海事部门政务社交媒体文件归档难点探析

庄小泳 钟奕思

摘 要：社交媒体已成为海事部门在新媒体环境下开展政府信息公开、政务服务、联系群众的新窗口和重要途径。及时进行海事政务社交媒体文件的归档，对于收集海事部门网上政务工作凭证、保存机构乃至社会记忆，具有重要意义。但是，政务社交媒体文件归档实践仍处于探索阶段，海事部门政务社交媒体文件归档工作存在不少难点。文章从客体、主体及环境等三方面进行简要分析，总结出社交媒体归档过程中文件类型复杂多样、来源广泛且动态多变导致的归档难点、主体协同的归档挑战以及政策法规、技术标准匮乏造成的归档困难等。

关键词：海事信息化 社交媒体 档案管理

随着智能手机的普及运用，微博、微信、微视频及手机APP客户端等移动社交媒体已深入人们的日常生活，并被广泛应用于电子政务工程的建设之中。目前，交通运输部海事局、广东、上海、浙江、福建等多地海事部门纷纷开通了官方微博微信。社交媒体已成为海事部门在新媒体环境下开展政府信息公开、政务服务、联系群众的新窗口和重要途径。

及时进行海事政务社交媒体文件的归档，对于收集海事部门网上政务工作凭证、保存机构乃至社会记忆，具有重要意义。但是，作为新兴产物，政务社交媒体文件归档实践仍处于探索阶段，海事部门政务社交媒体文件归档工作存在不少难点，下文谨从客体、主体及环境等三方面进行简要分析。

1.客体因素——政务社交媒体文件特点导致的归档困难

社交媒体具备传播速度快、受众范围广、交互性强等特点，从而导致其相应形成的文件类型复杂多样、来源广泛，且动态多变。

首先，社交媒体文件的类型丰富多样，既包括传统的文件形式，也包括链接、碎片式记录等。例如，微博包含文字、图片、声音、视频、链接等多种信息类型，其中图形图像格式就有jpeg、png、gif、tiff、bmp等多种格式，视频音频有avi、rmvb、mp4、mp3、wmv、flv、wav、afc等多种类型。与产生于OA办公系统的传统电子文件相比，社交媒体文件类型更加丰富多样。如果要对其归档保存，进而对每一种信息类型都进行挖掘、捕获、提取、分析，所需要的工具、技术要求必然比以往针对单一格式的传统电子文件归档保存的要求更高。其次，社交媒体文件的信息来源更加广泛。社交媒体文件的形成，包括海事部门通过社交媒体发布政务信息，网民公众通过社交平台参加评论、互动反馈，社交媒体平台运营商管理后台数据等一系列复杂过程，导致最终形成的社交媒体文件往往由三部分来源信息构成：一是业务活动相关的原生性信息，例如海事部门在官方微博中发布的政务信息内容原文，该类信息较为固定，具有与传统电子文件相同的形态；二是因互动而产生的次生性信息，例如海事部门发布微博后网民公众在该主题下形成的互动性聊天记录、转发评论等等，该类信息则具有动态性的特征，可能随着互动交流出现增加或减少的情况；三是社交媒体运营平台对于政务信息内容及网民评论管理形成的衍生性信息，例如对社交平台上的信息进行删除、修改、用户权限控制等相关操作形成的日志、社交媒体文件元数据等。海事政务社交媒体文件信息内容形成的来源，比起传统电子文件一般来源于机构内部的办公自动化系统而言，更加复杂多样。再次，社交媒体文件内容的动态性更为显著。因互动而产生的次生性信息不断随着互动交流出现增加或减少，针对一个事件有的转载和评论，可能短短几分钟内就成千上万。这些大量动态产生的转载和评论等次生性信息如果一一保存，必然会出现信息冗余，需要耗费大量的时间、人力、物力，占据大量存储空间；如果不保存，又将使语境信息不完整，会丧失部分重要的背景信息及元数据。同时，由于评论、转发等次生性信息与原生性信息的产生时间会存在延迟，如何选择归档时间节点，才能保证归档的社交文件完整性也是一个难点。另外，对政务社交媒体文件的收集，网民公众的评论也是重要的组成部分，但评论是网民个人观点的表达，涉及个人信息，因此收集政务社交媒体文件中的评论信息需要征求个人同意，否则可能造成隐私权的侵犯。如何保护个人信息、解决版权和个人隐私的保护问题，也是海事政务社交媒体文件归档工作中面临的重大困难。

2.主体因素——政务社交媒体文件归档主体面临的工作挑战

海事政务社交媒体文件在生成、流转、保存的过程中，涉及多方主体，包括社交媒体文件的生成者、占有者与所有者三个方面。海事部门、网民公众是社交媒体文件信息的生成者，社交媒体平台是信息数据的实际占有者，海事部门是政务社交媒体文件信息的所有者。而对于海事部门内部，一般负责发表社交媒体政务信息的是宣传部门，管理机构文件、保存机构信息的是档案部门。同时，国家综合档案馆、图书馆等文化部门出于对保管社会记忆、留存国家历史的考虑，对包括海事政务社交媒体文件在内的政务社交媒体文件归档保存问题也较为关注，且开展了部分实践探索。因此，在海事政务社交媒体文件归档过程中，涉及到多方主体，各方主体的职责权限有待明确。

海事部门的宣传机构作为社交媒体文件的直接形成者，对文件的内容与价值有着最为直接的判断，对文件的真实性、完整性等价值鉴定方面有着无法替代的地位，因此海事部门宣传机构作为文件归档的实施主体是首当其冲的。然而，目前海事部门宣传机构负责政务社交媒体信息发布的人员往往兼职较多，需要兼顾海事部门在传统媒体与社交媒体等多种宣传渠道的宣传工作，在社交媒体宣传的实际工作中更加重视发布信息的及时性、与网民公众的互动、舆情搜集，而对社交媒体文件归档的重要性认识相对欠缺，缺乏主动归档意识。档案部门作为保存历史记忆的专门机构，对社交媒体文件进行收集归档的意识较强，却缺乏必要的技术支持。海事政务社交媒体账号一般由宣传部门控制，社交媒体信息管理由宣传部门负责，档案部门没有对社交媒体文件信息进行操作的权力，同时社交媒体平台运营商也没有对使用平台发布信息的机构或个人提供社交媒体文件归档的服务支持。社交媒体平台运营商作为商业公司，其目的主要是盈利，对后期考虑不足，其长久保存社交媒体信息的责任和义务没有受到嚴格的约束。因此，完成海事政务社交媒体文件的归档，需要多方主体的共同参与、协调配合。在推进海事政务社交媒体归档工作的过程中，实现各方主体职权、权限的划分，严格约束各方的职责与义务，使各方紧密配合、团结合作，是政务社交媒体文件归档探索中面临的挑战之一。

3.环境因素——社交媒体文件归档政策法规、标准有待完善

目前我国在社交媒体文件归档方面的政策法规相对匮乏。国家档案局在《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》中指出，要研究制定重要网页资源的采集和社交媒体文件的归档管理办法，但至今未出台具体文件。各地各部门政务社交媒体归档的工作仍属于自行探索的阶段，缺乏强制性的规定。在具体操作上，也缺乏相关的标准指引，已经开始的社交媒体文件归档探索实践，其归档时间、归档内容、归档方式、保存格式等不尽相同，缺乏统一的技术规范。社交媒体平台运营商长久保存信息的责任和义务没有相关法律进行严格的约束，第三方机构在社交媒体文件归档探索中收割网页资源的行为缺乏法律支持。新浪微博、腾讯微信等社交媒体平台在服务协议中，不对用户数据的长久保存做出保证，但在技术上对用软件大规模爬取社交媒体信息内容的行为进行防范、对知识产权限制严格。开展社交媒体文件归档，在政策法规相对匮乏、缺乏技术标准指引和社交媒体平台技术支持的情况下，举步维艰。

4.结语

社交媒体文件作为海事部门在新媒体环境下政务公开、政务服务、舆论宣传的重要窗口，其文件管理归档具有重要意义。海事部门应积极探索，增强社交媒体文件归档意识，克服归档工作中的难点，不断探索，加强协调合作，归档社交媒体平台上的重要政务信息，真实完整地保存机构、社会历史和记忆。

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