提高文书工作效率须得法

王笑菲

文书工作是指文件从形成到办理完毕的全过程工作，主要包括收文办理、发文办理、公文管理、整理立卷和归档利用等一系列相互关联、衔接有序的工作。文书工作政策性、规范性强，是各单位日常工作的一个重要组成部分，是传达贯彻党和国家的方针政策、沟通信息、协调工作的重要手段。文书工作烦琐且业务量大，如何提高效率是文书工作者共同的思考和一致的努力方向。下面以中国石油集团测井有限公司（以下简称公司）为例，就如何提高文书工作效率做一些简要的探讨。

中国石油集团测井有限公司是中国石油天然气集团有限公司独资的测井专业化技术公司，现有员工13 215人，下设14个机关处室、18个基层单位，文书工作业务量大，事务繁冗，在实际工作中主要存在以下几方面的问题：

文件数量多。一方面是客观收文多，分别来自直属上级机关、省委省政府，平级地方政府部门、油田兄弟单位，直属下级单位。另一方面主观发文多，有公司（党政工团）级文函、公司级会议纪要、行政部门文函、党委部门文函，处级单位文函、会议纪要、通报等文件类型。若不遵循 “确有必要、讲求实效、有针对性和可操作性”的原则，凡事都想通过文件的形式上传下达，公文数量必定会越来越多，严肃性也将大打折扣。

文件质量差。主要表现在文种选择错误，如有的工作人员把“请示”写成了“报告”。“请示”需要上级机关答复，“报告”只需要上级机关阅知即可。公文内容空洞冗长，错字、别字、标点、数字、语句、逻辑错误时有发生。公文格式不规范，随意使用字体、字号，随意设定字距、行距等。既降低公文质量，又浪费阅读者的时间和精力。

行文不规范。公文在行文过程中，行文关系要根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。这在《国家行政机关公文处理办法》中有明确的规定。在实际工作中，有的工作人员不按隶属关系和职权范围行文，经常出现越级行文、多头报文或者一文多事等现象，造成文件内容难以落实，问题得不到解决。

处理不及时。一些工作人员未养成及时阅文习惯或因工作忙，长时间不处理公文导致文件积压，流转受阻，致使文件运转程序出现问题，甚至延误工作。特别是时限较强的紧急文件，若不及时处理很可能给单位造成巨大的经济损失。

近年来，公司在提高文書工作的规范化、标准化、效率上积极探索和努力实践，采取多项措施规范了文书工作，有效提高了文书工作的效率，同时提高了整个公司的行政效率。主要表现为：

高效的电子公文系统。建立并不断完善电子公文系统，规范发文流程、监控阅文速度和质量。收发文流程均设有审核环节，对发文必要性、公文格式、文字内容进行审核把关，有效控制发文数量，提高公文质量。公司办公自动化系统自2006年8月上线以来，历经两次完善，两次升级，在规范性、安全性 、实用性、易用性、拓展性 、灵活性、可管理性等方面都得到了完善和提高，极大地提高了文书工作效率。

建立必要的规章制度。要达到文书处理过程中规范化、标准化的要求，提高文书处理质量和效率，必须从文件形成的初始阶段就有一个科学、规范的管理措施及标准，必须严格按照国家和企业相关规定进行公文处理。公司严格贯彻执行《公文处理办法》《公文运行规范》《电子公文管理办法》等制度，工作人员在提高思想认识的基础上，在文书处理中的形成环节、运转环节、暂存环节、归档环节方面建立了相应管理措施和制度，确保文件生命全周期的规范和运转高效。

加强培训、交流和考核。公司定期举办文书处理工作培训讲座，不断更新和强化文书从业人员的专业知识；新入职机关的工作人员须接受公文处理业务培训和考试。建立文书工作人员QQ交流群、测井平台QQ交流群，随时沟通交流，分享工作中遇到的各类问题。定期统计、分析、对比发文数量和质量，进行总结评比并全公司通报。

多渠道针对性解决问题。为减少公文数量，要求各单位对非涉密通知采取电话、传真、网页发布等方式处理，同时在电子公文系统中增加制发环节精简白头文件，发布无存档价值的工作通知。针对文件落实不彻底、公文流转速度慢两个“久治不愈”的问题，展开专项治理，就公文如何签署意见、文件处理时效做了专门的规定，加强了催督办工作，并纳入了考核。