公务卡在高校的使用现状分析及建议<br/>——以上海G大学为例

公务卡在高校的使用现状分析及建议
——以上海G大学为例

2019-05-31李全旻

上海商业 2019年5期

文/李全旻

为进一步加强预算资金管理，提高预算资金使用效率和规范化程度，方便预算单位用款，减少公务活动过程中的现金结算，提高预算资金支付透明度，防范和控制资金支付使用过程中的风险和腐败行为的产生，2007年我国开始进行新一轮国库集中支付制度改革，于是，公务卡应运而生。

一、公务卡简介

公务卡是中央财政预算公务卡的简称，是银联标准的人民币单币贷记卡。财政部和中国人民银行在2007年印发了《中央预算单位公务卡管理暂行办法》（财库[2007]63号），标志着我国正式开始实行公务卡制度。此后，2011年、2012年财政部先后颁布了《中央预算单位公务卡强制结算目录》（财库[2011]160号）和《关于加快推进公务卡制度改革的通知》（财库[2012]132号），建立了较为完善的公务卡制度体系。

公务卡制度是建立在国库单一账户制度的基础上，通过“授信额度控制、个人持卡支付、单位报销还款、财政实时监督”的一种管理模式。公务卡是中央预算单位工作人员持有和使用的，主要用于日常公务支出和财务报销业务，且不可办理附属卡。它分为个人公务卡和单位公务卡。高校作为财政拨款单位，相应的预算资金支付管理也纳入了公务卡管理范围，目前高校多数使用的是个人公务卡，单位公务卡由单位承担还款责任，在全国范围内目前仍处于试点阶段，上海不属于试点地区。

公务卡与普通银行信用卡都属于银行贷记卡，公务卡是信用卡的一种，具有银行信用卡的基本功能。两者的区别在于：（1）普通信用卡只是个人和银行两者之间发生关系；而公务卡除个人和银行外，还有持卡人所在单位，三者之间均有关系。公务卡持卡人是财政预算单位在职职工，开卡时身份须经单位确认；一旦持卡人离职或退休，应将公务卡注销。（2）两者都具备消费功能，但公务卡主要用于公务活动的消费支付。（3）公务卡一般享受免年费，到期免费换卡，溢缴款提现免手续费，短信通知等优惠服务。

二、公务卡在高校使用状况分析

自2017年上海市推出预算单位公务卡强制结算目录和现金结算目录以来，上海的高校均已全面施行公务卡支付方式。凡涉及公务消费，无论是在线上还是在线下购买商品和服务都要求使用公务卡进行支付结算。业务完成后，凭商户的发票和线下交易的销售点终端POS签购单或线上交易的网银账单等作为报销凭证。

从上海高校公务卡使用情况来看，总体上推进良好，基本做到了全覆盖，也确实在很大程度上规范了财务管理，增加了预算资金支出的透明度，减少了现金的使用和暂借款项的发生，降低了资金风险，增强了对预算执行进度的监控，并在一定程度上预防了腐败和减少了违法行为的发生。但由于公务卡的制度设计更多的是从方便政府财政预算管控的角度考虑的，在实际使用过程中也产生了一些新的矛盾和问题。

（一）公务卡的推行增加了财务人员的工作量和工作难度，降低了资金核算效率。

公务卡的推行，虽然对预算资金监管可以达到“横向到边，纵向到底，具体到人”的效果，但在实际执行过程中，给财务核算部门增加了很多额外的工作量，核算速度和效率也明显降低。以上海G大学为例，全年预算资金十几亿，财政资金和预算外资金报销时都严格要求使用公务卡支付结算。自2017年全面施行公务卡强制结算目录以来，公务卡的使用量持续增长，随着支付宝、微信等支付方式的普及，以及电子发票的推广使用促使公务卡的使用量再次大幅提升，2018年全年刷卡公务消费近2万笔，刷卡金额2000余万元，该数据还未包括大量挂接失败以及国库支付系统中无法还款的公务卡业务。按照该校财务报销制度要求，在报销公务卡业务时，须同时提供商户发票和银联签购单或网银账单，发票的收款单位与签购单或网银账单的收款商户必须一致，填写报销单时要填写卡号、刷卡日期、刷卡金额，缺一不可。财务报销审核人员在审核报销时，首先要判断该笔业务结算方式是否准确、要素填写是否齐全，然后要逐笔核对发票和刷卡记录是否一致；出纳人员在财政平台还款时也须逐笔验证还款。

另外，在实务中，经常会出现一些复杂的情况较难处理，需要财务人员与持卡人沟通并加以解决。一是刷卡金额大于报销还款金额时，需要财务人员在支付系统手动修改还款金额；二是一笔刷卡消费只取得一张发票，但同时要使用预算内资金和预算外资金等多笔不同性质的经费报销，则无法正常在国库支付系统进行还款，此时只能选择一种性质的资金报销还款，诸如此类的情况比比皆是。财务人员在处理有关业务时不仅要把控的要素增多，而且处理单笔业务的耗时增长，核算效率明显降低。

（二）流程复杂周期长，影响了高校科研人员工作的积极性。

目前，公务卡的还款流程设计比较繁琐。出于安全性考虑等原因，发生公务消费支出后，银行要将刷卡数据信息处理好之后再传给财政信息系统，因此目前公务卡消费信息须刷卡后三个工作日方可在财政信息系统查询到还款信息，出纳人员根据提供的持卡人姓名、卡号、消费日期、消费金额在财政平台上逐笔下载，经过核对与持卡人提供的信息完全一致才能打印支付凭证，交给银行还款。在实际使用过程中，有时持卡人明明刷了公务卡，但在财政支付系统中却无法找到相关匹配信息，需要反复地核实，这无疑会大大影响了还款的速度，即使顺利地挂接成功，在报销高峰之际，尤其是临近学期末和年终，因为要考核预算执行率、假期报销不方便以及年终国库集中支付系统即将关闭时，也很难做到立即还款，时间周期流程无疑会拉长；或遇到报销流程复杂的业务，因报销相关手续迟迟未办好，公务卡已到还款日期，持卡人只好先垫付资金还款，事后再报销。有时为了报销一笔业务，持卡人要往返几次，大量耗用了高校教师和科研人员的时间精力，使持卡人怨声载道，产生抵触情绪，甚至造成了有卡不用的现象较为普遍，影响了高校教师教学、科研的工作积极性。

（三）公务卡的用卡环境还不够完善，不少地方还处于空白。

推行公务卡在大中城市和发达地区总体比较好，但由于我国地域辽阔，各地社会经济发展水平和支付习惯差别很大，部分偏远地区和乡镇郊区，信用卡的使用还未得到有效普及。商户使用公务卡的积极性欠缺，部分商户不愿安装pos 机，有些还要支付一定比例的手续费，甚至少数地方根本不具备刷卡条件。微信、支付宝等支付手段现在虽然可以挂接公务卡使用，但还是受到一些限制，如须支付手续费或不能正常使用等情况。同时，因持卡人的支付习惯、年龄等因素，还有一部分人群不愿或不会使用手机银行功能，可又不能保证随时随身携带公务卡，致使出现公务卡无法使用或有卡不用的情况发生。

（四）财政和银行的技术支持和对公务卡持卡人的服务还有待提升。

目前，从公务卡应用现实来看，相关的技术和服务还有些滞后，具体而言：一是大多数银行将公务卡与普通的信用卡同等对待，在申请办卡阶段就有部分教师多次审核未通过而无法取得办卡资格情况发生，但是预算单位却无法了解核实具体情况，这给公务卡的推行带来一定的影响，也给财务报销带来不少困难。二是银行系统、财政系统和国库支付系统在相关信息对接的及时性、完整性和有效性还有一定的问题，出现“刷了公务卡，但在财政系统却无法查询到相关消费信息，有的即使查询到消费信息却无法在国库支付系统顺利还款”现象的频率依旧不低。三是技术和业务流程设计还有不尽合理的地方，需要尽快调整优化。

三、建议及措施

为进一步提高公务卡的使用效率和实际使用效果，避免监管效率的提高而导致其他效率的降低，需要进一步完善政策法律环境，保护持卡人用卡积极性。为此，结合财务资金核算管理提以下几个方面的建议：

（一）加快完善公务卡的用卡环境。

进一步加快金融网络设施建设，增加公务卡结算的覆盖面。出台相关优惠政策，降低商户刷卡通道费，提高商户安装pos 机的积极性。预算单位与银行签订公务卡服务的相关协议，努力创造条件为持卡人提供办卡、使用、挂失、注销、消费信息反馈等方面的便利，从而提高公务卡持卡人的用卡积极性。

（二）提升财务信息化水平，改进国库支付系统，实现单位、财政和银行的数据资源共享。

加强财政、银行及公务卡持卡人所在单位之间的联系，学校的财务软件要与网上报销系统连接，增加公务卡管理相关模块，使财务系统与银行公务卡系统的端口实现连接，银行可以将持卡人的消费信息及时导入公务卡系统；并完善优化报销流程，允许持卡人报销时，可对自己的公务卡消费信息逐条验证，验证无误后就可填写网上报销系统，这样既避免把大量琐碎的验证工作累积到财务人员身上，增加财务人员的负担，又避免重复劳动，有效提高财务核算和报销工作效率。同时，财政部门和银行需要紧密联手，加大相关建设投入，不断改进、完善和优化国库支付系统，为公务卡的深入推广使用提供更多的技术支持。

（三）建立健全相应的财务制度、科研经费管理制度及监督机制。

虽然公务卡的推出增加了资金使用的透明度，但仍有通过与商家串通虚开发票、虚假列支套现的情况，也有公务卡消费私吞回扣的现象。因此，公务卡制度并不能从根本上杜绝腐败的发生，现金管理制度并非一刀切集中在公务卡，其实只要是银行卡消费都是有迹可循，可追踪查询的。防止科研腐败的产生关键是要制定科学可行的科研经费管理制度和财务报销制度，加强预算管理和绩效考核，规范经费的使用和管理，明确公务卡的使用目录与现金使用目录，加强内审，从源头上杜绝违法违规行为的发生。

（四）加大宣传公务卡的相关政策，提高公务卡的使用率。

学校应通过各种形式和手段对公务卡使用的相关政策进行宣传，让更多教师和科研人员充分认识公务卡支付管理的重要性和资金支付的安全性、便利性，不断提高持卡人使用公务卡结算的意识；同时，努力创造条件，加强对持卡人尤其是年龄比较大的持卡人用卡操作和报销流程的培训，让持卡人熟练掌握公务卡的使用、报销流程，激发教师办卡、用卡的积极性。