OA协同办公系统设计与实现

马瑾男

(山西省信息产业技术研究院有限公司,山西 太原 030012)

协同办公系统是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式，是给办公人员提供方便、快捷、降低成本，提高效率的一款管理软件。系统采用了流程化设计、精细化设计、平台化设计、易用性设计等四大设计理念，充分应用了网络技术、通讯技术、数据库技术、中间件技术、Web服务技术、网络安全技术、系统集成技术、AJAX等技术，同时以知识管理为核心，协同运作为进化手段，使政府机关、企事业单位的资源融会贯通，吐故纳新，以崭新的形象生机勃勃地面对多变的外界环境，符合企事业政府单位的办公习惯和特点，将办公IT化、信息化、智能化、高效化，从而降低办公成本，提高工作效率，形成一个规范有序的办公管理体系，加强信息的共享和人员的沟通，创造无障碍的团队协作办公环境。

1 系统总体结构设计

协同办公平台主要有七大功能：个人事务、综合办公、流程申请、固定资产/办公用品、系统设置、系统监控。

图1 系统结构设计图

◆ 个人事务主要是综合了日常的使用功能，如待办事项、已办事项、日程安排、内部邮件收发、意见/投票发起等，针对用户个人设置的常用功能。

◆ 综合办公主要是综合了日常办公所需要的功能，这些功能根据用户职能的不同而不同。

◆ 流程申请主要是需要走审批/申请的功能集合，如请示报告、印章申请、请假申请等，需要向上级提交等待审核、批示的功能。

◆ 固定资产/办公用品：主要是固定资产/办公用品的出/入库、借用/领用、归还、报废等功能，用于固定资产/办公用品的管理。

◆ 系统设置主要是针对系统添加用户、部门、角色、字典、岗位等信息使用。

◆ 系统监控主要是对连接池、日志等的监视监控，方便及时发现问题，解决问题。

2 系统主体用户设计

协同办公平台主要有五个主体用户：领导层用户、超级管理员、车辆管理员、人事审核员、普通用户。

图2 系统主体用户设计图

◆ 领导层用户：领导层用户通过添加用户时增加，拥有各自的领导层用户后，根据账户使用者的岗位、职责的不同拥有不同的权限，领导层用户主要具有审核、查看、监督以及管理下属科室等功能。

◆ 超级管理员：超级管理员主要是针对系统给用户分配角色/岗位、添加新用户、新科室等功能，拥有较全面的系统功能，可分配所有用户的功能权限，相当于系统用户管理员，但不具备领导层用户的审核功能。

◆ 车辆管理员：车辆管理员除拥有普通用户的基本权限和功能外，主要是有车辆的审核、分配、修改功能。

◆人事管理员：人事管理员除拥有普通用户的基本权限和功能外，主要是在请假流程中，针对某些特定假期根据实际情况和条文规定给出参考意见和建议。

◆ 普通用户：普通用户登录后可以进行一些基础功能，主要是辅助完成日常办公中的事项，做到真正的无纸化协同办公，提高办公效率。

3 系统功能设计

协同办公系统主要分七大块内容：个人事务、综合办公、流程申请、固定资产、办公用品、系统设置、系统监控。

图3 系统功能设计图

3.1 个人事务

1) 我的事项：主要记录所有的事务，可根据流程类型和完成时间查询已办或未办事项。

2) 待办事项：主要把未办事宜列出，方便查看、办理。

3) 已办事项：此功能主要是已办理事项的汇总，可通过流程类型、创建时间查询。

4) 通知公告：此功能主要用于查询已发布的会议、奖惩、活动等通告，也可通过标题、类型查询通知。

5) 内部邮件：内部邮件主要用于公司员工之间的邮件收发，方便内部员工交流通讯。

6) 我的薪酬：此功能主要用于查看个人工资情况和明细。

7) 个人信息：个人信息主要是个人的姓名、手机、所属部门等基本信息编辑和查看，以及头像编辑。

8) 日程安排：通过此功能可以记录自己的日程内容、日程时间，方便查看所有日程。

9) 文件管理：文件管理主要把上传在系统的文件分类保存，或者提前上传需要的文件，方便使用。

10) 通讯录：通讯录主要是记录本公司员工的电话、邮箱等通讯地址，方便员工查看其他员工的信息以及联系方式。

11) 发起投票/我的投票：发起投票主要是员工本人发起，我的投票是记录员工历史投票记录。

12) 发起意见/意见反馈信息：此功能可匿名或实名向本公司任何一人发起意见或建议，提出自己的意见，在意见反馈信息中查看反馈信息、时间等。

13) 我的好友：我的好友中可添加本公司任意员工，添加后生成好友的个人名片，展示每个人的基本信息，相当于电子名片册。

14) 共享文件：此功能主要是汇总所有共享文件，方便用户查看。

15) 记事本：记事本可创建、编辑、打开、查看、导出、查找文本，是一个用来创建简单文档的基本文本编辑器。

3.2 综合办公

1) 档案管理:档案管理主要实现档案实体分类、编号、检索的标准化，最终促进档案管理的规范化和正规化。

2) 请假情况:请假情况是记录所有人的请假信息，包括请假类型、请假时间段、请假原因等，也可查询某个请假人的请假信息。

3) 考勤管理:此功能是记录所有员工的在岗状态，标识请假、缺勤、旷工、在岗等信息，方便查看以及作为工资计算的参考。

4) 印章使用情况:记录所有类型的印章使用、审批情况，方便查看，也可导出Excel表格。

5) 客户管理:此功能是记录、保存客户信息，可以是个人也可是单位，保存客户信息，形成客户信息列表，可指定客户，也可直接导出客户信息，方便客户信息的管理和查看。

6) 用车调整:此功能是针对申请用车成功后需要调整车辆时使用，由于某些原因需要更换车辆，则在此功能中修改。

7) 项目管理:此功能主要是通过添加项目基本信息后，存储汇总项目信息，形成项目列表，可通过项目名称、项目编号查询某一特定项目。

8) 基本薪酬管理/薪酬管理:基本薪酬管理用于录入员工的某些固定不变的薪酬信息，薪酬管理用户录入员工的浮动薪酬信息。

9) 车辆信息:此功能用户记录、添加本公司所有车辆信息，包括车辆年检、车辆保险、车辆状态等详细信息，方便公司车辆的记录、管理。

3.3 流程申请

1) 发文拟稿:发文拟稿功能主要是填写发文内容和发文信息后，提交到部门经理、副总、总经理审批，审批全部通过后形成文稿，签发。

2) 收文登记:收文登记主要是来文登记后提交申请，由部门负责人、副总、总经理审批，由承办部门、协办部门办理，二者可同时进行，也可先审批后办理，同时也可选择阅办。

3) 请示报告:请示报告主要是填写请示内容后，提交部门经理、副总、总经理审核，由领导批示请示是否通过。

4) 合同申请:通过填写合同的详细信息，上传合同附件，提交给部门经理、副总、总经理审核。

5) 请假申请:填写请假申请信息后，根据请假的类型选择是否需要人事给出建议或意见，根据请假时间类型选择提交给部门经理审核还是副总、总经理审核。

6) 项目申请:填写项目基本信息后，提交给部门经理、副总、总经理审核。

7) 考勤举报:可通过此功能举报某一位员工的考勤状态。

8) 印章申请:通过此功能申请使用办公用章，选择用章类型，填写基本信息后提交审核，不同类型的用章由不同的领导人审核。

9) 用车申请:用车申请功能用于公司员工申请用车，填写用车信息后提交审核，审核通过后，由车辆管理员派车。

10) 固定资产/办公用品采购申请:固定资产/办公用品采购申请功能主要是采购人员填写固定资产/办公用品采购清单的详细信息后，提交给部门领导、副总、总经理审核。

11) 固定资产/办公用品借用申请:固定资产/办公用品借用申请主要由借用人通过填写领用申请后，提交由部门经理、副总、总经理审批，审批通过后即可借用。

3.4 固定资产

1) 固定资产/办公用品库存管理:此功能用于查询固定资产/办公用品的库存，可通过名称及型号、固定资产/办公用品类型查询，同时也可导出列表。

2) 固定资产入库管理:此功能用于固定资产的入库，同时也可根据固定资产名称及型号、固定资产类型、申请人等条件查询已入库的固定资产信息。

3) 固定资产库存盘点:固定资产库存盘点中可通过固定资产名称及类型、固定资产类型、申请人等信息查询，也可添加新的固定资产信息，以及修改已入库的固定资产信息。

4) 固定资产/办公用品借用登记:固定资产/办公用品借用登记在领用人通过领用申请审批后使用，可添加借用信息，也可根据名称及型号、借用时间等条件查询已借用信息。

5) 固定资产借用/办公用品领用查看:固定资产借用查看/办公用品领用是借用人的信息汇总，在此功能中可通过名称及型号、借用时间、借用人等信息条件查询借用列表。

6) 固定资产归还登记:此功能用于登记归还信息，可通过固定资产名称及型号、领用时间、领用人等信息查询已借固定资产信息，归还入库。

7) 固定资产报废管理:此功能需填写报废的固定资产信息，填写后形成固定资产报废列表，方便查询已报废固定资产，同时已填写信息可通过固定资产名称及型号、报废时间等查询。

8) 固定资产/办公用品属性设置:固定资产/办公用品属性设置中主要是添加、修改、删除固定资产类型、固定资产名称及型号。

3.5 办公用品

1) 办公用品库存管理:此功能用于查询办公用品的库存，可通过办公用品名称及型号、办公用品类型查询，同时也可导出办公用品库存列表。其他功能请参考固定资产模块。

3.6 系统设置

1) 用户管理:用户管理功能用于录入本公司员工的基本信息，包括用户的登录名、电话、所属部门等，可添加、修改、删除、导出员工信息。

2) 菜单管理:菜单管理主要是更改页面功能列表，可增加、修改、删除功能，也可排序，根据个人习惯安排菜单的前后放置顺序。

3) 部门管理:部门管理主要用于添加本公司部门信息，与用户管理相关联，录入用户管理信息前，需要先录入部门信息，方便录入用户时选择员工所属部门。

4) 角色管理:角色管理中用于设置角色的权限、属性，可以新添加角色信息，也可修改、删除已有角色信息。角色信息设置好后可给用户分配。

5) 字典管理:字典管理主要用户添加、修改、删除系统中固定选项的字段，比如车辆类型的添加、修改、删除在此功能中可实现。

6) 岗位管理:岗位管理用于设置岗位的职能、岗位名称等岗位信息，可添加新岗位，也可修改、删除已有岗位信息。

3.7 系统监控

1) 日志查询:日志查询主要是为了操作留痕，随时查看用户在系统中的操作，以及某些流程是哪些用户操作，起到监管、留痕的作用。

2) 系统监控管理:此功能可实时监控JVM、CPU、内存的使用率，也可做警告设置，查看服务器信息，随时监控系统的安全以及使用情况。

4 总结

本系统的实现提高了信息交流的效率和共享程度，大大提高了办公效率，减轻了工作负担，节省了办公费用，从而实现了办公无纸化、信息共享化、决策科学化、工作流程自动化，同时工作文档电子化的要求，使文档的保存、使用、共享变成轻而易举的事情。