信息时代大学生档案资源的管理与利用

卞东

[摘 要] 大学生档案是高校数量最庞大、种类最丰富的档案资源，大学生档案管理也是高校档案工作中最耗时耗力的工作。与高校其他档案资源相比，大学生档案资源的独特性还没有被完全认识和重视。在信息时代，加强大学生档案资源的数字化、智慧化、共享性建设，是实现大学生档案资源利用价值的必然选择。

[关键词] 大学生档案；资源；管理；利用

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2019. 09. 068

[中图分类号] G271 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2019）09- 0152- 03

0 引 言

人才培养是高校的一项基本职能，大学毕业生作为高校人才培养的直接目标承载了丰富的信息资源，大学生档案真实记录了这些信息资源，是高校的宝贵资源。然而在现实工作中，因大学生档案种类多、数量大、流动性强、占用时间多，大学生档案管理被看作苦差事，重视程度普遍不高，大学生档案的管理和利用水平都有待提高。

1 当前大学生档案的主要内容及管理现状

大学生档案是高校档案体系的重要组成部分，不管从档案数量与投入时间来看，大学生档案都是高校档案工作的重头戏。《高等学校档案管理办法》规定，高等学校从事教学、科研、党政管理等活动直接形成的对学校和社会具有保存价值的多种不同形式的历史记录即是高校档案工作内容。《高等学校档案实体分类法》（DA/T10-1994，已失效）中有学籍管理、学位、毕业生三个类目统领学生档案内容。但这两个规范性文件规定都不具体，有些地方性规范文件对学生档案内容稍微具体些，如《安徽省高等学校档案管理实施办法》规定大学生档案归档范围主要包括学历教育学生的高中檔案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。

根据工作实际需要，高校对大学生档案基本划归了三个范围，即新生档案、在校生档案、毕业生档案。新生档案主要包括高中档案、高考档案、中学期间入团材料、入学登记表。新生档案由学院（系）或学校档案馆负责接收，在新生入学资格审核期间由辅导员负责核查新生档案，组织新生填写入学登记表，形成完整的新生档案材料。在校生档案主要是在新生档案基础上每年添加学期综合考核材料、评优评奖材料、处分材料、党员材料等；另外涉及到学籍变动的学生，要及时准确地调整档案。毕业生档案是大学生档案组成中最为重要的部分，主要内容包括新生档案，在校期间添加的奖惩材料、党团材料、考核材料，毕业季添加的学籍表、各类成绩单、学位材料、论文答辩材料、毕业生登记表、报到证白联等，是大学生人事档案构成的基础。

大学生档案的形成和管理，是多部门协调一致的结果。新生档案和在校生档案的主要管理者是辅导员，“无论在教育部24号令《普通高等学校辅导员队伍建设规定》，还是在27号令《高等学校档案管理办法》，都无法找寻到高校辅导员和大学生档案之间的任何关联，但现实情况却是二者紧密连接”[1]。毕业生档案收集转递是高校毕业生工作的重要环节，涉及教学管理、学生管理、招生就业、团学、党委组织、学校档案馆等多部门。鉴于大学生档案管理的复杂性，高校对大学生档案管理的机构各不相同，目前主要有三类：一类由学校档案馆统一管理，一类由人事部门下设学生档案室管理，一类由招生就业或学生管理部门下设学生档案室管理。三类管理模式各有利弊，从大学生档案流向考虑，将大学生档案的管理机构设在招生就业部门或人事部门，便于与人力资源管理机构进行衔接和协调；从大学生档案对学校诸多档案资源的集聚效应考虑，将大学生档案管理机构设置在学校档案馆，可以充分发挥其资源价值。也有部分高校将学生档案放在二级教学机构分散管理，不符合高校档案管理的基本要求。

2 大学生档案资源重要性的主要体现

2.1 大学生档案是国家人力资源管理的重要范畴

大学生档案是大学生人事档案形成的基础，与其升学、就业、落户、移民、晋升、退休等环节发生联系，必然属于人力资源管理的重要内容。除了对其今后的职业发展和生活福利起到佐证作用，大学生档案还应对其升学和就业发挥推荐和帮助功能，因此要“根据就业形势的变化合理地对档案的信息进行丰富，如增加诚信、心理素质以及技能登记表等内容，可以更为全面地反映学生的综合素质和职业能力，为企事业单位选拔合适的人才提供依据”[2]。大学生档案作为人力资源特征的重要载体，是大学生档案最本初的功能。国家基于对大学生人力资源的重视和保护，于2016年全面取消了大学生档案的服务费用。

2.2 大学生档案是校园文化资源的重要组成

《普通高等学校学生管理规定》（教育部第41号令）规定，大学生有参加社会实践、志愿服务、勤工助学、文娱体育及科技文化创新等活动，获得就业创业指导和服务的权力，这是高校第二课堂教育的法定依据。同时，教育部第41号令也规定，学校应当鼓励、支持和指导学生参加社会实践、创新创业活动，可以建立创新创业档案、设置创新创业学分。为增强大学第二课堂教育的有效性，2018年共青团中央和教育部联合印发了《关于在高校实施共青团“第二课堂成绩单”制度的意见》，从制度上确立了大学生第二课堂在高校教育体系中的地位。大学生第二课堂活动，成就了其个人社会实践、创新创业活动的丰富历程，是人生的重要经历，也是大学生实现人生价值，成长成才的重要途径。大学生创新创业档案和第二课堂成绩单，真实地记录了这一过程，将创新创业档案和第二课堂成绩单纳入大学生档案内容，无疑会成为大学校园文化的重要组成部分，对丰富大学实践文化、创新创业文化具有独特作用。

2.3 大学生档案是校友资源的重要财富

高校是人才成长的摇篮，建校历史越长，校友资源越丰富。大学生档案记载了生源地、学生基本情况、学籍学历、就业情况等信息，是展示学校人才培养成就，汇聚校友资源的重要渠道。因此大学生档案材料收集要全面，着眼长远，除成长成才的档案材料，还要收集班级合影、班级活动、院系活动、学校大型活动等集体行为的声像视频档案，丰富大学生的档案资源，为校友资源库和校史馆集聚素材。以大学生档案为基础构建校友系统是高校新动态，“构建校友档案管理系统并在校史馆、校友办等场所投入使用，能在校庆等重要时间节点，提高高校的亲和力，唤起记忆共鸣点，为校友与学校之间建立起一座长期沟通的感情桥梁”[3]。

3 信息时代大学生档案资源利用的创新与发展

3.1 大学生档案数字资源建设与利用

建校历史50年以上的高校，毕业生人数基本超过10万人，而且毕业生档案的种类丰富，所以档案资源数量异常庞大。为很好地保护和利用这些档案资源，不少高校都按照国家档案信息化建设实施纲要的部署，开展了档案信息化工作。大学生档案信息化的基础是档案数字化，数字化过程即包括存量档案的数字化工作，也包括增量档案的电子化工作。鉴于目前全文检索的效率还不尽如人意，所以数字化工作中目录数据库的建设尤为重要。目录库建设除了遵循《档案著录规则》进行著录和标引，還要重视学生姓名、专业班级、学生院系、学籍题名、入学毕业年份等信息的著录。投入比较充裕的高校最好在数字化过程中完成大学生档案文件级目录的著录。

大学生档案资源数字化首先解决了非数字载体档案信息资源的载体转换，是构建大学生档案数据库的基础，也为档案的网络利用提供可能。数字化是基础，数据化是核心，利用是目的。在大学生档案数字化资源基础上，开发具有本校特色的校友数据库系统，不仅实现校友信息查询、信息更新、校友分组、校友数据统计，还能提供在线下载学籍、制作学籍纪念册等功能[3]，是大学生档案数字资源利用最直观的体现。

3.2 大学生档案数字资源智慧融合与利用

“随着我国信息化建设进入以内容为核心、智慧化为特征的新阶段，‘大数据‘中国制造2025 ‘互联网+等国家重大战略相继出台，档案信息化工作势必加速推进，以适应国家信息化的要求”[4]。大学生档案数字资源作为高校存量最庞大、涉及最广泛的档案资源，实现数字资源的融合与共通，应该首当其冲。当前我国高校信息化建设有一定基础，涉及大学生的主要有迎新系统、学生事物管理系统、学籍管理系统、学生资助管理系统、学生第二课堂管理系统、党员信息管理系统、校园“一卡通”系统等，这些信息系统里每位学生最后的统计表单，就是大学生最全面和真实的档案材料。如果人工收集和整理这些档案材料，耗时耗力，时间成本和人工成本大，各部门配合度也不高，工作开展困难。以智慧校园服务平台为依托，建设大学生档案信息管理系统，实现与大学生各类管理系统的连接，应该成为当前高校档案信息化建设的一项重要内容。

实现大学生档案信息管理系统的大融通，提升系统的整合与分析能力，是大学生档案信息系统智能化升级的关键环节，是实现大学生档案个性化服务的前提。“高校学生档案个性化定制服务，要求学生档案管理部门根据档案用户的需求，借助智慧校园服务平台对用户设定的档案资源进行智能化的收集、整理、分类和分析，向用户提供和推荐有关信息，以满足他们的个性化档案服务需求”[5]。在大数据背景下实现档案个性化服务，是大学生档案利用的发展方向。

3.3 大学生档案数字资源交互共享与利用

中共中央办公厅印发的《干部人事档案工作条例》于2018年11月20日施行，大学生档案涵盖的中学、本科、研究生阶段的档案内容是干部人事档案的重要组成部分，是国家人力资源管理的重要内容。大学生流动性大，其升学就业涉及的部门和单位众多，大学生档案流转也非常复杂，牵涉大量人力物力。目前，大学生招生录取、就业派遣、党员组织关系转递已经实现网络化管理。2002年之后的学籍学历信息、2008之后的学位信息已经实现全国联网查询。大学生档案转递的网络化管理也应进入高校和人力资源管理部门的视野。

“在‘互联网+时代，线上线下协同创新发展的特点愈来愈突出，社会的信息需求也具有跨领域、增殖性、动态性和前瞻性特性，同时具有信息服务泛在化、信息需求多元化等特性”[6]。大学生档案资源是人才的凭证资源，也是宝贵的社会资源，学校、用人单位、人力资源管理部门应该建立协同共享关系，打通大学生档案资源流转的壁垒，提高大学生档案资源的开放程度，主动服务国家人才战略。2010年国家档案局《数字档案馆建设指南》指出，各级各类档案馆应以需求为导向，着眼于党政机关、社会公众在线利用数字档案信息资源的需求，推动档案信息资源的共享。这个愿景和规划在今天依旧任重道远。

4 结 语

大学生是高校最庞大的人群，也是社会最宝贵的人力资源，大学生档案连接着大学生个体、高校、用人单位、人力资源管理部门等众多角色，是社会管理的重要组成部分。大学生档案的信息化建设水平直接关系到高校档案信息化乃至国家人力资源管理信息化建设的进程，必须加以高度重视。大学生数字档案信息资源建设、大学生档案信息利用和社会共享服务，是一项长期任务，高校必须做好相应的基础工作和人才准备。

主要参考文献

[1]吴建章，徐娅囡.基于高校辅导员视角的大学生档案工作研究[J].山西档案，2016（3）：128-130.

[2]宋文超.基于生命周期理论的高校学生档案管理——以北京外国语大学为例[J].兰台世界，2018（9）：56-59.

[3]林坚.高校校友档案服务平台的设计与应用研究[J].浙江档案，2018（9）：55-56.

[4]郝晨辉.档案信息化标准的发展与展望[J].档案学研究，2017（4）：61-66.

[5]张政.智慧校园背景下的大学生档案建设[J].山西档案，2018（5）：140-142

[6]刘永.档案信息资源共享云体系建设的思考[J].档案管理，2017（6）：25-29.