论秘书沟通能力的重要性

林海珍

【摘 要】教学秘书是高校教务处进行有效工作必不可少的工作岗位之一，也学校教学管理基层的管理者和执行者。高校教学秘书高效细致的工作，是保证教学秩序正常运行的基础，秘书沟通能力的高低是提升各高校教育工作者之间信息沟通和教学方案实施的基础条件之一。因此，高校教学秘书必须要通过加强相关的理论学习，提高自身修养以及从社会实践中总结经验等方法来提高自己的沟通能力。本文对高校教学秘书的角色和能力定位进行了简单介绍，阐述了秘书沟通能力的重要性，并针对如何提升秘书沟通能力提出了几项相关对策，希望对提升高校教育教学工作效率略尽绵薄之力。

【关键词】秘书；沟通能力；重要性

【中图分类号】G47 【文献标识码】A

【文章编号】2095-3089（2019）07-0287-02

教学秘书是高校教学管理岗位不可或缺的，是学校领导教学管理工作的得力助手，在学校教务部门、老师和学生之间起到纽带的作用。沟通能力是进行秘书工作的必备能力之一，是保障教学工作秩序得以顺利进行的关键能力。

一、教学秘书在教学管理中的角色和能力定位

1.角色定位。

教学秘书工作是联系学校领导层和学校实际教学之间的纽带，在工作过程中必须要对自身有一个准确的角色定位，才能更好的开展秘书工作。首先，作为教学秘书，必须要明确自己作为高校领导助手参谋的角色，作为高校教学秘书不仅要协助领导处理相应的教学科研事务，还要当好领导的参谋，充分发挥自己的纽带作用，将领导的各项指示精神有效且及时的传达给老师和学生。其次，教学秘书还要明确自己服务保障者的角色，教学秘书要通过对教学运行、日常教务、学籍、教材等各项管理工作，实现为教学、科研、师生服务的目标。最后，教学秘书还要明确自己沟通协调者的角色，在学校教务部门、院系、师生之间合理统筹，做好沟通协调的工作。只有教学秘书明确自身的角色定位，才能促进高校教学和科研活动的有序开展。

2.能力定位。

做好高校教学秘书工作不但要明确自身所扮演的角色，还要对自身的必备技能有一定的了解，提升自身的综合素质，促进高校教学与科研工作的有效进行。第一，作为高校教学秘书必备的能力及良好的公共关系沟通能力，在与系组织内部的教师、政治辅导员、班主任以及学生之间开展工作时能够协调好交往对象间的各种关系，以保证院校教育教学的有效进行。第二，就是语言沟通能力，只有良好的语言沟通能力才能在内部公众的沟通中选择既能表达思想又能表达感情的语言的能力，达到提高积极性、强化组织内部凝聚力的目的。第三，公关信息的调查和整理能力，利用调查研究、制订计划、策划传播、评价结果四步工作法进行与高校教育教学工作相关的信息搜集与整理，进而为校领导提供有效的教育教学措施，提升教学有效性。只有掌握了秘书工作所必须的能力，才能在此基础上更好的开展工作。

二、秘书具备沟通能力的重要性

1.沟通能力是决定秘书的工作任务能否顺利完成的关键。

在高校教学秘书工作展开的过程中，良好的沟通能力是建立个人与他人和谐工作关系的基础上的。秘书的工作内容决定了他们要与学校上上下下、里里外外的各种工作、学习人员打交道。因此，秘书良好的沟通能力直接影响其工作的展开以及工作完成质量的好坏。只有具备良好的沟通能力才能在遇到问题的时候，选择恰当的方式进行磋商、沟通。这样既有利于工作的完成，又能在解决问题的过程中进行了人际关系维护。

2.沟通能力是决定秘书工作找那个协同合作的关键。

在工作的日常人际交往中，有效的沟通是一种不可缺少的调节工具。在工作开展的过程中，秘书若能掌握良好的沟通能力就可以很好地协调人们的行为，使群体关系中、上下、左右和前后之间结合紧密，把各方面的力量汇集在一起，成为统一的力量。为了使群体活动与外界环境之间保持协调，使得高校的教育教学活动有序开展，就需要秘书的有效沟通这一手段来不断取得工作中相关人员的协同合作。例如，当学校领导作出新的教育教学决策时，这就需要教学秘书将决策内容进行整理，并传达到相关教师处，然后再根据教师所实施的实际情况收集学生的反馈，据此做出整理反映给各领导。这工作过程中，秘书一方面要通过沟通交流信息、情感、思想和观点等影响、改变对方，达到行为的协调一致；另一方面，在交往活动中，只有每一位成员都围绕共同的目标做出努力，才会产生良好的活动效果，使工作得以顺利进行。

3.沟通能力是决定秘书职能能否顺利发挥的关键。

良好的沟通能力有助于秘书在开展工作的过程中掌握组织内外部各种情况和信息便于参谋咨询和辅助决策。无论是参谋咨询还是辅助决策，都要求秘书深入各协调对象的工作进行调查研究，为领导收集信息、了解动态、提出参谋意见等。例如，当学校领导针对学校各教学现象对教学工作作出改善时，就要秘书与组织内各部门以及组织外部人员做好沟通，从而获取各相关信息，再把信息进行加工整理，最后提供给领导。秘书沟通能力的高低直接影响秘书收集的信息质量，影响领导最终的决策。

4.沟通能力是秘书进行心理保健的關键因素。

作为社会成员，每个人都有归属和安全的需要，也是人们进行人际交往的需要。研究表明，如果一个人长期缺乏与别人的积极交往，缺乏稳定的良好人际关系，时间久了必然造成心理失调，危害身体健康。由此可见，人际交往对个人的心理健康有着极为重要的作用。而作为高校教学秘书，想要与学校各级领导搞好关系，处理好自身与各相关工作人员之间的关系，又能保持自己独立性，就要掌握一定的沟通能力。例如，在遇到非原则性问题的时候，自己的意见若与领导一致，可是当自己的意见与领导相关甚远的时候，可以保留自己的意见，与领导进行有效沟通，做好领导工作的辅助作用。另外，在与同事的日常交往中，要积极参与一些业余群体活动的基础上，培养同事间的默契，从根本上适应新的工作环境，并维护自己的身心健康。

总之，秘书的沟通能力是在展开相关工作过程中的必备能力之一。秘书缺乏这种能力，就会在自身与他人之间设立一道障碍，严重影响与他人的关系，对工作产生影响。有效的沟通是体现领导者与秘书工作有效性的一个重要方面，也是领导者与其他人进行沟通的方式和渠道。所以，领导者与秘书的有效沟通已经是领导者与秘书工作的一个重要部分，双方都要引起重视。因此，在高校教学秘书工作有效进行中，把握每一个实践和锻炼的机会，使人际交往的沟通能力从中得到提高。

参考文献

[1]赵中利.现代秘书心理学[M].北京：高等教育出版社，2009.

[2]侯典牧.秘书心理与行为[M].重庆：重庆大学出版社，2011.

[3]孟庆荣，刘艳.秘书工作案例及分析[M].北京：清华大学出版社，2007.