浅析基层档案信息化及其应对措施

郑真珠

摘 要：随着信息化发展及档案信息化建设政策与规定的出台，基层档案走向信息化是必然的趋势。基层档案人员要根据档案信息化发展的特点，采取行之有效的应对措施，做好基层档案信息化发展的前端工作。关键词：基层档案；信息化；应对措施随着现代技术的发展与应用，基层档案也逐渐走向信息化，由主要以传统纸质档案为主向以电子档案为主的转变与发展，这种转变与发展对档案工作提出前所未有的新要求。本文试从基层档案信息化发展的现状、趋势以及应对措施三个方面进行粗浅的分析。一、基层档案信息化发展的现状目前，各级党政机关基本上使用OA系统进行办公，推动了档案工作逐步信息化。但是一些基层单位，虽然基本已经开通了内部局域网，但是由于受到技术、经费、专业人员等的限制，技术条件和硬件环境也还不够完善，档案信息化发展还处于较低级的层次，工作步伐和成效还不够理想。目前只是把归档的文件目录录入到文档系统中，只为档案利用提供简单的目录查询服务而已。而档案基本上还是以传统的纸质档案形式进行保存，电子文档只是作为辅助材料保存。这与档案完全信息化的标准还有较大的差距，是目前大多数基层立档单位的现状。二、基层档案信息化发展的趋势（一）社会信息化带动基层档案信息化发展计算机、网络等信息技术的进步与应用，颠覆了传统的办公方式，推动其不断向自动化或半自动化方向发展，这为档案信息化发展和建设提供了技术条件和良好的硬件环境。（二）政策出台全面推动基层档案信息化发展2000年，国家档案局提出了全面推进档案信息化建设的战略部署，全面启动了全国档案信息化工作。随后一系列有关档案信息化建设的政策陆续出台，尤其是无纸化办公政策的出台与落实，加速了电子档案的进程。因此，信息化发展和政策出台为基层档案信息化发展注入了助推动力，也为实现档案信息资源的社会共享打下了坚实基础。三、基层档案信息化发展的应对措施（一）提高思想素质这是做为合格的档案信息化管理者的前提条件。首先，虽然目前基层单位的档案管理还没有完全电子化，但是档案管理人员要先树立信息化的意识，在日常文件归档工作中，要克服各种困难，充分利用现有的技术条件，不断推动档案信息化的进程。其次，档案人员要有强烈的事业心和责任感，热爱本职工作；要有使命感，要有对党、对人民、对历史高度负责任的精神，维护历史的真实面貌；要有紧迫感，对档案工作一丝不苟、毫不懈怠。（二）增强安全意识这是作为档案信息管理者所必备的特殊的职业要求。首先，档案人员要掌握电子文件影响安全的特点。一是电子文件具有对系统依赖性的特点。电子文件整个过程都是通过计算机系统实现的，一旦设备或系统发生故障、瘫痪，会导致电子文件的信息损坏或丢失。针对这一特点，在管理电子文件的初期工作中，要注意保存老的管理系统，并进行一系列适应新系统的转换、迁移等工作。在这过程中可以把重要的文件传输到特定的云盘，并进行加密保管，对于一般性的文件，可以保存到专门的硬盘并进行备份保存。这样可以减少因电子文件对系统的依赖性而造成的损失。二是电子文件信息与特定载体之间具有可分离性的特点。电子文件存储内容的位置是可变的，字迹和载体也可隨时发生变化，所以电子文件具有淡化“原件”概念的特征。这样一来，电子文件内容就容易被增删更改，电子文件保真性难度加大。所以在管理电子文件时，档案管理人员要提前介入到文件形成与管理的前期工作中，进行前端控制，把电子文件把控在其源头的状态，确保其真实性。三是电子文件信息具有易变性的特点。电子文件存储的介质材料容易发生氧化和变质等，造成信息丢失，因此应定期对原载体上的数据进行拷贝保存，预防风险发生。其次，档案人员在工作中会接触到小到单位干部职工的个人隐私、大到单位组织的核心秘密，这不仅关系到干部职工的个人权益，更关系到单位组织的重大利益。一是要提高档案人员的安全意识、保密意识，严守机密，维护国家、社会和个人的利益。二是在归档过程中要保障档案的安全。正确处理“加快发展与保障安全，公开信息与保守秘密”的关系；贯彻落实《档案信息化建设保密管理办法》要求；做到不遗失、缺少，注意加强安全防控措施等，把档案安全措施落实到位。三是与单位签订保密条约。档案人员同时是单位的保密员和机要员，接受领导和群众的监督，从而约束自己的言行，保证档案使用的安全性。（三）提高业务水平（1）加强专业理论知识学习。档案人员除了学习贯彻党和国家有关档案工作的各项法规和方针政策外，还要学习掌握档案信息资源开发与利用、电子文件归档及其管理系统等有关知识，为档案信息化工作打下基础。（2）提高计算机操作水平。随着现代技术在档案管理工作中的广泛应用，特别是随着档案信息化发展，计算机已经成为档案工作不可或缺的工作工具和管理手段。掌握计算机理论知识，提高计算机操作水平，是做好信息化档案的必备能力。作为基层档案人员，要加强学习计算机知识，掌握计算机使用的方法，在实际工作中要做到精确分析归类、电子文件接收、重要数字信息采集以及熟悉使用查询系统等，游刃有余地做好档案信息化工作的各个环节。（3）加强电子文件的管理。档案人员在平时的工作中要时刻重视电子文件的管理。在收集通过OA系统交换的电子文件时，应及时将电子文档保存在特定的硬盘等，收集纯粹的纸质文件时，可通过手机拍照等方式进行保存。在这过程中要注意文件内容与形成时的原始状态的一致性，确保电子文件的内容有据可考，保证其真实性和完整性。总之，基层档案人员要跟上时代步伐，根据信息化发展的特点和要求，做好档案信息化的前期工作。只有这样，推动基层档案信息化才有基础，才能让档案工作从幕后走向前台，也才能更好地发挥档案信息资源的社会功能。参考文献[1] 中国档案信息化发展概况分析.中商情报网，2014，6，11.[2] 档案基础业务知识培训教材（修订本）.福建省档案学会，2017，2.[3] 邹守玲.浅谈档案工作信息化建设[J].陕西档案，2005， 31.