个企业的运转效率，甚至关系到企业的生存和发展，因此存货内部控制意义非凡：一是可以应对市场需求的变化，按照经济规律、市场走势实施准确生产，例如企业对JIT的学习与运用;二是有利于保护或维持企业现金流的安全，因为大多数中小企业的死亡都与现金流断裂有关;三是加速了企业的资金周转，减少了存货周转天数，使得企业增加获利。

二、中小企业存货内部控制現状分析

通过深入的市场调研与审慎的研究，本文选取了DH钢铁有限公司和KW医疗机械有限公司作为案例，通过对比研究，能够得到中小企业的通病。

（一）DH公司与KW公司存货内部控制的现状

DH公司存货内部控制包含控制存货的实物流转程序与控制存货的价值流转记录程序。因为该企业的主营业务是钢材销售，所以控制存货的实物流转程序涉及存货的采购、验收、存储、发出，而控制存货的价值流转记录程序主要是依据财务部门获得的收发凭证，人员报销费用等与存货有关的、记录在案的单据为主。

KW公司内部控制同样包含控制存货的实物流转程序与控制存货的价值流转记录程序。该公司负责心脑血管疾病所需医疗器械的生产制造，所以控制存货的实物流转程序与DH公司相比在储存环节之后多了生产环节，而在控制存货的价值流转记录程序基本一致。

（二）DH公司与KW公司存货内部控制存在的问题

1.存货内部控制环境

（1）内部控制机构尚未设立或无实质权力。DH公司管理的层次主要分为三层，公司是典型的垂直管理结构，未设立内控部门，仅由由部门经理行使部分内控职权;KW公司采用矩阵制的公司结构，在部门建设方面相对全面，但在部门权力方面，内控部门基本被架空，形同虚设。

（2）缺乏横向监督制度。DH公司采购部门除了负责存货采购以外，还兼有销售存货的任务，采购经理不仅是采购经理，还肩负销售经理的责任，这种状态不符合企业内部控制制度，企业应当单独设置销售部门，从而使采购部与销售部形成相互牵制，相互监督的关系。反观KW公司，各部门虽然各司其职，但对于关联部门如采购部与生产部，一荣俱荣，一损俱损，两部门勾结在一起，无法形成部门间的牵制。

2.存货流转

（1）存货采购过量。DH公司存货采购没有计划性，只是根据行业状况来断定企业经营需要，往往预先留存大量存货;KW公司采购渠道狭窄，采购时只多不少，加之存货订单订货量少，销售速度较为缓慢，造成了存货积压。

（2）存货存储体系不健全。DH公司在日常经营中缺乏存货存储方面的认识。具体来说：一是仓储设施投入不足。公司的存货全部为钢材，企业存储设施相对简陋，采取纯人工管理的方式，没有配备电子化的办公设施，防火、防潮等必要全措施设置相对简单。对于KW公司来讲，仓储保管人员短缺，库管人员的工作量较大，而人数相对较少，不能形成相互监督机制，不利于存货相关工作的进行。

三、加强存货内部控制的措施

多方研究发现，综合上述案例的研究，较大程度上体现了中小企业所具备的问题，对此，本文列出了中小企业在改善存货内部控制上的具体措施，以便企业度过难关，增强效益。

（一）建立良好的内部控制环境

公司应创建一个符合企业长远发展的企业文化，让全体员工从内心深处树立内部控制观念，这有利于企业内部控制的实施与执行。

（二）设置专人对存货情况进行风险评估

企业面对市场激烈的变化，只依靠个别管理者来判断并指导企业的经营行为具有风险性，因此，企业可以通过聘任首席风险官等具有类似功能的人才帮助企业判断风险走向，以趋利避害。

（三）采取科学合理的存货内部控制制度

1.存货的采购控制

（1）采购计划。存货的采购必须建立采购的计划，确保存货数量符合日常经营行为的需要，避免存货的积压、损耗、浪费。

（2）采购合同。总体上，在采购计划的框架下订立采购合同;具体上，有采购员按照采购合同上的内容上计划采购存货的类型、规格、数量、价格、日期等内容严格执行，不得为签订合同而擅自做出超越其职权的决定。

（3）存货的验收和入库。为了满足仓储工作的顺利完成，公司应当增加仓储人员数量，按岗位职责，赋予每个人不同的工作内容，保证存货的采购数量、质量、规格、类型满足采购合同的内容。

（4）对记账凭证所记载事项进行审核并留痕。财务部门收到供应商提供的发票后不仅要确认发票所记载内容是否与采购合同相符，还有与仓储部门所记录的商品验收单进行对比，确保真实。

2.存货的入库控制

（1）严格执行验收程序。库管人员根据供货方提供的供货清单与其收到的验收清单相对比，对质量合格、种类和规格符合要求的存货进行验收，对于质量有瑕疵、规格与种类不符合验收清单序列的，应及时办理退货或索赔，对于超过计划数量和时间的存货一律禁止入库。

（2）协商取得供应商定时送货。由于公司仓储部门工作人员人数有限，管理工作又各不相同，按时收到存货有利于工作人员工作任务的分配。

3.存货发出的控制

（1）存货销售审批。销售部门向仓储部门做出通知要求发出存货之前，要得到上级主管人员的签字以取得发货许可，之后仓储部门收到许可通知书后方可办理发出存货，就发出存货的数量、质量、规格填制材料卡片，并经材料会计记账后随汇总表定期送到财务部门。

（2）存货稽核。财务部门会不定期对仓储部门的资料管理处进行核查，审核采购单、领料单、核对收发单据和库存台账，檢查库管人员是否按照企业制度、程序进行收发存货。

4.存货的盘点状况

仓储部门要定时定点地完成存货盘点工作，内控部门通过对企业经营活动的监控，制定出每月的存储量。

5.加强存货的不相容职务控制

企业应当根据存货的来源与去向，分别设立多个职位，职权各不相同，避免一身兼多职的现象产生。

（四）建立存货管理的信息沟通制度

企业推进ERP存货管理子系统的运用，可以实现存货采购、存储、出库等信息在供应链各个环节参与者之间的资源共享，提高了工作效率。

（五）加强存货内部控制的检查与监督

设置存货监管部门，有了监管部门，存货的管理就摆脱了以往一人独大的管理状况，企业管理体制得到了进一步完善，内部控制拥有了组织的保障。

1.内控部门不受任何部门管辖

存货内部控制部门对董事会负责，该部门对存货的采购、仓储、出库有权进行控制、监督和管理。

2.专职内部控制工作

（1）制定存货内部控制的方案和计划，并组织实施。

（2）定期向管理层报告内部控制的执行情况，对存在的问题提供建议。

（3）监督与存货相关的部门内控程序的执行情况。

（4）根据内部控制程序的变化，及时对员工进行培训。

四、结语

存货内部控制对企业经营管理者来说具有重大的意义，它的好坏关乎企业的运行成本与效率。只有建立科学的、高效的存货内控制度，全员共同努力，严格遵守内控制度，存货的管理水平才能到达一个新台阶;只有借助量身打造的存货内控制度，合理使用内部资源，充分利用外部资源，才能使企业创造更大的价值和效益。（作者单位：山西大华通汇文化交流有限公司、长春工业大学）