谈不动产档案管理中的利用和保密

李杰

摘要：随着社会的不断进步和发展，人们的生活得到了日新月异的变化，由于信息技术发展迅猛，人们已经向高科技时代迈进。就在这样的前提下，中国的不动产管理也开始往更加先进的方向发展了。由于现在对科学技术的充分利用，不动产的电子档案管理也更加的便捷，先进的档案管理手段使人们的信息更加安全，也使不动产档案管理人员的工作变得更加简单。本文就根据不动产档案管理的特点和合理利用不动产的方法进行了详细的阐述和说明。

关键词：不动产档案管理；利用；保密

在当下的飞速发展的社会中，先进的信息技术带给人们的不仅有通讯的便捷还有各项工作中操作的便捷，那么今天涉及到的不动产档案管理就是其中一项。当然不动产管理也有自己独特的特点，下面的文章将针对不动产档案的管理特点进行详细的分析。

一、不动产电子档案的概念

电子档案，是指通过计算机磁盘等设备进行存储，与纸质档案相对应，相互关联的通用电子图像文件集合。电子档案归档主要用电脑硬盘、移动硬盘、云端网络空间、光盘。在云计算时代，电子档案大部分采用云存储方式，电子档案文件既可以存储介质中，也可以存储在云端的网络空间。

二、不动产电子档案的特点

1.不动产电子档案具有共享性。就传统的普通档案管理而言，对于工作人员通常都是一件非常繁琐的工作，不管是档案备档、档案整理还是再次提档，整个过程中都需要消耗大量的人力和物力。而不动产电子档案正好就解决了传统档案较低的工作效率。

2.具有一定时效性。电子档案会根据时间的变化改变其使用价值。所以要尽可能减少信息采集和存储的时间间隔[1]。

三、不动产电子档案的有效利用

1.不动产的电子档案利用主要体现在以下几点：

（1）电子档案可以用来提供拷贝。电子档案首要的适用途径就是用于拷贝，这也是为使用者提供的最简单的途径，这样当需要传递给利用者档案又没有可以利用的软硬平台时就可以直接用拷贝的方式解决[2].

例如：当有人需要查找档案资料的时候，只需要利用计算机拷贝相关的信息就可以得到想要的资料，不用再像传统的纸质文档一样，挨个翻阅查找、登记，整个过程只需要几秒钟就可以完成了。這样既减轻了工作人员的工作量，又缩短了人们的等待时间，因此不动产电子档案完美地体现了时效性。

（2）提供通讯的传输。通信的传输目的在于解决使用者没办法去档案所的问题，当使用者需要某些资料时，只需要把相关资料通过网络下载到自己的计算机或者U盘中就可以了，这样既减少不必要的浪费，也可以以最快的速度解决利用者需要档案的问题。

（3）直接的利用。也就是说电子档案可以直接用来在档案所里搜索或者在档案所的网络上直接查询，这样不仅可以满足在同一时间为多人提供档案使用的需求，还可以提高档案所服务质量。

例如：当工作人员需要翻阅资料时不再需要去资料室里挨个翻找，只需要通过计算机把想要的资料调出来就可以了，整个过程不过几秒钟，而且可以同时供多人使用，不再存在资源被占用的情况，且共享的过程中减少了资源的浪费。

2.将传统档案和电子档案相结合

传统的档案也就是纸张的档案了，这样的档案优点是具有历史的特点，缺点是对于存储的环境要求高，表现方式单一。电子档案是通过计算机存储的档案，这样的档案变现方式多样，不仅可以通过文字、图片，还可以通过视频、动画、音乐的方式进行存储，电子档案对于存储环境的要求相对来说也是比较低的，但是如果无意中对电子档案造成损失，那么结果将会是毁灭性和永久性的。所以不动产电子档案将传统的纸质档案与先进的电子档案相结合，充分发挥两种存储方式的不同优点，将这两部分相结合，保证档案得以有效的保护。

例如：当不动产的的档案管理中，将电子档案和纸质档案相结合，就算电子档案出现了问题不能使用，还可以用传统的文档来解决燃眉之急。

3.提高档案管理人员的专业能力，确保电子档案的合理利用

在现如今现代化的社会中，即使计算机技术得到了大范围的普及，但是不动产电子信息的管理仍然不能掉以轻心，在日常的工作和培训中要加强对从业人员计算机技术的培养，在面对专业性较强的不动产电子档案管理中要加强从业人员个人专业能力的培养，在企业中形成一支坚不可摧的计算机队伍，不管是在日常的信息采集过程中还是信息的整理过程中都要统一按照标准规范操作。

四、不动产的保密工作

不动产的保密工作主要包含四个方面，即加强涉密资料的管理，也就是从源头上确保信息的安全，确保数据的安全保密，防止发生丢失泄密事件，防范非法使用行为。

为加强涉密资料的管理，确保数据的安全保密，防止发生丢失泄密事件，防范非法使用行为，需要使用的人员应按照规定做好登记，提高信息的可控性。在电子档案的使用过程中，密不可分的是计算机的安全保密性。一旦发生信息泄露的问题应及时解决，防止更大的问题产生。因此，计算机系统应按相关规定办理批准使用手续，严防失泄密事件的发生[3]。

五、结束语

依赖于计算机技术而存在的电子文档正在随着社会的发展不断进步和完善，因此不动产档案管理中的利用和保密有一定的合理性，但还是需要人们的合理利用，将传统的纸质文档和现代化的电子文档相结合，这样不仅能提高不动产档案管理人员的工作效率，还可以保证信息的安全，防止人们的信息被非法泄露。

参考文献：

[1]王素芳.搭建数字化不动产档案管理利用发展平台的有效策略研究[J].城建档案，2016，（7）：16-18.

[2]冯采奕.搭建数字化不动产档案管理利用发展平台的有效策略研究[J].建工程技术与设计，2017，（30）：1160-1160.

[3]吕亮.数字化不动产档案管理可行性探索[J].建材发展导向（上），2016，14（10）：105-106.