政府信息公开背景下的档案管理工作探索

吕会苹

摘 要：随着数字化信息技术和通讯技术的推广应用，为打造“阳光政府”，提高政府公信力，信息公开成为现代政府改革的关键环节及必然趋势。档案管理作为国家档案事业最基本的组成部分，工作人员直接管控档案实体和档案信息，并提供相应服务。新时期，在政府信息公开背景下档案管理工作尚有不足，全面提高档案管理水平，建立完善档案运行管理制度，可提高档案利用效率及品质，便于更好地为政府各项工作提供服务，保障民众知情权。笔者分析政府信息公开背景下档案管理工作存在的不足并提出优化策略，以全面改进政府档案管理工作，推动国家可持续发展。

关键词：政府信息公开 背景 档案管理 探索

中图分类号：G270文献标识码：A文章编号：1003-9082（2019）05-00-01

前言

档案管理（Archives management）又称档案工作，政府作为国家进行统治及开展社会管理的机关，以表达国家意志、发布命令、处理事务为己任，担负着管控社会公共事务的行政职能，在开展日常工作时涉及众多档案、信息、文件整理、归纳及保管工作，工作内容琐碎且压力繁重，传统管理模式无法适应时代发展的需要，影响政府工作的正常开展。为更好地开发利用政府档案信息，优化档案管理工作，迎合时代发展的脚步，紧抓机遇，应对挑战，本文从档案管理的重要性、新时期面临的挑战及应对策略等方面进行论述，以期为后续档案管理工作提供参考。

一、政府信息公开的必要性

政府信息是与行政行为相关的信息，关乎政府运行方方面面，公民通过政府公开信息不仅能了解国家发展，应对危机事件，挽救政府形象，同时可制约权力滥用及腐败问题，促进政府工作安全高效开展。现阶段，信息技术及多媒体技术的发展为政府信息公开提供技术支持。在信息共享时代，政府与公民共享信息资源已成为新时期时代发展的必然要求[1]。近年来，随着国民素质的提升，依法治国的大力推进，越来越多的公民要求政务公开，通过监督管控，强化廉政建设，规范政府行为，全力打造阳光政府，以便更好地为民众谋福利。

二、档案管理工作存在的不足

1.档案管理制度及查阅制度不完善

政府信息公开背景下，公民均可自行查询档案信息，但过去因缺乏完善档案管理制度，限制档案管理工作的公开性。国家档案法规定民众可于三十年后查询与个人利益相关且未涉及国家利益的档案信息，因时间年限导致信息过于滞后。当下各地政府均设置相应档案查询规定，加之民众个人认知不足，影响政府信息公开工作的开展。如民众需要提取或利用档案时需要层层审批，耗时长，常给民众工作生活带来诸多不便。国家档案局发布第13号令《机关档案管理规定》第五章信息化建设第五十五条规定机关应加强档案信息化工作，将机关档案信息化工作纳入机关电子政务和信息化总体规划，实现系统互联互通，资源共享共用。

2.档案密级界限不明确

根据国家事务秘密程度政府档案信息可划分为绝密·核心、绝密、机密、秘密四个等级，不同等级牵涉的工作内容及利益均有不同，绝密·核心为国家最重要的秘密仅为军队机关使用;绝密是十分重要的国家秘密，一旦泄露将会损害国家安全和利益，涉及政府军事工作;机密为重要国家机密，多为国家研制的药品、工艺、技术;秘密为一般国家秘密，政府开展档案管理工作时虽注意保护国家机密和公民个人信息，但密级界限过于笼统，影响政府信息公开、民众查询及档案利用工作的正常开展，稍有不当将会泄露国家机密，影响政府工作的安全性[2]。

3.缺乏专业团队建设

因政府及组织调动，政府档案管理部门缺乏稳定管理团队，加之该项工作过于琐碎，多数员工沿用传统工作模式，无法适应新时期时代发展的需要，员工综合素质和工作能力有限，部分员工机械化开展收集、整理、归档、鉴定、存储及提供利用工作，主动性较差，工作时马虎大意，影响工作质量及进度。

三、优化策略

1.完善档案管理制度及查阅制度

立足政府信息公开背景下档案管理工作中存在的不足，于政府部分设置意见箱，结合公民建议和需求，咨询专家学者，与档案室工作人员及其他部门工作人员交流沟通，在满足民众知情权的同时完善档案管理制度，认真学习政府档案管理条例，在遵循档案管理原则基础上细化管理制度和查询制度，并在公民查询档案信息时分发使用条例，详细讲解查询制度，在保证其合理使用档案信息的同时保障公民合法权益及政府信息安全性[3]。此外，可组建专业监控团队，实时监督档案管理工作及查询制度，保证公民档案使用权。

2.明确档案密级界限

组织政府档案管理工作人员进行学习，明确档案密级界限，在符合时代发展需求的前提下严格划分档案密级界限，大力开展宣教工作，提高公民认知度，保证其准确掌控档案管理工作细节及档案文件密级界限，便于在信息公开，保护国家机密，维护政府安全的前提下，提高档案管理质量及使用效率。

3.提高员工综合素质

新时期，终身学习已成为社会成员适应社会发展，实现个人价值的必要条件，政府信息公开背景下档案管理工作人员仍沿用传统工作模式，加之综合素质较低无法应对时代挑战，为保证档案管理工作高效开展，需要加强档案管理人员专业能力和个人素质再培训工作，提高工作人员准入门槛，从而招聘更多高素质专业性人才，加强岗前培训，就职期间不定期进行再培训，针对新时期档案管理工作中存在的问题，进行优化改进，强化工作人员档案管理意识、责任意识，提高员工工作积极性，打造高素质专业团队以便更好地应对时代的挑战。更新档案管理软硬件设备，购进新设备时讲解使用方法及注意事项，从而提高工作质量。此外，完善奖惩机制，实施新旧员工帮带管控，提高员工综合素质和档案管理质量。

结语

政府信息公开是国家信息资源利用工作开展的基础，可促进政务透明化，便于打造服务型、法治型政府。立足时代发展需要，准确把握档案管理工作中存在的问题，针对性完善档案管理工作，优化管理制度，明确档案密级界限，组建稳健管理团队，在充分利用国家信息资源的前提下为公民提供服务，维持政府和社會有序运行。

参考文献

[1]陈智兵.基于政府信息公开背景的档案开放问题探索[J].兰台世界，2016（s1）：71-72.

[2]廖淑梅.浅谈政府信息公开背景下档案管理制度优化[J].中外交流，2016（18）：97-97.

[3]梁宇慧.政府信息公开背景下档案管理制度优化[J].环球市场，2017（4）：57-57.