Word长文档排版

高平

摘要：Word长文档具有内容多、 篇幅长的特点，因此排版工作量相对较复杂。如果处理方式不规范，不仅效率低下、易于返工，甚至会导致版面格式的混乱。

关键词：Word;长文档;排版

中图分类号：TP3 文献标识码：A 文章编号：1007-9416（2019）02-0231-02

Word是Microsoft公司推出的Office套装软件中的重要组件之一，是一种集编辑、制表、插入图形及绘图、排版与打印为一体的字处理系统。Word长文档具有内容多、篇幅长的特点，我在排版实际工作中总结了一些经验，与大家分享。

1 样式

Word将命名的格式组合称为样式，使用样式有助于长文档创建目录和构造大纲。系统中提供了一些样式供用户选择，此外，用户也可以根据需要自定义、修改、删除样式。

2 自动生成目录

对于比较大的文档，往往需要在最前面给出目录，目录包含文章中的所有章节标题、编号以及标题的起止页码[1]。

（1）设置三级标题。选中一级标题如“第一部分 信息技术基础”，在【开始】|【样式】组中选择【标题1】样式。选中二级标题如“第1章 信息技术与信息化”，在【样式】组中选择【标题2】样式。设置三级标题。选中三级标题如“1.1 信息”，在【样式】组中选择【标题3】样式。使用【格式刷】设置其它三级标题格式，选中已设为标题格式的文字，双击【格式刷】按钮，移动鼠标到其它需设为相应级别标题的文字上刷一下即可。

（2）生成目录。将插入点定位在准备生成目录的地方，单击【引用】|【目录】|【自动目录】，如果没有需要的格式，可在下拉菜单中执行【插入目录】命令，打开目录对话框进行编辑。抽取目录完成后。目录与正文就有了链接关系，按住【Ctrl】键后，单击目录标题就会跳转到相应的正文位置。

（3）更新目录。如果文字内容或页码在编制目录后发生了变化，单击【引用】|【目录】|【更新目录】，打开【更新目录】对话框，可选择【只更新页码】或【更新整个目录】，完成目录的更新。

3 节的应用

在长文档的处理过程中，经常会遇到不同章节不同的页眉，封面、目录及正文的页码编排不同，无疑必须使用文档分节才能解决。操作方法如下，在【视图】菜单下点击【页面视图】， 将光标定位在要分节的前一页，【页面布局】菜单下选择【分隔符】，在【分隔符】窗口，你会发现分节符有四种类型：下一页：插入分节符并在下一页开始新节;连续：插入分节符并在同一页开始新节;偶数页：插入分节符并在偶数页开始新节;奇数页：插入分节符并在奇数页开始新节。根据长文档编排的实际要求，将文档分成相应的节是十分必要的[2]。

4 页脚和页眉的设置

页脚和页眉是文档中常见要素，长篇文档排版时，往往对于页脚和页眉的格式都有明确的要求，比如首页页脚、奇偶页页脚、不同章节的页脚设置都不同，操作方法如下，进入点击【页面布局】，调出【页面设置】，在打开的菜单中进入版式选项卡，根据需求在选项卡对应的首页不同和奇偶页不同选项前打勾即可。不同章节分别采用不一样的页脚和页眉设置的方法如下，先依照前文关于章节分节的方法对文档进行分节处理，在版式上将文档分为彼此独立的单元，然后调出插入栏的页脚和页眉对话框，依次进行各节的页脚、页眉设置，需要注意的是，设置时要取消链接到前一条页脚的勾选，否者设置后的页脚页眉就会和前面节的最后一页的页脚页眉保持连续性，以保证各节页脚、页眉彼此独立，互不影响。

删除分节符的方法如下，点击【显示/隐藏编辑标记】按钮，显示文中的分节符，关闭数字小键盘，把鼠标放在分节符处，再按数字小键盘上的del键，分节符就被删掉了。

5 图表的自动编号

点击菜单命令【引用】|【插入题注】，在打开的【题注】对话框中，单击【自动插入题注】按钮，如图1所示。在【插入时添加题注】列表中选择要自动编号的对象类型，在【使用标签】列表中，选择一个现有的标签。如果提供的标签不适合需要，可以单击【新建标签】按钮，在【标签】框中键入新的标签。在【位置】列表中选择标签出现的位置，点击【确定】按钮。

当插入一个图表时，后续图表编号也会跟着自动更新。但删除一个图表之后，会发现其余图片的编号并没有改变。此时，我们可以全选文档（Ctrl+A），在按F9键，即可更新图表编号[3]。要注意删除或移动图表时，应删除原标签。

6 编辑限制

一篇长文档编辑完成后，又担心有人会更改文档内容，可以打开【审阅】选项卡，单击【保护】|【限制编辑】按钮，弹出【限制编辑】窗口，在窗口中勾选【编辑限制】|【不允许任何更改（只读）】选项，此时会启动【是，启动强制保护】按钮，单击该按钮，弹出【启动强制保护】对话框，输入新密码。设置保护后，文档不易被改动了，如果想对文档进行编辑，需要打开【审阅】选项卡，单击【保护】|【限制编辑】按钮，弹出【限制编辑】窗口，单击【停止保护】按钮，弹出【取消保护文档】对话框，输入正确的密码之后，又可对文档进行编辑了。

总之，遵循了以上规律， 在长文档排版的过程中就会轻松自如了。

参考文献

[1] 张娜.大学计算机基础中Word长文档排版的教学思考[J].科技教育，2015（25）：137-138.

[2] 陈会云.在word文档中长文档排版处理方法的研究[J].计算机光盘软件与应用，2014（4）：305-306.

[3] 陳晓红，马志新.基于Word 2010的毕业论文排版应用研究[J].无线互联科技，2017（11）：54-55.

Word Long Document Typesetting

GAO Ping

（School of Public Administration and Mass Media， Beijing Information Science & Technology University ， Beijing  100192）

Abstract：Word long documents have many contents and long length， so the typesetting work is relatively complex. If the processing method is not standardized， it is not only inefficient and easy to rework， but even leads to the confusion of layout format.

Key words：Word;long document;typesetting