机关文秘人员的工作意识与文档管理

陈海霞

[摘 要] 在組织中，文秘人员的主要工作是传递通知和统筹协调，这直接影响着企业内部工作的效率。与其他方面的机构相比较，文秘人员的工作水平与自身思维关系密切。伴随着互联网的不断发展创新，文秘人员应积极主动转变思维方式，不断进行思维创新，以提高自身工作效率。

[关键词] 机关 文秘人员 工作意识 文档管理

中图分类号：C931.46 文献标志码：A

一、机关文书档案管理的重要性

机关文书档案的管理工作是做好其他各项工作的前提和基础，按照机关工作的闭环理论，没有规范的机关档案管理工作，机关工作的完善就缺少最后一环。在信息化网络的今天，机关文书档案的相关工作也要紧跟时代发展步伐，利用现代化技术手段，做好文书档案的收集、整理、保管、利用，实现档案资源的高效共享。文书档案是机关多项工作的真实记录，可以对机关各项工作起到很好的促进和凭证作用。机关文书档案相关工作的规范化与标准化管理奠定了档案管理实现现代化的基础。基于此，为有效开发利用档案资源，必须加强档案管理工作。

二、机关文书档案管理工作存在的问题分析

（一）文书处理程序存在不规范现象

具体来说表现为以下几方面：第一，在文书文件处理工作过程中，很多机关普遍存在“倒流”情况，违背了文书处理程序流程，甚至文稿拟制不经办公室审核直接送领导签发，然后再转送办公室进行核稿操作；第二，越级行文的情况时有发生，单位领导没有掌控文件的审核和盖章过程，打印文件材料较为随意，最终导致越级行文现象的发生；第三，发文处理过程中如果涉及多个部门，未进行会签，或者仅仅主发单位盖章，文件的效力从而大打折扣[1]。

（二）公文不及时办理现象

虽然文书办理时间有着明确的规定，但在实际操作过程中，时常出现延缓处理的情况，文书积压、互相推诿更是对机关日常工作造成严重影响。具体来说，主要表现为以下几方面：第一，处理公文时限不清，导致部分公文超出办文时限，影响办事效率；第二，文书运转环节出现问题，导致文书出现拖拉延误情况，使文书效能发挥大打折扣；第三，承办文书过程中，所涉及的难度大或者本部门职责之外的文书，未与相关部门进行协商，擅自积压或者延缓处理。

（三）档案管理不够标准和规范

当前大多机关单位档案管理模式老套，技术陈旧落后，案卷质量不高，各类档案整理不符合国家标准要求。各单位对于《文件材料归档范围保管期限表》的制定不够明确，不清楚哪些档案应移交档案室存档，致使档案未能集中统一管理。

（四）档案管理制度不健全现象

有些机关单位档案管理不够规范，虽建立了相关档案管理制度，如归档、保管、借阅、鉴定销毁及岗位责任制等，也有档案工作领导小组、管理体制、分类方案，但在执行过程中流于形式。大多数机关单位的档案工作人员没有经过专业的档案知识教育，而且身兼数职，对管档要求、档案材料收集及归档等相关业务了解不深，没有对档案工作投入较大精力，致使对本单位各部门的文件材料形成、归档工作及所属单位的归档工作不能进行很好地监督指导、业务培训。

三、提升机关文秘人员工作意识，强化文档管理能力

（一）建立综合性的工作制度

机关单位的文秘工作和档案管理是紧密相连的，在具体工作中必须有效融合组织制度，科学合理地管理文档。在大多数机关单位中，文秘部门和档案管理部门都属于独立运行的个体，由于在工作中沟通不到位，导致档案质量很难得到有效保障，这就使得档案管理面临很大的困难。同样，档案管理若出现一些问题，在开展文秘工作时也往往会遇到一定的困扰，而如果把文秘工作和档案管理工作有效结合起来，综合考虑两者的实际情况，建立起一个综合性的工作制度（必须建立在我国相关法律条例基础上来制定），这样才能确保公文的质量。另外，还要紧密结合机关单位的实际管理状况，建立严密的档案人员网络，确保各个部门的档案管理真正做到责任到人，并形成一个相互配合的管理体系，以促进文秘工作与档案管理的共同发展[2]。

（二）严格规范文书格式

机关单位公文格式的规范性直接影响了文秘工作与档案管理的一体化，在起草文书时一定要认真谨慎，严格依照国家相关规定的格式进行编写，确保文书规模的准确性，尤其要注意文书的各方面细节。版记是衔接文秘工作和档案管理工作的标记，其极大地影响了文档的一体化建设，这就要求文秘工作人员充分重视这一环节，准确无误地标记出文件的印发部门和具体打印时间，并在电脑上做好详细记录，流转后立即立卷归档，只有确保文书格式的规范化，才能确保档案管理的规范化[3]。

（三）提升机关文秘人员组织协调能力

在机关单位日常工作中，作为一个重要的中间人员，文秘人员起着管理决策层与基层二者之间的桥梁作用，因此文秘人员的组织协调能力十分重要。在日常工作中，决策层或领导者需要传递一些工作任务时，文秘工作人员应将信息准确无误地传到基层员工中；如果企业内部基层员工存在一些问题，需要反馈到领导层时，也需要文秘工作人员进行反馈[4]。

（四）文秘人员要处理好日常事务

在机关单位日常工作中，文秘人员的工作比较繁琐，企业中的各个方面都有涉及，这就要求文秘人员要有认真谨慎的工作态度，对于企业中出现的任何问题都能够冷静处理。比如，在处理档案文件时，文秘工作人员不仅要保证档案的及时送达，还要保持档案文件的准确性，以为领导者提供方便。此外，如果在日常工作中出现了一些突发情况，文秘工作人员必须冷静对待，不可自乱阵脚，以免给企业造成损失。

（五）处事站位准，理解意图准，反映问题准

第一，在工作中，文秘人员要重点关注国家政策、行业内外战略变化及相关制度的出台等，这样有助于更好地指导自身工作。第二，提高自己的政策理解水平，要准确掌握上级的要求、内部的情况、基层的进展。第三，要能从复杂的现象中发现问题的本质，在给领导汇报或请示之前能从众多方案中准确筛选出最优备选方案。第四，要准确地获得信息并进行有效传递，在各种资讯的背后能协调不同立场，寻求共同利益点，实现工作利益的最大化。第五，要能够从事件的发展过程中敏锐体察到其他人的情绪和反应，及时调整沟通策略与协调方式，从而构建和谐稳定的团队氛围[5]。

四、结语

总而言之，在数字时代的今天，机关文书档案管理工作显得尤为重要。档案是机关以往工作的记录，对其未来发展建设具有非常重要的意义。个别机关文书档案管理工作或多或少存在一些问题，只有不断学习档案管理新技能，完善档案管理的主要方法，健全制度体系，档案管理工作才能逐步走向现代化和科技化。

参考文献：

[1]赵大青，时伟，闫清波，等.机关单位文秘工作人员的创新培养探究[J].安徽电气工程职业技术学院学报，2017（04）：23- 26.

[2]陈丽薇.机关文秘人员素质与文书档案管理[J].现代国企研究，2017（22）：138.

[3]曾雪晴.文秘专业学生核心职业能力素质调研与思考[J].秘书，2017（11）：10- 13.

[4]李淑伟.论办公室文秘和档案工作的高效兼顾[J].办公室业务，2017（20）：110，116.

[5]钟金凤.浅谈文秘人员如何做好调研工作[J].办公室业务， 2017（20）：119.