浅谈实现文书档案数字化的方法与条件

韩立涛

摘要：随着数字时代的到来，数字技术被应用于档案行业，数字档案应运而生，并成为档案现代化的标志和档案行业发展的趋势。学习掌握数字档案的理论知识和管理方法，对于促进档案管理现代化，推动我国档案事业的发展具有积极地意义。本文以文书档案为例，对实现档案数字化的方法和应具备的条件进行了探讨。

关键词：文书档案;数字化;方法;条件

文书档案是机关、团体、企事业单位在行政管理事务活动中产生的，由通用文书转化而来的那一部分档案的习惯称谓。包括命令、指示、决定、布告、请示、报告、批复、通知、信函、简报、会议记录、计划和总结等。它和科学技术档案和专门档案一起同属于我国三大类型档案。它主要以文字记录为主，具有悠久的历史，其载体随着时代的变迁和技术进步不断发展变化，由古代的甲骨、竹简、皮卷、丝绸到近代的纸质、磁带、光盘、影像等。随着数字时代的到来，数字技术被应用于档案行业，数字档案应运而生，并成为档案现代化的标志和档案行业发展的趋势。学习掌握数字档案的理论知识和管理方法，对于促进档案管理现代化，推动我国档案事业的发展具有积极地意义。本文拟就以文书档案为例，对实现档案数字化的方法和应具备的条件进行探讨，与同行们商榷。

一、文书档案数字化的定义及特征

1、文书档案数字化定义：数字化，是指利用计算机信息处理技术，把声、光、电、磁等信号转换成数字信号，或把语音、文字、图像等信息转变为数字编码，再以高速微型计算机对数字编码进行压缩、调制与解调的信息处理技术，通常称为数字化技术。文书档案数字化就是将数字技术应用于文书档案的收集、编制、存储、查找、检索、传输、开发利用各个环节，改变传统纸质、影像等文书档案管理手段，实现文书档案信息资源数字化，存储集成化，传递网络化，开发利用智能化。

2、文书档案数字化的特征：文书档案数字化是运用现代科学技术对文书档案的载体的进一步发展，相对于传统的纸质、影象、磁带、光盘为载体的文书档案具有极大优越性和明显不同的特征。一是改变了传统的收集方式，利用电子成像和音频手段，直接收录档案内容，实现无纸化传输、收集和储存。二是改变了储存、保管方式，利用集成数据库技术，极大的增加了档案信息的存储量，优化了保管手段，增加了安全系数。三是提高了档案管理工作效率，加快了检索、调阅、整理速度。四是为利用网络传输创造了条件，加快了档案信息交流传输速度，为档案的交流、开发利用创造了条件。

二、实现文书档案数字化的方法

实现文书档案数字化就是运用现代数字技术，采取科学的方法，对文书档案的收集、储存、管理进行数字化改造，其具体方法为：

1、利用数字转换技术，实现文书档案信息资源数字化。文书档案资源包括：当前行政管理工作中新形成的纸质、文字、图像、电子文件、非数码影像;档案室原保存的各类介质的历史文书档案信资料;上级和其他单位交流传输来的各类介质的文书档案资料。对以上文书档案进行数字化处理改造，使之变为数字化文书档案资源。具体方法为：一是做好文书档案资料收集和转化。在当前行政工作中，要提倡使用计算机办公系统，实现无纸化办公，建立电子文件制作、储存、传输、转化制度，行政管理部门要做到与档案管理部门文件互通，档案管理部门及时将电子文件转化为数字信号和数字编码，生成数字化档案。二是对档案室原保存的各类介质的历史文书档案信资料中有价值、符合转化条件的重点文书资料，进行数字化转化处理，使之成为数字化档案资源。三是对接受的上级或其他单位交流传输的各类介质的文书资料，在接受使用和行政解密的同时，直接传输给档案管理部门进行数字化处理，生成数字文书档案。通过以上三种方式，实现文书档案的数字化，建立文书档案数据库。

2、运用现代电子计算机技术，建立文书数字化档案电子管理系统，提高文书档案管理效率。档案资源数字化，文书档案数据库的建立，为文书档案管理规范化、现代化创造了条件。通过引进数字化档案管理软件，利用计算机管理系统，可以实现对档案信息资源进行分类、分析、提取、加工修改和高速便捷查询。为文書档案的借阅、使用、查询带来极大的方便，提高了档案管理工作质量和效率。

3、运用现代网络技术，实现文书档案交流传输网络化。通过建立单位内部档案局域网，建立内部干部职工微信群、qq群、网络传输平台等，实现单位内部行政指令、文件下发、干群信息沟通网络化，领导财务、文件审批电子化。登录国家和地区档案网络，借助网络技术，实现行业内部、上下级文书档案信息、资料沟通传输网络化。极大提升文书档案的使用价值和效率。

三、实现文书档案数字化需具备的条件

文书档案数字化是档案管理现代化的标志，是对文书档案载体介质材料一次高科技改革，具有一定的技术含量和高科技因素。因此，实现文书档案数字化在人员素质、仪器设备、软件使用与管理方面都有一定的要求，要具备相应的条件。

1、要有一定数量的掌握现代化档案管理知识的档案管理人员。现代化档案管理知识包括：文书档案专业基础理论知识和实际操作业务技能;电子数据信息的采集技术，计算机软件的正确运用，互联网技术运用等方面的知识。

2、要具备适应数字化技术要求的相关设备。硬件设备主要包括：计算机、数码照相机、扫描仪、语音输入器、多媒体传输设备等，以此完成数字模拟整合、数字编码、存储、传播等工作。软件则需要引进和购买系统软件，并及时进行更新换代。

3、贯彻执行国家档案信息化规范标准，建立系统和区域信息安全保障体系。执行国家或地区的统一行业标准，实现国家或区域内信息解码互通，减少网络壁垒。同时要建立网络安全保障体系，采取法制管理、组织管理、技术防护、系统控制等多种手段，建立完备的综合防范机制。确保涉及国家机密、专利技术、商业机密等文书档案资料的安全。

参考文献：

[1]郑国彬.浅谈企业文书档案管理[D].档案管理毕业论文.2016-04-22