现代化视野下技工院校学生档案管理的理性思考

2019-05-16高静

中文信息 2019年5期

关键词：技工院校现代化

高静

摘要：学生档案的管理是技工院校档案管理的关键。在现代教育环境下，如何做好技工院校档案的管理工作，关系到学院的发展，同时对于加强技工院校的档案管理水平，有着积极的促进作用。本文将结合笔者的工作经验，对技工院校档案的管理方法进行探讨。

关键词：现代化技工院校学生档案管理

中图分类号：G27文献标识码：A文章编号：1003-9082（2019）05-00-01

引言

进入新世纪，我国对技工院校教育越来越重视。学生档案管理工作，受到了来自多方面的压力。例如，学生数量增多，导致的学生档案数据量加大;学生就业前景多样化，导致的学生的档案情况复杂化等。这些问题，已经引起了技工院校领导层的重视，也成为了档案管理工作者，必须要认真面对的一大难题。学生档案体现了学生在校期间各方面表现的记录，同时也会对技工院校学生未来的职业选择和人生发展方向，产生重大影响。因此，规范化管理技工院校学生档案，有利于促进技工院校学生档案管理工作的各方面建设，有利于技工院校档案管理部门向服务型转变，同时对于提高档案管理人员的综合素质，有着极为重要的作用。

一、技工院校学生档案管理的意义

1.能够直观体现学生的综合素养

学生档案的管理工作，是技工院校教育管理工作中的一项必不可少的环节。它记录了学生在学习期间的一系列重要数据。其中包括学生在校各种比赛、评比得奖、老师对学生的评语，参加各种社团活动的记录。记录学生在学校的成长轨迹，有较高的真实性，对学生的应聘单位有极高的参考价值。学生應聘的单位可以通过学生档案，先了解学生在校的各种信息包括：专业知识掌握情况、擅长的工作方向、与人沟通的能力，以及思想品德方面的修养，对招聘单位为学生制定适合他们的职业计划，有非常大的帮助。

2.能够影响学生的行为习惯

技工院校的学生，已经具备足够的认知能力，能够充分重视档案对个人未来发展的影响。因为在学生档案里记录的内容，只能通过他们的实际表现来呈现，所以学生会格外注重自己在校期间的表现，这在很大程度上，对学生形成了积极地引导作用。没有一个学生会希望自己的档案里有污点。所以他们会尽可能的将自己最擅长的一面展现出来。同时他们会学会约束自己的行为，渐渐形成良好的行为习惯。

二、技工院校学生档案中的问题

1.材料内容单一

由于我国技工院校档案管理制度的不完善，对于归档内容的范围没有具体的规定，管理人员对于材料的收集，有很高的主观性和随机性，这就导致了档案材料内容存在过于单一的问题。主要表现为，对学生档案的收集只是死板的针对学生的中考成绩单、录取通知书、学籍、报名表、社团资料、体检报告以及毕业鉴定表等这些方面，不能体现出学生的个性。这使得用人单位在查看学生档案时，可能会对学生做出不够全面的认识，从而影响到学生的职业发展。而恰恰是那些能够反映学生真实素质的材料，却没有能够被收集，进入档案。比如，学生参加实践活动获得的证书，磨练技能获得的证书等。

2.档案管理方式不科学

我国技工院校的学生档案管理工作，大多没有设立专职部门。这样的管理模式，对于学生档案的流通，以及系统化的档案管理工作，造成了阻碍，同时也不利于档案管理工作向标准化发展。还有一个问题便是，缺少足够的档案管理人员，很多技工院校采取聘用学生参与档案管理的方法，来减轻人员缺少带来的压力，但是与此同时，也再次给档案管理向规范化、标准化发展造成了负面影响。

3.信息化水平有待提高

就技工院校现在的情况而言，档案管理工作还比较传统，依旧在很大程度上通过手动操作管理档案。随着技工教育越来越普及，学生的数量不断增加，档案的内容涉及面较广，档案管理工作的压力会越来越大，传统手动操作的方式，已经越来越难以满足档案管理工作的需求。所以，引进现代化信息设备，已经成为大趋势。这也对档案管理工作者的信息化水平提出了要求。

三、技工院校学生档案的对策

1.丰富材料内容

首先要明确收集资料的范围，其次要有针对性的收集能够反映学生真实情况的资料，可用电子档信息数据库的形势与纸质材料相配套，不断丰富学生档案内容。

2.加强档案管理队伍素质建设

科学化管理就是要实现档案管理的规范化与标准化，同时要加大对管理人员的培训力度，完善档案管理监督机制。促进档案管理科学化发展。想要做好学生档案管理工作，必须建立起强大的管理团队，不断提高业务水平，以适应现代档案管理的需要。

首先，学生处负责推荐责任心强有管理技能出众的学生兼职学生档案管理人员。专业档案人员对学生档案兼职人员进行初步档案业务培训，让这些学生对档案的收集进一步的了解。在工作中随时解答学生档案员提出的各种问题，并给予指导帮助。

3.提高档案信息化水平

投资构建技工院校学生档案信息化管理平台;加强与学院各部门之间的信息化联系;这两点在一定程度上能够解决信息化水平低下的问题。随着各院校扩大招生规模，学生档案内容的也随之增加。在当前的学生档案管理工作中，学生档案管理者必须大胆探索和改革，遵循档案科学管理、规范管理的客观规律。充分利用新技术、新设备，尽量采用以电子计算机为中心的信息化技术建立专门的学生档案数据库。实现网络化办公，有计划有步骤的存档学生文件，使文档管理实现现代化。

4.制定健全的档案管理制度

建立学生档案工作制度，完善管理体系，是学生档案管理工作的重要保障。

4.1建立严格的档案登记制度

对于新生，管理员必须注册、组织和验证。查看信息是否完整，发现问题后要及时联系相关部门，确保文件的完整性。

4.2组织补充档案，定期移交档案系统

明确材料的内容、标准、渠道和时间，保证学生档案系统的真实性和准确性，规范学生档案管理工作。

4.3建立学生档案管理制度和借阅制度

学生档案的管理必须由专人管理。根据专业、年级、班级的特点进行排列，并以标准化的方式存储，便于查找。严格借阅程序，防止学生档案损坏或遗失。

总结

做好技工学院档案管理工作，有利于科学化管理学生档案，能够促进档案资源的开发，提高学生档案的利用率。这样才能充分发挥技工院校学生档案管理工作的职能，最大限度为学生提供帮助，对扩大学校的社会影响也起到了一定的促进作用。具有重要的现实意义。

参考文献

[1]张冉妮，杨松平.大数据时代高校学生档案管理的挑战与对策研究[J].兰台世界，2015（02）：21-22.