合规促会奖业健康可持续发展

徐枞

3月19日-21日， 第十三届中国（上海）国际会奖旅游博览会暨第五届中国国际商旅大会（IT&CM China and CTW China）在上海跨国采购会展中心举行，19日晚，一场主题为“提升服务标准，促进亚太区会奖业发展”的会奖专业论坛如期举行。参与嘉宾有拜耳（中国）有限公司会议活动管理运营部高级经理徐思，马来西亚桦锋旅游公司董事总经理梁伟虹，上海锦江旅游控股有限公司会奖会展中心副总经理、总裁助理林宇，泰康保险集团股份有限公司采购物控部供应商主管李锋，康辉集团国际会议展览有限公司总经理许劲乔，主持人为中国商务会展联盟副秘书长贾紫薇。本期思想汇将该论坛主要内容进行整理，将嘉宾主要观点呈现给大家。（备注：论坛开始前，中国贸促会商业行业委员会秘书长姚歆作了关于“会奖服务行业呼唤标准化”的演讲，演讲提到了会奖业的一些行业标准的拟定）

贾紫薇：公司如何操作一些大型的会奖活动，是否会外包给更加专业的第三方服务商？

徐思：我所在的这个部门，也就是拜耳（中国）有限公司会议活动管理运营部，它负责整个拜耳集团在中国所有分支机构会议活动的运营和管理，当公司某个会议的预算在八万以上，这个项目就会自动转到我们这个部门来，其中具体事项由我们部门统一规划管理。

我们公司有非常专业的会议策划运营团队，但我们并不是自己去执行项目，例如自己去和会展中心、酒店、车队等等进行沟通洽谈，我们主要是将活动委托给国内专业的旅行社来进行操作。但也有些非常著名的企业，例如瑞士的一家大型制药企业，他们在“葛兰素史克事件”后成立了自己的会奖部门，并且停止了和专业的MICE团队的合作，这样做会导致被服务对象对服务质量的要求减低，尽管这个部门人员都具备非常专业的技能，但是和有一个非常有经验的旅行社来支持他们做一些项目，结果还是有差异。

另外，如果一家大型企业没有一个会议活动管理部门，而是把会议活动直接外包给供应商，目前很多外资企业的总部是这样操作，他们可能会有很大的服务商来帮助他们对全国的会议活動进行管理，本部只留一两个人对该服务商进行管理，但在中国，到目前为止，还没有一家公司能够有这样的体量能够接待一家大型外资企业在中国的全部会议活动。但是相信在未来，中国会出现更多大体量的旅行社能够帮助大型的外资企业开展会议活动，由1-2家服务商来直接与总部进行对接，这样也能够避免花费大量的人力财力致力于公司内部会奖部门的打造。

李锋：对于我们公司而言，一些小型会议是由各个部门来自行操作，对于一些大型会议活动，一般是外包给会展公司，没有一个专门的部门来做管理。

贾紫薇：企业在和供应商签订合同时会遇到什么样的纠纷？该如何解决？

徐思：旅行社和大型外资企业在签订合同时属于劣势方，像大型外资企业的相关合同都有自己的模板，完成采购前期的背景调查等事项后，在签订合同的阶段，旅行社能够再去谈判的空间比较小，基本以公司的模板为主。这其中，账期就是一个主要的问题，外资企业的总部在国外，一个大型项目的确认过程就非常繁杂，会造成付款的时间较长，这就需要外资企业在中国的负责人能够清晰透明的将项目对总部阐述清楚；另外，还有一个现象，甲方企业在招标过程中，多家供应商进行竞标，最后中标的只有一家，甲方企业很难保证落标创意的亮点不会被使用，这就对其他落标供应商不公平，但是这类现象可以提前在合同上体现并且避免，这也是未来中国会奖人共同努力的方向。

贾紫薇：供应商在与甲方进行沟通时，有哪些地方需要注意？有哪些点很难达到共识，解决办法是什么？

许劲乔：现在很多会展公司已经到达了生死存亡的地步，它们必须先解决活下来的问题，才能进一步去更好地发展。供应商在谈判的过程中是绝对的劣势，我们收到的合同几乎百分之九十九不可更改，即使我们法务部提出很多不同意见，包括一些不是谈判性的合同更改意见，最后可能都是不了了之。其实我们供应商现在在对相关合同问题的实际操作中，几乎是没有什么可以回旋的余地。

一些关于会议产业的案件立案后，法院其实也会非常困惑，他们也需要重新梳理有关这个产业的信息，才能更好地做出判断，这也说明了相应法律法规的不够完善，合规性不能更好的体现。也是从2013年后，很多会展公司成立了专门的法律部、合规部，这些部门也被投入了很多人力和资本，使得甲乙方在沟通时更加顺畅。但这其中也会有一些小的问题，其中最明显的就是账期问题。通常来讲，我们现在百分之五十的客户账期在3个月左右，医药公司可能会长些，在6-9个月。就这点而言，我们认为延迟付款是一个非常正常的现象，这样可以约束供应商的一些服务质量问题。但是，账期过长有时也会从侧面影响项目的完成，因为这个产业链非常长，我们属于乙方，另外还有丙方、丁方。相对来讲现在能活下来的乙方，背后会有一个比较庞大的资金在支持，但是我们下游供应商并不都是这样，所以我们现在采取的措施就是，我们会跟甲方争取最好的账期，但是即使甲方不按时付给我们项目款，我们也会及时向我们的下游供应商支付我们的费用，我对我们的供应商账期最长不超过三个月，这样来保证项目的正常进行。

林宇：上海锦江旅游控股有限公司的客户很多都是世界五百强企业，这些企业的优势在，它们的制度较为完善，部门较为齐全，采购业务比较集中，而且非常开放，我们可以非常轻松的与其进行业务对接。在与一些企业签订合同时，虽然大体上无法更改，但是其中会有一些可以沟通的条款。例如，很多公司会在合同里保留审计的权利，他们会来查账，基于这点，合规上会花费很多功夫，一些企业的合规部门需要花多长时间来进行核查，而这也会对账期造成影响。旅行社在前期沟通时将可以接受企业合规部门操作的时间表明给对方，并尽可能地征得同意，这也是缩短账期的方法；另外，以前通常是甲方给到一个定制版合同，我们非常被动的接受，慢慢的我们也会从这些合同中总结出一些相同的地方，然后自己做一些合同，这些合同可以帮助到一些没有合同模板的企业，帮助他们进行参考，来更好的使项目进行下去；最后，在和大客户对接的时候，我们法务的力量非常弱，但是我们在内部一定会有一个流程，流程中法务会告诉我们诸如“合同有几个点我们想改但是改不了”等问题，并且存在风险。这些我们都需要在项目前清楚掌握，提前制定好应对方案。

我们公司在碰到问题时，基本不会采取仲裁的方式，因为仲裁没有第二次第三次调解的机会，通常我们会和客户商量在所在地的法院进行调解。但是根据我的经验，更多MICE项目的纠纷最终不是靠法律来解决，还是需要通过双方自行进行协商。

贾紫薇：马来西亚桦锋旅游公司作为一个外方服务机构，在服务中国的会奖团队时，还会有一个文化的差异问题出现以及两国之间的法律法规或者约定俗成的规章制度的差异，您在工作中会遇到哪些问题？

梁伟虹：主要有三个问题，首先，现在很多大型企业进行会奖活动时，酒店和场地都是直采，我们境外DMC只能收取很小的一部分操作费，但是实际操作中，我们的工作并不止这些，可能会造成付出和收入不等的情况；另外，在接项目时，我们会有一些代付款，这些代付款有时比我们的服务费还高，并且这些费用的结算需要和整个项目保持一致，这也会对我们造成压力；最后，我们丙方往往是最被动的，项目进行得是否顺畅几乎是看甲乙双方的谈判效率，这对我们也很不利。

李锋：泰康保险集团股份有限公司屬于世界五百强企业，因为每个甲方乙方的情况都不一样，合同需要多次的制定审查。另外，与我们公司合作的供应商很多都有十多年的时间，沟通起来较为容易，产生的合同纠纷也较少，有问题及时沟通，及时解决。

贾紫薇：如果以后纠纷出现，并且无法协商解决时，除了法律途径，是否希望出现一个像贸促会这样的机构制定相关规范并进行调解，这样又是否能让会奖市场更健康地发展？

许劲乔：现阶段的行业规范来之不易。这么多年来，会奖行业背后只有一条《旅游法》在做支撑，未来是否会立法也不得而知，没有一个具体的评判标准，这会给行业带来很多的不安感。会奖行业的高速发展必然会带来一些问题，如果没有一套健全的、规范的、赋予行政力量的管理体系来监管整个市场，让整个会奖市场更加合规，第二个、第三个葛兰素史克事件必然还会出现，所以，一个类似贸促会这样的非常中立的、权威的第三方来对行业进行评估非常有必要。

徐思：像贸促会这样的能够保护合同双方利益的机构出现非常有利于市场发展，通过相关规范的制定与推广使得市场更加条理化。另外，我认为，甲乙双方一定都不希望走到通过法律来解决问题的这一步，如果能有这样的一个桥梁能够帮助大家能够更顺畅的沟通，这非常有利于行业发展。

梁伟虹：对于境外的DMC，我也有这样的同感，如果是贸促会能够介入并且制定标准的程序，当问题出现时，我们就不用马上在进入法律途径。像贸促会这样权威的、耳熟能详的机构也能够使合作的多方更加具有安全感。

李锋：如果有贸促会这样一个机构制定相关标准，让更多的评估能够落地，做一些合规方面的认证，这能够使甲乙双方的合作更加规范顺畅。

林宇：我还想提两个建议，首先，我们原来做过ISO9001的认证，但是这个标准适用于所有行业，并不仅仅针对会奖行业，我觉得后期应该有类似贸促会这样的机构依据会奖行业的特殊性来针对性制定相关标准，这样的标准更容易被行业所接受；另外，现在更多的MICE业务会和国外的DMC产生联系，我们也可以建立一些数据库，收录一些较好的、能够认可我们标准的DMC，这样也能使相应业务进行的更加快捷。