信息化背景下医院人事档案管理的现状及对策探讨

蒋姬

摘 要：医院的人事档案管理实现了现代化，不仅提高了人事档案管理质量，管理效率也有所提高。人事档案作为引进人力资源以及对人力资源也合理配置的重要依据，对医院的发展起到了重要的作用。医院在优秀人才的选拔以及人才培养工作中，人事档案能够提高重要的信息資源。当前医院在人事档案管理中加大了信息化建设的力度，但是存在一些问题，需要采取有效的对策解决。本论文针对信息化背景下医院人事档案管理的现状及对策展开研究。

关键词：信息化背景;医院;人事档案管理;现状;对策

党的十九大召开，中国特色社会主义迎来了新时代。在这样的社会环境中，医院要适应当前的环境，并实现更好更快地发展，就需要认识到人才的重要性，以及对信息技术的合理运用。医院守护着人民的健康，在管理上实现现代化的同时，还需要在管理模式上予以改革。医院管理中应用信息技术实现现代化，不仅提高了服务质量，而且还为患者群体提供了精准的服务，诊疗服务优质化，而且落实了健康管理。医院的人才结构复杂，在内部管理工作中，人力资源管理中重要的内容。在人力资源管理中，人事档案非常重要，发挥信息技术的作用对人事档案实施管理，提高了档案管理质量。人力资源要合理配置，就要发挥人事档案管理的作用，以医护为核心实施科学管理。但是，人事档案管理中应用信息技术有诸多的优点，在具体的应用中也会存在一些问题，这就需要采取有效的对策予以解决。

一、信息化背景下医院人事档案管理的现状

（一）信息化背景下医院人事档案管理所存在的硬件建设问题

其一，人事档案管理中，对档案信息自动采集，运行系统却不能发挥作用。多数的医院还没有配置人事档案信息化系统操作人员，使用的设备也不够专业化，而是采用电子表格、文字录入的方式。医院的医护人员提交个人信息，管理人员在电脑旁操作接收信息，这样的操作过于简单化了，没有更好地发挥信息化的作用。

其二，人事档案管理信息化没有与人力资源管理系统有机衔接，这就妨碍了人事档案管理的信息化管理。当前的人事档案信息管理中依然存在纸质管理，人事管理服务工作中实现了信息采集，但是，没有发挥信息技术分析工作，并且需要纸质方式完成，发挥电脑数据方式存储信息和采集信息，这些信息都要传输到制定的管理系统中，但是当传输到财务应用软件中，却没有按照人事档案管理规范和人力资源管理规范操作，人事档案信息化建设的进程受到影响[1]。

（二）信息化背景下医院人事档案管理所存在的软件建设问题

其一，人事档案管理的人员管理能力有限，职业素质不能满足医院现代化发展的需求。多数的医院人事档案管理工作为年龄较大的人承担，为非档案管理岗位的人员转岗到这个岗位上，对档案管理不熟悉，更不会操作信息设备，这就会导致管理中存在一些问题。档案管理人员缺乏专业基础知识，虽然具备操作能力的，但是，局限于基础性操作，应用的灵活度不够。医院没有定期对档案管理人员进行培训，对人事档案信息化管理非常不利。

其二，网络信息安全无法保障。人事档案管理的信息化建设中，最需要直接面对的问题就是安全问题。网络环境是开放的环境，信息安全是需要重点考虑的[2]。多数医院在开展人事档案信息化管理工作中，忽视了保密工作，导致档案信息存在安全问题，加之这对人事档案管理信息化建设没有将有关的制度规定制定出来。文件不能按照要求加密，传输介质也没有受到限制，在信息的存储和查询中，不需要使用密钥就可以打开，就会导致档案信息泄漏，由此造成风险，后果非常严重。

其三，医院在人事档案管理信息化建设中，没有将标准规范制定出来。即便是先进的信息应用系统，在运行的过程中，也需要按照基本操作进行，即将信息传输到各功能模块中和子系统中，操作需要按照规定的标准进行，实现操作的统一性。但是，具体的医院人事档案管理中，由于没有完善的标准和操作规范，使得人事档案管理工作中，不能地对信息统一归档，也不能进行一致性的调用，在访问的过程中，甚至会出现乱码，或者被系统拒绝访问[3]。出现这种问题的根本的原因在于，医院在人事档案管理信息化建设的进程，主要考虑的是医疗业务信息化和诊疗收费的信息化，之后才考虑到需求的扩展以及技术的升级，却没有从宏观的角度实现医院信息化管理，导致人事档案管理的信息化不能达到预期的效果。

二、信息化背景下医院人事档案管理问题的解决对策

医院人事档案管理中加大了信息化建设力度，对人力资源管理起到了一定的促进作用。人事档案管理实现信息化，并逐渐向智能化专项，对医院管理的现代化起到了重要的推进作用。对于当前医院人事档案管理中所存在的问题，就需要采取相应的解决对策[4]。具体如下。

（一）信息化背景下医院人事档案管理中要做好统计分类工作

医院人事档案管理中应用信息技术，可以实现系统化管理。由于信息系统具有统计功能和分类功能，就可以在医院人事档案管理中发挥作用，为医院领导人的管理决策提供有价值的信息。医院人事档案管理是人力资源管理中的重要内容，旨在提高医院人才队伍建设力度，提高医院人员的专业素质。落实医院人事档案管理的信息化，确保人力资源开发和利用的效率。例如，医院建立一个跨学科的研究团队，共同申报重大医学科研项目，只要在信息平台上输入相应的关键词，就可以将相应的资料调取出来。应用系统进行医院人事档案管理，还可以对档案自动分类，对医学专家做好统计。

（二）信息化背景下医院人事档案管理中要注重基础信息的管理

医院人事档案信息化建设中，有关人事的基础信息都存储在信息管理系统中，包括医务人员职称、学历、学位、参加工作的时间等等。发挥信息技术的作用做好基础信息管理工作，可以保证档案信息不会丢失[5]。除此之外，医院的奖励办法以及惩罚措施，年度考核所获得的结果以及业务专业知识等等，也存储在人事档案中，这些基本信息都是对医院员工业绩的证明，要保管好。需要的情况下，通过运行系统就可以对信息自动筛选。比如，查找临床经验丰富的专家，只要将关键词输入到查询框中，就可以将专家的相关信息都导出来，包括专家的成果也历历在目。基础信息管理是人事档案管理的基本内容，也是重要内容，需要积极落实。

（三）信息化背景下医院人事档案管理中要落实制度管理

信息化背景下医院人事档案管理中要做好人力资源的分析工作，还要结合医院自身实际发展情况对管理制度予以完善。通过在人事档案管理工作中使用信息系统，不仅可以提高医院的发展效率，而且促使人事档案管理满足医院的需求[6]。对认识档案实施信息化管理，同时将管理制度落实，做好安全管理工作。人事档案管理中，要按照相关的制度对管理人员进行研究，对医院人力资源所以具备的特点进行分析，还要分析人力资源管理系统所发挥的功能，强化人事档案信息化建设工作，提高人事档案管理效能。

其一，基于多元化管理模式将人事档案管理信息系统建立起来，引进成熟的电子人力资源管理产品，通过运行信息数据库实施人事档案管理，对人事方面的信息自动化处理，实现各项业务的协同，人事档案信息可以实现共享[7]。人事档案管理信息化，使得信息共享服务更加到位，不仅管理成本降低了，管理效率得以跳， 人事档案管理中为员工提供的服务更为完善。人事档案管理实现信息化建设，可以节省大量的时间和精力，降低了资金投入量，但仍然需要软件供应商对信息软件予以完善，使人事档案管理系统能够与其他的应用系统兼容，真正意义地实现数据共享。

其二，人事档案具有保密性，在加快信息化建设步伐的同时，还要做好加密工作。人事档案管理的信息化，通过构建管理信息系统对人事档案资源进行管理，同时还要考虑到信息流失的问题，所以，要做好加密工作，在实现信息共享的同时，维护信息的安全。人事档案管理信息化建设的优势是非常明显的，通过运行信息系统，可以实现基础数据库的信息共享，为智能管理提供技术上的支持[8]。

三、结束语

综上所述，医院的发展中，人事档案管理发挥着作用的作用。信息时代，在人事档案管理中应用信息技术，加快了人事档案管理的现代化步伐，而且通过构建信息系统实施人事档案管理，不仅使得管理工作简单化，而且保证了信息安全。但是，由于信息技术存在不稳定性，加之各种因素的影响，就会导致医院在实施人事档案信息化建设的过程中存在一些问题，这就需要采取相应的对策解决，提高医院的人事档案管理水平，促进医院更好地

发展。

参考文献：

[1]张继芳，林欣彤，王卫，等.档案信息化建设对医院档案管理工作的影响 [J]. 中国当代医学 ，2016，18（24）：145—146.

[2]郑华丽.医院档案信息资源开发利用的探讨[J].兰台世界，2017（S2）：28—29.

[3]张佳.信息化建设下医院档案管理的思考 [J]. 东方企业文化 ，2017（10）：49—49.

[4]张惠琴，陈春红.新时期下如何做好医院人事档案管理工作[J].当代医学，2016，18（16）：28—29.

[5]姜伟.档案信息化建设对医院档案管理工作的影响[J].医药前沿 ，2017，7（08）：390—391.

[6]毛文霞.淺谈医院档案管理工作的认识[J].兰台世界，2017（S2）：62—62.

[7]初锦绣.网络时代医院综合档案管理工作探析[J].黑龙江档案，2018（01）：110—110.

[8]吴冬梅.信息时代加强医院档案管理工作的对策探析[J].黑龙江案，2017（04）：103—103.