实施“四个结合”拓展企业档案服务功能

王巍

企业档案记述和反映了企业的经营管理、行政管理、组织管理、生产技术管理、财务审计、人事劳资以及会计及产品生产、科学技术研究、基本建设、设备仪器等重要内容，在企业生产经营活动中起着不可估量的重要作用。随着我国民主法制意识的不断增强，社会主义法制社会的不断推进，企业员工利用档案越来越多，已经成为档案利用的主体。企业档案部门应突出服务这个主题，进一步强化服务意识，更新服务观念，改进服务方式，增强档案服务的及时性、针对性和实效性，以开拓进取的精神，努力实现企业档案服务机制的不断创新，切实把企业档案服务工作提高到一个新水平。

一、在内延和外延的结合上拓展服务功能

企业档案部门内涵的扩充主要体现在不同载体和信息化建设上，对馆库档案进行数字化管理，为窗口服务提供了有力的技术支撑和资源保障，从而扩充了企业档案的服务功能。与此同时我们认真改善档案室环境，从馆库设施档案装具、办公条件等方面全方位、多层次抓馆库环境建设，利用网络开辟档案管理制度展览栏；由于环境及空间的营造烘托出了档案工作良好的文化环境和氛围，这样使档案工作由过去单一的馆藏载体变成了多元的宣传载体、教育载体和文化载体。

档案管理现代化是企业发展的需要，也是档案自身建设的需要。1992年开始，公司就着手实施采用以光盘技术和网络技术为基础的多媒体档案管理信息系统，结合公司已经实行的办公自动化（OA）系统的单轨运行，制定了建设多媒体技术数据库信息管理、全文级图像管理和视频音像管理融为一体的档案管理网络的规划，并逐步加以实施。公司已经建成了包括打字、文书、档案为一体的办公网络，开发应用了包括文书档案、科技图书、生产实时信息档案等全方位的综合档案信息查询功能，使授权用户可以上网查询所需信息，全公司各类文件的管理形成了完整的微机管理体系，基本实现了无纸化办公。1983年以来的文书档案已全部著录进微机网络，自建厂以来的科技档案也已著录进计算机，档案立卷、统计、检索、打印均实行了微机管理，科技图书资料实现了微机管理和目录检索。现在，公司综合档案科每位档案人员配备IBM液晶显示屏幕微机一台，激光打印机6台，光盘存储器1台，文件扫描仪1台。档案微机管理已与公司MIS系统联网，厂领导以及有关职能部室均可按照管理权限，在各自的工作站或档案信息站查询所需的档案信息资料。

档案信息管理自动化，是多媒体计算机、光电扫描仪、光盘机通讯网络等高新技术，将载体有纸张、胶片和磁性记录介质的档案转换成电子信息，建立起一个能对档案文献和档案目录中图、文、声各种形态的一、二次信息存贮、处理、检输出复制，融档案保护与信息处理于一体并能实现信息近、远程传递。在一定意义上讲，档案管理技术与设备自动化是档案工作现代化的基础标志，计算机技术是实现档案自动化管理的主要基础。利用计算机及光盘技术对档案进行存贮、处理、检索、输出，目前已由探索变成了现实。在江苏省电力系统中已经在连云港供电局、无锡供电局、扬州供电局、苏州供电局等单位完成了工程图档系统的实施，并获得了用户的好评。并且，它与电力系统基于LOTUS NOTES的档案管理系统有无缝的连接。

公司新近投资购置了清华紫光图档管理系统，清华电子档案管理系统是一个功能齐全的综合档案管理系统，是一套处于领先地位的优秀的档案管理软件，它采用客户机/服务器方式，实现计算机对信息管理的网络化。更主要的是它能与电力系统现行的基于LOTUS NOTES的档案管理系统有无缝的连接，避免了档案人员对现在管理系统中已有数据的再次输入。该系统以光电扫描为主要输入手段，将不同载体的档案信息通过光电扫描仪转换成电子图象，经过净化处理压缩后存入光盘，充分利用公司现在使用的“OA”办公自动化LOTUS NOTES档案管理子系统数据库中已输入的数据，与此电子图像自动对应，网络用户在WINDOWS环境下，应用浏览器方便灵活地实现档案的全息查询和检索。徐州发电公司在公司内部网页上挂接了清华紫光电子档案检索系统，公司员工只要输入自己的姓名和密码就可方便的利用电子档案检索系统进行档案的全息查询和检索。

2014年1月24日，图形信息系统已在公司内部网页上线运行，包括设备图纸、技术手册、参数报表、设备维保等信息，并集成了其他生产和设备管理系统数据，方便了设备资料查阅和管理，提高生产技术基础管理水平。综合档案室2台1000MW发电机组档案（基建档案、设备档案）已全部扫描成电子文件并挂接到图形信息系统里，公司员工可方便地登录图形信息系统查阅综合档案室2台1000MW发电机组档案的电子文件。

特别是公司的展示本单位三个文明建设成果的荣誉陈列室已建成，2006年2月正式开放，恍然间，陈旧的历史历历在目，重现昔日的辉煌风采，记录公司一路风尘与荣耀，把历史真切鲜明地展现在职工眼前。

二、在内容和形式的结合上拓展服务功能

拓宽门类、丰富馆藏。一方面不断扩大门类，充实档案内存。另一方面借助多种多样的形式，让企业员工了解到档案的历史价值和作用。于是我们更加有意识地、有针对性地开展多种教育活动，从形式上拓展服务功能，更大范围地满足广大员工的需求。

深入基层，接纳地气。一是加大档案宣传，发挥档案的服务功能，让档案服务于更多更广泛的企业员工，让企业员工了解档案在推动企业发展、促进企业文明进步的独特作用，提高整个企业对档案工作的了解度和关注率。二是深入基层调研，做好基层档案的业务指导工作。对全公司各单位档案工作进行调研，通过电话联系、去工地现场等方法对急需解决的问题进行业务指导。

打造“三抓”工作方针。实行“三抓”工作方针。一抓作风纪律，实行严格的考勤制度，请销假制度，保证工作时间；二抓业务细化，工作具体化，各项业务进行量化分工，责任到人；三抓精神文明，营造浓厚的学习氛围和务实的工作作风。

三、在經济效益和社会效益的结合上拓展服务功能

社会效益主要是指通过利用档案信息解决社会问题和促进社会进步等方面所起的作用。例如国华徐州发电有限公司（以下简称徐电公司）为了贯彻国家“上大压小、节能减排”的政策，促进企业可持续发展，根据国华电力发展规划，决定关停拆除徐州电厂1—6号老机组，并利用1—4号机组场地建设2台1000MW超超临界机组。2×1000MW机组（上大压小）建设工程2台机组已于2012年12月4日高水平通过达标投产和工程质量评价工作。为争创国家级优质工程金奖，公司邀请中电建协专家组对百万机组进行两次创优咨询检查，专家们分为锅炉、土建、 电热、 汽机、综合指标、档案六个专业组分别进行检查。按中国电力优质工程奖评选办法（2013版）最新标准，对现场实际和档案资料进行抽查和现场检查，相关参建单位给予密切配合。2013年7月27-28日，中国施工协会专家组来公司进行国家优质工程金奖现场复查。国优现场复查按“两会三查”方式对工程实体、重要部位、关键工序、主要试验、检验项目文件及工程档案进行核查。通过检查，专家们高度肯定了公司2×1000MW机组（上大压小）建设工程创优工作取得的优异成绩。一致认為公司2×1000MW机组（上大压小）建设工程符合国家优质工程审定办法2013年版及现场复查重点部位的要求，通过国家优质工程金奖现场复查。在两次创优咨询检查及国家优质工程金奖现场复查中，公司筹建处、生技部等各部门及江苏省电力建设三公司、天津电力建设公司等参建单位在档案室借阅了大量基建期的竣工档案和主机的设备档案，档案在为公司顺利通过国家优质工程金奖现场复查工作中起到了关键的作用。

经济效益是指档案馆（室）。为物质生产部门和科研（知识）生产部门提供的档案资料，在这些部门得以广泛应用，从而节省投资，缩短科研、生产周期，增加利润的作用。例如国华徐州发电有限公司（以下简称徐电公司）为了贯彻国家“上大压小、节能减排”的政策，促进企业可持续发展，根据国华电力发展规划，决定关停拆除徐州电厂1—6号老机组，并利用1—4号机组场地建设2台1000MW超超临界机组。目前，关停1—6号机组的申请已通过上级主管部门审批，机组拆除出售工作也已于2008年3月开始。在1—6号机组拆除与出售过程中，档案起到了很重要的作用。徐电公司“上大压小”项目筹建处拆迁部门在机组拆除前和参与机组拆除出售工作的山东电力建设第三工程公司、山东金佰生物技术有限公司等单位的工程技术人员王军、闻陈军、吴永利、张开东、张鑫、李光忠等同志一同到公司档案室查阅了1—6号机组基建期的竣工档案和主机的设备档案，并以档案为重要依据，编制机组拆除方案，使机组拆除工作顺利进行。在1—6号机组设备拆除后的出售工作中，作为购买方的山东金佰生物技术有限公司，把档案视作机组出售的一个基础条件。当他们在徐电公司档案室看到保存完整、齐全、系统的档案，表示满意。正是由于1—6号机组设备档案保存的完整齐全，并可以与1—6号机组整体发电设备出售同时移交，能为购买企业今后设备的安装、运行和使用提供可靠的依据，使山东金佰生物技术有限公司愿意出两亿元买下1—6号机组设备。由此可见，完整齐全并管理良好的档案，在徐电公司1—6号机组拆除与出售工作中起到了关键的作用。档案价值的发挥，使机组设备变废为宝，为企业赢得了可观的经济效益。

（作者单位：国家能源集团国华徐州发电有限公司）