从内控角度谈校园一卡通的管理

2019-05-29吴丽杰

财经界·上旬刊 2019年4期

吴丽杰

关键词：校园一卡通内控管理

一、校园一卡通简介

（一）校园一卡通

一般简称一卡通，其功能载体通常是一张带芯卡片（也有手机，例如电信推行的“翼机通”），主要功能是身份识别和电子消费，可以代替传统的饭卡、学生证、上机票等，通过在系统终端设备上刷卡，实现消费、考勤、上机、登记等业务。校园一卡通的应用，有助于提高学校的管理水平和服务能力，有助于学校资金活动统一管理，避免小金库，极大地方便了学校师生员工的校内生活。

（二）涉及的业务

一是维护类。主要指软、硬件的维护。一卡通平台搭建，需要有后台服务器、前台客户端，刷卡终端POS机，以及实现各个功能的功能模块软件。一般高校，根据建设规模，软硬件投入规模都在几百万至几千万不等，其固定资产比一般二级部门都多都贵重。

二是卡务类。包括制卡、充值、挂失、补卡、冻结、销户、补助等与卡直接相关的业务。

三是结算类。主要是充值款，补卡工本费，商户POS机款清算、系统对账等工作。

四是管理类。包括结算复核、异常问题处理等。如因网络或POS机故障，机内交易流水无法上传;再如交易时卡内金额被多扣等异常数据问题。

二、校园一卡通管理现状

据调查，高校校园一卡通的业务归属，大部分是信息网络中心，其次是财务部门，也有的是信息网络中心和财务部门共同管理，个别的属于后勤管理部门、党政办公室等。无论归属哪个部门，实际运行和使用中，都存在一些共性问题。

（1）不是分管部门的主业，存在管理短板。以信息网络中心和财务部门为例，都属于专业性质很强的部门。信息网络中心，主管校内网络，有系统建设和维护的技术优势，但不懂财务管理知识，对业务活动中涉及资金环节缺少内控管理;财务部门，主管校内财务，懂财务管理但不懂系统建设和维护技术，缺少网络安全防范机制;如两个部门共同管理，又存在各自负责分内之事，共同业务部分会出现互相推诿，或各自为政现象，而一些业务因为归属不清又会出现管理空白区，不利于一卡通整体工作的开展。总言之，存在管理短板，不擅长的业务，因缺少专业知识而疏于管理缺少防范监管。

（2）岗位设置不合理，权责不清，缺少监管。由于不是分管部门主业，岗位缺少专人负责，大多职能兼职管理，或一人多岗多职，权责不清。尤其涉及资金、结算、后台管理工作，有的人既负责报表打印又负责给商户结款，既保管空白卡，又负责补卡，既充值又可以扣款，还有一些高校，更是出现多人拥有管理员权限可随意系统操作，岗位之间缺少相互监督管理，容易徇私舞弊，监守自盗。

（3）缺少相关的制度规定，尤其内控制度。校园一卡通，除了身份验证功能，最主要的是校内消费功能，承担了校内银行卡的角色。以S高校2万人规模来计算，人均每天消费3笔，即使每天只有一半人使用一卡通，系统每天也会有3万条以上流水信息。每一条流水意味着一笔资金流动，发生错误直接影响到持卡人账户余额、商户结款报表金额、系统数据库数据。在实际运行和使用中，校方大多重视功能的建设和实现，管理意识和资金安全意识都很淡薄。尤其以信息网络中心管理一卡通为例，由于缺少财务管理专业知识，一旦发生数据错误，经常是“无凭无据”“简单粗暴”式的纠正数据错误，少有意识留下资金活动中财务最为看重的原始凭证，为日后对账做依据，管理中存在资金安全等诸多问题。

三、以内控角度谈一卡通的管理

所为内控，是内部控制的简称，指一个单位为了实现其经营和管理目标，保护资产的安全完整，保证会计信息资料的正确可靠，确保业务活动的经济性、效率性和效果性而在单位内部采取的自我调整、约束、规划和控制的方法、手段与措施的总称。2015年12月21日，财政部以财会〔2015〕24号印发《关于全面推进行政事业单位内部控制建设的指导意见》提出：“健全内部控制体系，强化内部流程控制;加强内部权力制衡，规范内部权力运行;建立內控报告制度，促进内控信息公开;加强监督检查工作，加大考评问责力度”。校园一卡通，不仅是高校数字化校园建设的重要部分，更是高校经济业务管理的重要部分，加强其内控管理，防患于未然，已是高校主管部门必须重视的问题。

（1）加强团队建设。全国使用校园一卡通的高校不计其数，真正物有所用物尽其值的寥寥无几。但凡校园一卡通建设和使用好的高校，都是学校高度重视，全校参与，有一支高效而得力的团队，有一个专职于校园一卡通的建设维护、运行管理、卡务处理、商户结算等业务的主管部门，以保证一卡通的工作可以有条不紊地开展，有的放矢地进行，不存在管理短板或空白区，不存在部门间相互推诿踢皮球现象。

（2）合理设置岗位，提高自助服务能力。加强内控，最主要的体现是不相容岗位，必须分离，业务流程之间，彼此联系，相互监督。一卡通的系统管理员，拥有最高权限，一般负责后台数据管理工作，一般不能兼任充值、补卡、补助等与资金直接相关工作。类似充值和退款、补助和扣款、报表和结算等均属不相容岗位，同一人兼任存在监管盲区，考验业务人员的职业操守。大多学校考虑人员成本，实际运行中很难一岗一人，完全分离，学校可以加强自助服务功能建设，取代人工，不仅可以提高办事的效率和能力，还能把有限的人工用在“刀刃”上。如充值补卡类，工作量大，需要投入人员多，可引进微信、支付宝等第三方支付平台，也可通过银校互联，配置自助圈存转账机，在自助机上实现转账充值、挂失、补助领取、网费缴存等业务功能。再如，系统设备维修维护量大，可以建立一卡通系统、设备的实时监控系统，并以大屏幕LED、业务终端等形式呈现，出现异常第一时间报警，可以快速定点故障位置，不用人工逐一排查。

（3）加强内控制度建设。加强内控管理，离不开相关制度的建设和约定，有效的制度是内控管理不可缺少的保证。从系统建设、使用，到具体业务流程（新开卡、充值、补卡、商户结算、问题数据的处理）、操作员权限等，均需要相关制度规定和流程规范。如《一卡通系统管理制度》、《操作员权限规定》、《岗位职责要求》、《充值补卡等业务流程》、《卡金额异常、POS机款异常数据处理办法》、《申请退款的条件》等。制度的制定，不以约束为目的，要以防范为宗旨;不是空泛文件，要有可操作性;不能一劳永逸，要与时俱进，随时发现问题随时完善补充。