高职院校教学档案规范化管理的对策及其意义

余皓

摘 要：教学档案的管理，是高职院校学生档案管理的关键，在现代教育环境下，如何做好高校档案的管理工作，关系到高等职业院校的发展，同时对于加强高等院校的档案管理水平，有着积极的促进作用。本文将结合笔者的工作经验，对高职院校档案，特别是考试档案的管理方法，进行探讨。

关键词：高职院校 教学档案 规范化管理 对策 意义

中图分类号：G647文献标识码：A文章编号：1003-9082（2019）04-0-01

引言

进入新世纪，我国的高等教育普及率越来越高。教学档案管理工作，受到了来自多方面的压力，已经引起了高职院校领导层的重视，也成为了档案管理工作者，必须要认真面对的一大难题。教学档案不仅关系到学生在校期间，各方面表现的记录问题，同时也能够在很大程度上对学校的教学水平产生重大影响。故此，研究规范化管理高职院校教学档案，有利于促进高职院校学生档案管理工作的各方面建设，有利于高职院校档案管理部门，向服务化转变，同时对于提高档案管理人员的综合素质，有着极为重要的作用。

一、高职院校教学档案管理的特点

1.教学档案管理的专业性以及多样性

教学档案管理工作的专业性和多样性，要取决于教学管理和教学本身的复杂性。它是将整个教学计划、教学过程数据化的手段，其内容与形式多种多样，数据量也十分庞大。除了传统意义上的教学计划、教学大纲、教材等之外，还有新媒体引用后增加的教学视频、幻灯片、多媒体课件等。这些要求了教学档案管理的专业性。每一所高职院校的专业、课程等的设置均有不同，在教学内容方面也有较大差异，所以，教学档案管理也就体现了其多样性。

2.教学档案管理的整合性与规律

教学档案具有明显的整合性和规律性特点。教学档案管理本身就是意见整合度较高的工作，它的来源是教师在教学工作中的各个环节，包括教学管理以及教学前后产生的各项数据，因此，它不仅涉及到教学层次，还涉及到了管理层次。它的整合性便体现在这一方面。而教学档案的周期性，则表现在对每个学生的培养周期上，具体到每个学期、每个学年。各个阶段都应该有不同的规划。

3.教学档案管理的零散性和集中性

教学档案同样还具有零散性和集中性的特点。由于教师行业的特殊性，教师在教学活动以及教学管理的过程中产生的数据比较零散，因而教学档案管理工作也随之具有零散性的特点。这一特点导致了在管理过程中，要求档案管理人员要能够见零散的信息进行有效的集中保存管理，强调的是统一性与集中性。这是的教学档案管理工作具有了集中性的特点。

二、高职院校教学档案中的问题

1.材料内容单一

由于我国高职院校档案管理制度的缺失，使档案管理人员在工作过程中，没有可以依据的详细规定。就比如，对于归档内容的范围没有具体的规定，管理人员对于材料的收集，有很高的主观性和随机性，这就导致了档案材料内容存在过于单一的问题。主要表现为，对教学档案的收集只是死板的针对教学计划，教学大纲，教材以及课件、幻灯片这些方面，不能体现出教学特色。而恰恰是那些能够反映教师真实素质的材料，却没有能够被收集，進入档案。比如，带领学生参加实践活动的经历，磨练学生技能，以及学生通过展示技能获得的证书等。

2.档案管理方式不科学

我国高职院校的教学档案管理工作，大多没有设立专职部门。就以笔者就职的陕西航空职业技术学院为例，教学档案的管理职责，归属于学校教务处，也就是笔者所在的部门，这样的管理模式，对于教学档案的流通，以及系统化的档案管理工作，造成了阻碍，同时也不利于档案管理工作向标准化发展，信息化水平有待提高。

就我国高职院校现在的情况而言，档案管理工作还比较传统，依旧在很大程度上通过手动操作管理档案。随着高等教育越来越普及，档案管理工作的压力会越来越大，传统手动操作的方式，已经越来越难以满足档案管理工作的需求。所以，引进现代化信息设备，已经成为大趋势。这也对档案管理工作者的信息化水平提出了要求。

三、考试档案管理中存在的问题

考试档案的管理，是档案管理工作中的核心。它是指学生在各项考试中，形成的各类相关文件，这也是笔者主要负责的工作之一。对于考试档案管理中存在的问题，笔者现提出几个存在的问题。

1.对考试档案没有足够的重视

对考试档案的不重视，主要体现在各学科教师身上，他们缺乏档案管理经验，但又是考试档案管理过程中的重要一环，因此会对考试档案的管理造成很多消极的影响，其次，有很多高职院校的考试档案管理者身兼数职，精力有限的情况下，对考试档案的管理工作就会显得相当被动，很多时候会造成考试档案整理不规范、内容不完整的错误，从而对正常的教学工作进度造成影响。

2.对考试档案没能充分利用

目前各高校只将学生的考试档案又来进行考核，而没能将其运用于各项教学相关的科学研究，造成了资源浪费。

3.考试档案数据整合不充分

由于考试数据的产生时间段比较集中，对于数据的采集工作是一个挑战，会造成考试档案相关数据的不完整。

四、高职院校教学档案的对策

1.丰富材料内容

首先要明确收集资料的范围，其次要有针对性的收集能够反映真实教学情况的资料，不断丰富档案内容。

2.科学化管理档案

科学化管理就是要实现档案管理的规范化与标准化，同时要加大对管理人员的培训力度，完善档案管理监督机制。促进档案管理科学化发展。

3.提高档案信息化水平

投资构建高职院校教学档案信息化管理平台;加强与学校各部门之间的信息化联系;这两点在一定程度上能够解决信息化水平低下的问题。

以上三点策略，同时在一定程度上，解决了考试档案管理方面存在的问题。

总结

做好高职院校档案管理工作，有利于科学化管理教学档案，能够促进档案资源的开发，提高教学档案的利用率。这有这样才能充分发挥高职院校教学档案管理工作的职能，最大限度为学生提供帮助，对扩大学校的社会影响也起到了一定的促进作用。具有主要的现实意义。

参考文献

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