关于加强和改进企业办公室管理工作的思考

一、企业办公室在企业发展中的地位和作用

企业办公室是企业的综合管理服务部门，在企业管理运营体系中居于枢纽地位，承担着综合、协调、参谋、服务、督办、公关、安全等多项职能。在企业的运营系统中，办公室起着承上启下、连接左右、协调内外、沟通四方的作用,是信息汇集和反馈的纽带，担负着为企业领导出谋划策和督查落实决策的职责，对企业的正常运营发展起着非常关键的作用。企业办公室的工作能力、工作水平和工作效率，对企业的经营管理产生着重要影响。当前，企业办公室管理工作中还存在着一些严重阻碍办公室作用发挥的问题，同企业发展上台阶的目标要求还不能完全适应，主要表现为：制度建设存在不足，工作流程需要优化；现代企业管理理念薄弱，工作方法陈旧；队伍素质参差不齐，亟需培训提高；对办公室工作重视不够，听之任之，等等。这些问题不同程度地存在，影响着企业办公室作为枢纽的工作质量和效能发挥。

伴随着现代企业的发展要求以及新型管理制度的创新,企业办公室管理工作,面临着巨大的挑战。要提高企业核心竞争力,实现现代企业集团的发展目标,需要进一步开拓思路,更新观念,开拓创新,推动企业办公室管理工作的快速发展,开创企业与时俱进的新局面。企业办公室必须研究新的经济发展形势和要求，尽快查找不足，分析原因，按照经济发展的新要求，围绕企业生产运营和改革发展目标，探索办公室工作规律，着力创建与形势发展相适应的办公室管理工作机制，促进企业健康发展，树立良好的品牌和形象。

二、企业办公室的工作特性

1.综合性

办公室是企业经营运转的枢纽机构,管理工作涵盖企业的各个层面，担负着为企业发展决策提供参谋和保证监督决策落实的重要职责。同时企业办公室还具有信息收集、沟通、协调的管理职能，是联系企业内外部的信息交流平台，是调整和缓和各种矛盾关系、营造和谐企业环境、培养协作精神的执行机构。办公室日常工作任务复杂繁重，内容具体琐碎。按照职能要求，可以把工作内容归纳为“三办”，即办文、办会、办事。办文是指企业的公文审核及公文的收发流转，起草企业的工作计划和工作总结，起草、修改企业领导的重要讲话，开展政策研究和信息调研，文书档案整理和各种汇报材料的撰写等；办会是指组织和筹备各类重要会议，会议材料的印刷、会议通知的发送、会场的布置，会务接待，会议过程的把控，会场服务，会议纪要的整理传达等；办事是指协助企业负责人办理企业的日常工作，做好综合协调，抓好企业规章制度建设，做好督查督办、机要保密、车辆管理、印章服务、来访接待、值班安排以及领导交办的其他工作。

2.服务性

办公室服务工作可以归纳为“三服务”，即服务企业领导，服务各职能部门和服务基层群众。服务领导主要是围绕企业发展的总目标,为企业发展做好辅助参谋。在发挥参谋助手的过程中，从领导意图出发，结合实际，为决策提供及时准确的参考依据，并注重在执行过程中及时反馈出现的新情况、新问题；服务职能部门是指要积极主动与各部门沟通协调，广泛征求意见和建议，提高信息沟通和服务保障效能；服务基层群众，主要是做好调研工作，多了解基层群众呼声，多办实事，多为群众解决难题。要努力实现从被动应付到主动服务的转变，在主动服务中体现价值，有所作为。要对照工作制度和服务标准，无论对待领导或者普通群众，上级部门或者基层单位，都应该做到高质量和高标准的服务。

3.规范性

办公室重要的工作任务是组织制订以企业发展为核心的各项规章制度。制度建设是企业建设中一项全局性、根本性和基础性的重要工作，建立健全各类管理制度,严格按照制度和规范办事是大型企业科学管理的必然要求,也是企业发展的重要保证。日常管理工作制度化、规范化、条理化是大型企业科学管理工作的重要前提。企业“三办”等大量的日常事务都是办公室负责管理的内容，建立健全内部制度和规范，对提高企业办公室管理水平具有重要意义。制度和规范建设需要根据内外部形势变化和要求不断更新完善，要定期审查和系统梳理办公室各类工作制度，理清和设计好办公室各类业务和各个流程的纵向、横向关系，建立科学、统一、高效的办公室制度规范体系。

三、企业办公室的工作范畴

1.综合协调

企业整体运转效能和效率的提高离不开办公室的综合协调作用。企业办公室的工作往往会涉及企业的各个部门，各种性质的工作，综合性较强。工作牵涉面多，范围广，业务具体琐碎。办公室作为企业管理层的参谋助手,最重要的是要及时收集国家政策及行业信息,深入实际，贴近基层、贴近问题，有效开展调查和研究工作，要重视调研成果的推广应用。要积极贯切落实上级机关的政策精神、重要部署，掌握企业的重要工作安排、工作计划的贯彻实施情况。要做好文稿处理、督查督办、会务接待、车辆服务等工作，对于没有明确责任人的事务或其他职能部门职责之外的事务，办公室需要发挥综合性部门的作用，加以协调解决。办公室需要统筹协调处理企业经营发展过程中遇到的各种问题和矛盾，处理好同新闻媒体、公司股东和社会大众等各方面关系。办公室是企业的信息汇聚和交流中心。要按照上级对信息管理工作的规定、要求，围绕企业主要工作和发展中的重点、难点和突出问题，加强信息收集、整理报送的力度，做到全面、高效、准确。要根据企业现实情况，不断探索完善信息编报和管理制度，提高信息调查研究的水平，不断提升信息搜集质量、信息编辑的科学化水平和相关人员的能力。始终与上级机关、企业内外部的信息交流畅通，重要信息能够及时准确上报；要完善企业会议管理机制，提高会务管理服务水平，重要会议、重大活动要及时通报，上级部门的重要批示和会议精神要及时传达。

2.督查督办

督查是办公室管理工作的重要内容,是保障企业发展目标和工作计划落实的重要手段。办公室应该围绕企业中心工作,建立高效权威、运行良好的督查制度,推动企业发展。企业办公室要树立大局观念、提高责任意识，紧紧围绕核心业务及时做出主要工作部署；要提高督查督办强度，保证管理层的决策和中心工作落到实处；要发挥办公室工作的作用，提高决策的执行力；要在督查督办中深入调查研究，尽早发现工作中存在的潜在隐患和问题，为管理层的决策提供详实准确的第一手材料和客观合理的意见建议。要完善督办责任制，形成督办立项、承办、催办、办结以及通报制度，规范督办工作体系和流程，制定切合实际的督办工作机制。督查督办的内容主要包括：督办上级各项方针、政策、重要会议和文件精神的落实情况；督办本企业发展规划、重大决策、重要工作安排、各个时期重点工作及全年计划目标的落实情况；督办企业领导办公会议决议的重要工作部署、决定事项等的贯彻执行情况。

3.公文管理

要按照上级对公文处理的相关要求和制度，结合工作实际，建立完善公文办理制度，切实改进文风，提高公文写作的规范化、标准化水平，完善考核评估机制，创新公文运行模式，加强交流学习，持续提高公文写作能力和公文管理水平。要按照档案管理的相关指导和要求，加大基础设施投入，理顺文书档案管理机制，建立健全档案管理工作体系，做好档案的归档、编辑、查询、研究等业务，不断提高档案工作信息化水平，为企业中心目标提供助力。

4.服务保障

办公室的服务保障工作,主要体现在主观能动性方面,要准确理解领会管理层的思路和指示不走样,要体现办公室服务工作的积极性、超前性，高质量地做好服务保障工作。办公室服务保障作用发挥的成败将直接决定办公室工作的效能和权威。服务对象要从以往主要以领导为中心转变为为领导、为部门、为基层“三服务”的有机统一,既要为管理层服务,又要协调好各部门的关系,同时要注重为基层职工排忧解难，确保企业经营的有序高效,服务职能突出,工作质量更高。

5.安全保密

企业办公室要按照上级部门对保密工作的相关规定和要求，增强保密意识，健全保密制度，压实保密责任，定期开展保密检查，坚决杜绝重特大失泄密事件的发生。企业应建立高效灵活、目标清晰的保密组织机构，企业相关负责人要抓好公司保密工作的具体落实、宣传教育、监督和检查工作。要明确公司保密要害部门和部位、各分公司各部门的保密联络人，建立兼职保密管理队伍。制订目标责任书，明确各部门、各保密相关岗位的工作职责。组织保密相关人员签订保密承诺书，明确细化保密责任和义务。企业办公室要加强网络信息安全保密工作，切实把涉密网络和互联网进行物理隔离。保密工作坚持并遵循“谁主管、谁负责”的基本原则，落实“谁制造问题、谁承担责任、谁受到追究”的问责机制。确保保密工作规章制度、目标任务、政策措施等高效落实。

四、加强和改进办公室工作的措施

1.加强领导

企业主要负责人应高度重视办公室工作，明确办公室的主要职能和工作要求，注重办公室领导班子建设，在工作中加强指导，帮助解决办公室面临的各种问题和困难，改善办公条件和经费投入，为办公室工作顺利开展提供完善的软硬件设施，保证办公室工作组织健全、职责到位、人员充足、执行有力。

2.完善制度和规范

要及时修订制度和规范，科学优化工作流程。要建立和完善与上级机关职能相匹配的工作机制，还要根据办公室其他的职能，建立和完善应有的制度体系和规范，制订工作流程，促进办公室工作目标更加明晰、责任更加明确、运行更加流畅。要充分发挥制度约束力，形成制度的制订、落实、监督、反馈及改善的闭环，使办公室各项工作职责落实到位、工作程序健全、做事规范有序、检查依据充分、考评规则完善。企业办公室应从自身职能和管理出发，着重从以下几方面开展制度建设工作：第一，明确制度建设责任人，为健全制度体系做好组织保障。第二，对办公室现有的规章制度进行整理修订，定期进行废改立建设。第三，加强制度体系的学习和宣贯力度，在日常的工作中，严格遵照制度和规范办事，保证每项工作和业务都有章可循，建立长效机制。第四，建立内部制度体系评审和维护机制，保证制度体系与时俱进、健全完善。

3.提高信息化水平

办公室要运用最新信息化科技化成果，实现工作规范、流程优化、效率提高。要按照上级要求，扎实做好办公自动化网络化系统的建设和使用，实现网上办公、无纸化办公，加强与其他办公系统的信息交流和数据共享，提高协同工作水平。要做好信息保密工作，建立健全安全管理制度，运用现代科技技术，保证办公自动化网络化系统的信息安全。通过办公自动化网络化，努力推进工作流程优化改造，加强管理信息化建设，提高流程把控能力。要根据现代企业发展的新模式,扩大现代信息技术的应用,创新工作方法,加强档案开发，不断提升办公室高效快捷的管理水平。

4.提高人员素质

办公室工作要达到高水平高质量，关键是建设一支高素质的人才队伍。办公室工作工作人员要忠于企业、忠于领导、忠于职守。要根据办公室工作的特点和规律，有针对性地学习掌握本岗位所需专业技能和知识，努力成长为成为综合型、复合型人才。要有强烈的责任心和服务意识、优良的工作作风和扎实的业务能力。企业办公室要通过开展业务培训、行业交流、基层调研、挂职锻炼等多种方式，持续提高工作人员的思想素质、工作作风和专业能力。要注重引进专业人才，开展有针对性的培训，增强办公室工作人员的服务意识和责任意识。

5.完善考核

企业办公室要和人力资源部门协作，做好工作人员的招聘、考核、竞争上岗制度，优化人员结构，提升内部活力。要根据办公室工作的特点，制订和完善符合企业实际的办公室工作评价与考核标准。要营造公平公正公开的氛围，建立绩效优先、综合评价的考评长效机制。要合理利用绩效考核的导向、鉴定和激励功能，采用定性和定量相结合的方法，制订科学有效的考核标准，提高考核的客观性和公平性。通过建立绩效考核激励机制，构建公正合理、奖惩分明、有序竞争的激励体系，最大限度发挥办公室人员的主动性和创造性。